סוגי מסמכים חשבונאיים

מדריך מקוצר על סוגי המסמכים השונים שישמשו אתכם :

סוג ראשון – מסמכים המעידים על הכנסות/ תקבול / זיכויים

במידה והשתמשתם במסמכים אלו, חלה עליכם חובת הדיווח לרשות המסים ורישום בספרי החשבונות.

  1. חשבונית מס – חייבת להיות מופקת בכל מכירה של מוצר או שירות. החשבונית מייצגת  דרישה לתשלום מהלקוח, לו מסופק השירות או המוצר שלכם בעסק.
  2. קבלה – מסמך רישומי המתעד קבלת כל סוגי התקבול – מזומן, כרטיס אשראי, המחאה וכו'… למעשה הקבלה מסכמת את כל סוגי התשלום שקבלתם על עסקה כלשהי.
    לפי חוקי ונהלי המדינה ורשויות המסים, יש להקפיד על הפקת קבלה מיד עם קבלת התשלום, או תוך זמן קצר ביותר עבור הסחורה או השירות שספקתם.
  3. חשבונית מס קבלה- מסמך המאחד בתוכו את שני סוגי המסמכים הקודמים במסמך אחד לצורך הנוחות. בדיוק לפי שמו חלקו העליון של המסמך יעסוק בפרטי חשבונית המס,
    וחלקו התחתון יעסוק בפרטי התשלום- תקבול שהתקבלו.
    חשוב – עליכם להקפיד שהסכום המופיע בחלקו העליון של המסמך (החשבונית) , יהיה זהה לחלוטין לסכום המופיע בחלקו התחתון של המסמך (הקבלה).
  4. חשבונית מס זיכוי- במידה ויש צורך לבטל או לזכות את הלקוח, בגין הפקת חשבונית מס / חשבונית מס קבלה קודמת שכבר הופקה ונשלח ללקוח, יש להפיק ח-ן מס זיכוי על כלל הסכום או חלקו.

סוג מסמכים שני ( לא רשמיים – אינם מעידים על הכנסות ) : 

  1. חשבונית עסקה-מופקת כדרישת תשלום ללקוח  בדיוק כמו חשבונית מס, אך אינה משמשת לניכוי מס תשומות . כלומר לא נחשבת לחישוב הכנסות .
    חשבונית עסקה היא המסמך המתאים להוכחת ביצוע עסקה עבור עוסק פטור, לעומת חשבונית מס אצל עוסק מורשה.
    ע"י הפקת חשבונית עסקה , העוסק המורשה יכול להפיק דרישה לתשלום ולהימנע מתשלום המע"מ לפני קבלת התשלום בפועל מהלקוח  ,
    כמובן שרצוי להיוועץ עם רואה החשבון בנוגע לדרך העבודה הרצויה עבורך.
  2. הזמנת עבודה-  פירוט מהות העבודה, השירות או המוצרים והתשלום המבוקש עבור המפורט בהזמנה מהלקוח.
  3. תעודת משלוח- כאשר שולחים סחורה ללקוח , מומלץ מאוד לצרף  תעודת המשלוח המציינת את הכמויות ופרטי המוצרים הנכללים בו. לאחר הפקת תעודת המשלוח, יש להפיק חשבונית מס.
  4. הצעת מחיר- כשמה כן היא, פירוט המחיר שמציעים ללקוח בגין מוצר או שירות. כדאי לציין בה את את כלל פרטי העסקה, מחירים , תנאים מיוחדים, הטבות ללקוח, תנאי אספקה ועוד

 

מקווים שסייענו להגדלת המודעות לסוגי המסמכים השונים ולשימוש הנכון בהם.