ייצוא נתונים להנהלת החשבונות , חשבשבת וכדומה – שלב אחרי שלב

חשבשבת, וכל שאר תוכנות הנהלת החשבונות הכפולה

לפני שמתחילים בביצוע הייצוא יש לבצע כמה הכנות מראש:

  1. מספרי כרטיס לקוח: המערכת קובעת כברירת מחדל מספרי כרטיס אולם ניתן לשנות אותם בהתאם לנדרש על פי מספר כל לקוח בכרטסת הנהלת החשבונות הן בעת הוספת לקוח חדש והן לאחר מכן. העריכה מתבצעת על-ידי "לקוחות">"חיפוש/עריכת לקוחות">שינוי שדה "מספר לקוח בהנה"ח חיצונית".
  2. מספרי כרטיסים של בנקים וחברות אשראי בהגדרות חשבון > הגדרות עסק.
  3. עדכון מספרי הכרטיסים האחרים המשתתפים בייצוא: יש למלא את כולם. אחרת הייצוא לא יתבצע כהלכה. "הגדרות החשבון">"ייצוא להנה"ח חיצונית">יש למלא את כל מספרי הכרטיסים והקופות. מספרים אלו נלקחים ממנהל/ת החשבונות שלך. בשלב זה יש להקפיד למלא את שדה המייל אליו יישלח הייצוא.
  4. יש לשים לב שמוגדרות מספר קופות – קופה לכל אמצעי תשלום, אי לכך יש להקים במערכת הנהלת החשבונות כרטיסים בהתאם.
    לאילו קופות יעברו התקבולים?
    כל תקבול יועבר לקופה על פי אמצעי התשלום המופיע בה – מזומן לקופת מזומן, שקים לקופת שקים ותקבולי אשראי לקופת אשראי.להלן הסייגים והמקרים בהם יועברו התקבולים להנה"ח לקופה כללית:
    *אם לא מוזנים נתונים בקופת מזומן\אשראי\המחאה – הקופות הללו מקבלות את הערך של הקופה הכללית.
    *עבור "קבלה – העברה בנקאית-חובה".
    *תקבולים מסוג "העברה בנקאית" ו"קרדיט".
    *"חש"ק-חיוב קופה" .
  5. ביצוע הייצוא: יש להיכנס ללשונית "ביצוע הייצוא" בסרגל העליון. בוחרים את התאריך עד אליו יישלח הייצוא. מסמנים אם הייצוא מתאים ל"דוס" או "חלונות" ולוחצים עד "צור ייצוא" במידה ומעוניינים לייצא מחדש מכל סיבה שהיא, יש ללחוץ על "מחק ייצוא אחרון" ולייצא מחדש. הערות: * הייצוא מתקבל בקובץ MOVEIN  אשר מותאם לכל תוכנות הנהלת החשבונות כגון חשבשבת, ריווחית ואחרות.*על מנהל/ת החשבונות לקלוט את הקובץ לתוכנה איתה הוא עובד.
  6. כדי לקלוט את הקובץ לתוכנת הנהלת החשבונות יש ליצור קשר עם בית התוכנה של תוכנת הנהלת החשבונות שלך.
  7. תהליך היבוא לחשבשבת
    המהלך שבוצע יגרום למשלוח קישור להורדת קובץ היבוא במייל כפי שמוגדר בלשונית הגדרות הייצוא. במייל שמגיע נמצא קובץ זיפ אותו יש לשמור על ספרייה שעליך לפתוח במחשב המקומי, ושם יש לבצע את פתיחת הקובץ. פתיחת הקובץ תיצור 2 קבצים – קובץ dat או קובץ doc (דוס או חלונות בהתאמה) וקובץ פרמטרים.לאחר פתיחת הקבצים יש לבצע שינוי שם הקובץ
    יש להוריד מהשם הקיים את כל הספרות הקיימות בו כך שיתקבלו קבצים כלהלן: חשבשבת דוס: Movein.dat, Movein.prm חשבשבת חלונות: Movein.doc, Movein.prmאת הקבצים יש להעתיק אל מחיצת חשבשבת ולהמשיך שם בתהליך היבוא.לפרטים נוספים וקליטה לתוכנות נוספות יש לפנות לבית התוכנה של תוכנת הנהלת החשבונות שלך.

הנה סרטון עם הסבר מפורט על התהליך – חובה לצפות בו: