מדריך שגיאות נפוצות-חשבוניות ישראל יוני 26

מה עושים אם הופקה חשבונית ללא מספר הקצאה?

אם הפקתם חשבונית מס או חשבונית מס קבלה מעל 5,000 ש"ח לפני מע"מ, אך מספר הקצאה לא מופיע על גבי המסמך, ניתן לבצע כמה בדיקות ופעולות פשוטות ישירות מתוך המערכת.

אין להפיק חשבונית נוספת עבור אותה עסקה רק בגלל שלא התקבל מספר הקצאה. קודם יש לנסות לאחזר את מספר ההקצאה למסמך שכבר הופק.

מה זה אומר אחזור הקצאה?

ראשית במידה והופק מסמך ולא התקבל מספר הקצאה- אין לכם מה לדאוג- ניתן לבקש מספר הקצאה בצורה רטרו אקטיבית- או בשפת המערכת- "אחזור מספר הקצאה".

איך עושים זאת?

על מנת לבצע אחזור מספר הקצאה- רק לאחר טיפול בנושא שגרם לכך שלא התקבל מספר הקצאה כמפורט בהמשך המדריך מטה- יש לבצע את השלבים הנ"ל:

1. 1. יש לאתר את המסמך שבו חסר מספר ההקצאה דרך:

• כניסה בסרגל הראשי בצד הימני של מסך הבית ל- "דוחות".
• בחירה תחת האפשרויות שנפתחו לכניסה ל- "דוחות למסמכים"
• יש לאתר את החשבונית הרלוונטית לפי: סוג המסמך, תאריך המסמך וסכום המסמך.

2.  יש לבצע "אחזור" על ידי לחיצה על האייקון האחרון משמאל – "אחזור מספר הקצאה"- האייקון האדום עם הסולמית
3.  המסמך יקבל מספר הקצאה תקין
4.  ווידוא שאכן מספר הקצאה התקבל בצורה תקינה-

אם מופיע האייקון נשאר כדף עם סולמית אדומה, המשמעות היא שלא התקבל מספר הקצאה עבור המסמך.

במידה והאייקון הפך לירוק- התקבל מספר הקצאה בצורה תקינה:

תקלות נפוצות:

1. הופק מסמך אך אין הרשאה לחשבוניות ישראל

כדי שמספר הקצאה יתקבל במערכת, צריכה להיות הרשאה פעילה מול רשות המיסים.

נכנסים במערכת אל:

הגדרות > חשבוניות ישראל

במסך זה ניתן לראות האם קיימת הרשאה תקינה.

אם קיימת הרשאה תקינה, יופיעו פרטי ההרשאה, כולל תאריך קבלת ההרשאה ותאריך סיום ההרשאה.

 

אם לא קיימת הרשאה לחשבוניות ישראל, יש ללחוץ על כפתור הוספת ההרשאה במסך.

הלחיצה תעביר אתכם לאתר רשות המיסים לצורך הזדהות ואישור הרשאה למערכת להפיק עבורכם מספרי הקצאה.

לאחר סיום תהליך ההזדהות ואישור ההרשאה ברשות המסים, יש לחזור למערכת  Invoice4u.

למדריך הקמת הרשאה לחצו כאן 

 

 2.  לא הוזן מספר ח.פ/ מספר ת"ז ללקוח

אחת הסיבות הנפוצות לכך שלא מתקבל מספר הקצאה היא בעיה בפרטי הלקוח שעל גבי המסמך, למשל מספר עוסק, ח.פ או תעודת זהות שאינם תקינים.

במקרה כזה, יש לבדוק את פרטי הלקוח בכרטיס הלקוח ולעדכן אותם במידת הצורך.

לאחר עדכון פרטי הלקוח כראוי- יש לבצע אחזור מספר הקצאה כפי שרשום בתחילת המדריך.

מה קורה אם המסמך הופק ללקוח מזדמן?

כאשר מסמך הופק ללקוח מזדמן ללא מספר עוסק, ח.פ או תעודת זהות, לא ניתן לערוך את פרטי הלקוח המזדמן לאחר הפקת המסמך.

במקרה כזה קיימות שתי אפשרויות:

אפשרות 1: ביטול המסמך והפקת מסמך חדש

אם מדובר במסמך מהחודש הנוכחי, וניתן לשמור על רצף תקין של תאריכים וספרור, ניתן לבטל את המסמך ולהפיק מסמך חדש עם פרטי לקוח מלאים ותקינים.

להבא, מומלץ להקים לקוחות בצורה מסודרת עם מספר עוסק, ח.פ או תעודת זהות, כדי לאפשר קבלת מספר הקצאה בצורה תקינה.

אפשרות 2: הפקת מספר הקצאה בצורה ידנית  מחוץ למערכת ברשות המיסים ועדכון המסמך

אפשרות זו מומלצת בעיקר כאשר מדובר במסמכים מחודש קודם, או כאשר כבר הופקו מסמכים בתאריכים מאוחרים יותר, כך שביטול המסמך עלול לפגוע ברצף הספרור והתאריכים.

במקרה כזה ניתן להפיק מספר הקצאה באופן ידני באתר רשות המיסים.

לאחר קבלת מספר ההקצאה מרשות המיסים, מבצעים אחזור מספר הקצאה.

מאתרים את המסמך ולוחצים על אייקון אחזור מספר ההקצאה (כמפורט בחלק העליון של המדריך).

לאחר שתלחצו על אייקון האחזור ייפתחו שתי אפשרויות:

1. "אחזור מספר הקצאה אוטומטית"
2. "הזנה ידנית של מספר הקצאה שהופק מחוץ למערכת"

בוחרים באפשרות השנייה: "הזנה ידנית של מספר הקצאה שהופק מחוץ למערכת"

ייפתח חלון להזנה של המספר באופן ידני- יש להזין אותו וללחוץ על המשך.

לאחר הזנת מספר ההקצאה, אותו מסמך יתעדכן עם מספר ההקצאה. מספר החשבונית נשאר זהה, ורק מספר ההקצאה מתווסף למסמך.

 

3. קיימת בעיית שיוך תאגיד לתעודת זהות.

במקרים מסוימים התקלה נובעת מכך שבעת הקמת ההרשאה- התהליך בוצע עם תעודת זהות שאינה משויכת ברשות המסים ל- ח.פ, למספר עמותה או לשותפות.

במצב כזה, גם אם קיימת הרשאה במערכת, ייתכן שלא ניתן יהיה לקבל מספר הקצאה עד להסדרת השיוך מול רשות המסים.

יש לוודא שההרשאה ניתנה באמצעות תעודת הזהות הנכונה, ושהעסק משויך אליה באזור האישי של רשות המסים.

לבירור מול רשות המסים ניתן לפנות למוקד בטלפון:  *4954

לאחר שהתקלה סודרה- כלומר בוצע ויידוא מול רשות המיסים שאכן יש שיוך תאגיד ו- את מספר הזהות עליו הוא משוייך באופן פעיל-

יש לבצע חידוש הרשאה במערכת בצורה הבאה:

הגדרות > חשבוניות ישראל > חידוש הרשאה (כפתור כחול).

יש להזדהות בחלון שנפתח (החלון של רשות המיסים) עם תעודת הזהות וקוד המשתמש הקבוע ולבסוף ללחוץ על אישור הרשאה.

לאחר מכן לבצע אחזור מספר הקצאה כפי שמוסבר ומפורט החלק העליון של מדריך זה.

 

4. מקרים שבהם לא אמור להופיע מספר הקצאה ועליכם לשים לב לכך:

לא בכל מסמך נדרש מספר הקצאה.

במקרים הבאים לא נדרש מספר הקצאה:

1. מסמכים מתחת ל־5,000 ש"ח לפני מע"מ.
2. מסמכים ללקוחות חו"ל/ עסקאות ללא מע"מ (כולל מע"מ 0 או פטור ממע"מ)
3. חשבונית עצמית- בין אם הוגדרה במערכת כחשבונית עצמית ובין אם רשמתם את עצמכם פשוט כלקוח בחשבונית רגילה
4. חשבונית זיכוי.

אם המסמך שייך לאחד מהמקרים האלה, לא אמור להתקבל עבורו מספר הקצאה.

5. דגש לעמותות: קבלה עבור תרומה ללא מספר אישור תרומה

בעמותות, מספר אישור תרומה מתקבל על מסמך מסוג קבלה עבור תרומה בלבד.

אם הופקה קבלה עבור תרומה ולא התקבל מספר אישור תרומה, יש לבדוק את הדברים הבאים:

1. שהמסמך הופק כקבלה עבור תרומה

בעת הפקת המסמך יש לוודא שסומן שמדובר בקבלה עבור תרומה.

לאחר שתלחצו על אייקון האחזור ייפתחו שתי אפשרויות:

 

2. שקיימת הרשאה תקינה

יש לוודא שקיימת הרשאה תקינה מול רשות המיסים כמפורט בסעיף 1 בתקלות נפוצות.

3. שסעיף 46 ג' מסומן בהגדרות העסק

נכנסים אל:

הגדרות>  הגדרות העסק

בשורה של אישור לפי סעיף 46 , יש להעביר ל־כן ולבצע שמירה.

לאחר מכן ניתן לחזור למסמך ולבצע אחזור מספר אישור תרומה.

 

לסיכום

אם הופקה חשבונית מס או חשבונית מס קבלה מעל 5,000 ש"ח לפני מע"מ ולא מופיע עליה מספר הקצאה, יש לבדוק תחילה שקיימת הרשאה תקינה לחשבוניות ישראל.

לאחר מכן יש לאתר את המסמך בדוחות המסמכים וללחוץ על הסולמית האדומה כדי לבצע אחזור מספר הקצאה.

אם מספר ההקצאה התקבל בהצלחה, אותו מסמך יתעדכן עם מספר ההקצאה, יירד למחשב ויישלח במייל אליכם וללקוח הקצה