תוכנה לחתימה דיגיטלית

אודות המערכת

מערכת החתימות הדיגיטליות Mashik Digital Signature – MDS , היא מערכת טכנולוגית ייחודית, מבית משיק טכנולוגיות, המאפשרת שליחת מסמכים חתומים בחתימה דיגיטלית, בצורה קלה, מהירה וידידותית.

המערכת מתאימה במיוחד לארגונים וחברות גדולות, המפיקות מגוון מסמכים במערכות ניהול מידע ERP או CRM בתהליך העבודה השוטף בארגון. מסמכים אלו נשלחים כיום באמצעות דואר ישראל, בפקסים או במייל בצורה לא חוקית ולא מאובטחת.

על מנת לשלוח ללקוחות וספקים מסמכים חשבונאיים ( חשבוניות מס, קבלות, זיכויים וכל מסמך אחר) דרך הדואר האלקטרוני, יש צורך בביצוע חתימה דיגיטלית מאובטחת, על כל מסמך, ע"פ הוראות החוק בישראל.

מהי חתימה דיגיטלית ?

מטרתה של חתימה דיגיטלית או חתימה אלקטרונית היא להציג ולאמת בפני אדם המקבל מסמך ממוחשב, את זהות ופרטי השולח , שעת השליחה וכמובן לוודא כי לא בוצעו במסמך כל שינויים, מאז הפקתו.
חתימה דיגיטלית מתבצעת באמצעות תהליך הצפנת מידע ייחודי, העושה שימוש במפתח הצפנה פרטי הנמצא בבעלות מייצר החשבונית. לאחר הפקת המסמך החתום דיגיטלית, התוכן המוצפן מועבר באופן א-סימטרי לנמען, ברמת אבטחה מקסימאלית.

באמצעות חתימה אלקטרונית ניתן לבצע פעולות שדרשו בעבר נוכחות אישית או משלוח של מסמכים בדואר, כגון:
חשבוניות מס, קבלות, דרישות תשלום וכו'.

  • החתימה הדיגיטלית הנוצרת במערכת MDS היא מסוג חתימה דיגיטלית מאובטחת, שמאפייניה הינם :
  • חתימה ייחודית למפיק ושולח המסמך – בעל אמצעי החתימה
  • מאפשרת זיהוי של השולח – בעל אמצעי החתימה
  • מופקת באמצעי חתימה דיגיטלית הניתנים לשליטה בלעדית של השולח
  • מאפשרת לזהות כל שינוי שבוצע במסמך האלקטרוני לאחר מועד החתימה

איך זה עובד ?

מערכת החתימות הדיגיטליות מותקנת כתוכנה נוספת על מערכות המחשוב הקיימות כיום בארגון ( תחנות עבודה או שרת מרכזי ), ללא כל הפרעה למערכות הקיימות, וללא צורך ברכישת חומרה נוספת.

חתימה דיגיטלית ושליחה במייל של מסמך מתבצעות ב 3 שלבים פשוטים :

  1. הפקת המסמכים בארגון נמשכת כרגיל, למעט שינוי אחד: כל המסמכים המופקים ממערכות המידע של הארגון יישלחו אל ספרייה מיוחדת – 'ספריית מקור' המוקמת על גבי המחשב בו מותקנת מערכת החתימות הדיגיטליות
  2. מערכת החתימות הדיגיטליות, סורקת בפרקי זמן קצרים, בצורה אוטומטית, את ספריית המקור, ומזהה את כל המסמכים החדשים שנוספו מאז הסריקה האחרונה. את המסמכים החדשים, המערכת מעבירה, דרך האינטרנט, אל מערכת מקבילה החותמת אותם דיגיטלית, (הצמדת חתימה דיגיטלית מאובטחת לכל מסמך בספרייה) ומחזירה אותם חזרה חתומים לספרייה אחרת הנקראת 'ספריית יעד'.
  3. לאחר החזרת המסמך החתום דיגיטלית, נפתח מסך הודעה חדשה של אאוטלוק, באופן אוטומטי, עם הקובץ החתום כקובץ מצורף ATTACHMENT . כעת ניתן לשלוח את המסמך ללקוח או ספק הרצוי, בדואר אלקטרוני, בצורה מאובטחת וע"פ כל הוראות החוק.

תוספות אפשריות

  1. ישנה אפשרות להפוך את תהליך החתימה הדיגיטלית לאוטומטי לגמרי, כך שייחל מיידית עם יצירת כל מסמך חדש בארגון.
  2. ניתן גם לבצע את השליחה בדואר אלקטרוני בצורה אוטומטית, אך לאופציה זו נדרשת אינטגרציה מלאה של חברת התוכנה אליה מבצעים ממשק.

מערכת חתימות דיגיטליות – יתרונות

  • המערכת נותנת פתרון מותאם לכל חוקי המס בישראל בנושא משלוח מסמכים חשבונאיים ממוחשבים וחתומים דיגיטלית, ללקוחות וספקים.
  • תשלום חודשי נמוך יחסית , לעלות רכישה והשקעה במערכות מחשוב נדרשות לביצוע חתימה דיגיטלית.(שרת חתימות, מערכת הפקת חשבוניות וכו' )
  • הורדת השימוש בניירת מיותרת, חסכון משמעותי בכוח אדם מטפל, והקטנת הבירוקרטיה של תהליך חתימות ידניות – הגברת יעילות ותפוקה בארגון
  • חסכון כספי משמעותי בעלויות הדפסת מסמכים,מתכלים ביול ושליחה בדואר.
  • שימוש בחתימה דיגיטלית ושליחת מסמכים באינטרנט תורמת משמעותית לאיכות הסביבה – משרד ללא נייר.

מערכת חתימות דיגיטליות- מאפיינים

  • התקנת מערכת חתימות דיגיטליות כתוכנה על גבי מערכות מחשוב קיימות – אין צורך ברכישת תוכנה או חומרה נוספת.
  • התממשקות מלאה ומהירה לכל תוכנות מידע ארגוני CRM / ERP קיימות
  • ממשק משתמש ידידותי ונוח להפעלה – מגוון אפשרויות להפעלה ומשלוח מסמכים אוטומטית
  • אין שינוי באופן הפקת המסמכים הנוכחית – שימור נוהלי עבודה והפקת המסמכים הקיימים כיום.
  • הפעלת מערכת מהירה וידידותית , ללא צורך בהכשרה מיוחדת או לימוד ממושך.

שירות ותמיכה בצ'ט אנושי תוך 5 דקות גג! נסה אותנו. לא עמדנו בהתחייבות הזו? מגיע לך חודש חינם