קבלות לעסק – כל מה שצריך לדעת
קבלות לעסק – כל מה שצריך לדעת
קבלה היא מסמך חשבונאי מחייב לתיעוד העסקה וקבלת התשלום מהלקוח. חוק מס ערך מוסף קובע את החובה להוציא חשבונית על כל העוסקים, לרבות עוסק פטור, אך על פי הוראות מס הכנסה (ניהול פנקסי חשבונות), העוסק הפטור רשאי להנפיק רק קבלות עוסק פטור (או חשבונית עסקה וקבלה לאחר קבלת התשלום) ועוסק מורשה נדרש להפיק חשבונית מס, ולאחר התקבול מהלקוח עליו להוציא גם קבלה.
חשוב לציין כי ההתקדמות הטכנולוגית מסייעת לבעלי העסקים הקטנים והבינוניים, ואם בעבר העוסק הפטור רכש פנקסי קבלות לעסק מבית דפוס כזה או אחר, כיום רוב בעלי העסקים עוברים למערכת המאפשרת להם להפיק קבלה ממוחשבת בקליק מהיר וללא צורך במילוי ידני של הפנקס. יש יתרונות רבים לקבלות הדיגיטליות והממוחשבות, כך לדוגמה ניתן לשלוח עותק של הקבלה במייל ובוואטסאפ, המערכת כוללת גיבוי בענן, ניתן לשמור את הקבלות במחשב ולמעשה לא חייבים להדפיס את הקבלות הממוחשבות לכן חוסכים עלויות, שומרים על הסביבה ונהנים מתדמית של עסק ירוק.
איך בוחרים קבלות לעסק?
כיום, רוב בעלי העסקים מעדיפים לעבוד על מערכת ממוחשבת להפקת קבלות לעסק ולא עם פנקסים ידניים. החוק מאפשר להפיק קבלות ידניות או ממוחשבות, ומאחר ואין אפשרות לעצור את ההתקדמות הטכנולוגיה ולאור המעבר לדיגיטל, רבים מפיקים קבלות לעסקים באמצעות תוכנה מקוונת בענן.
כדי לבחור קבלות לעסקים יש לבחור מערכת מקוונת להפקת חשבוניות וקבלות דיגיטליות, ובתמורה למנוי חודשי בתעריף מוזל העוסק יכול להפיק קבלות בקלות, ללא צורך בהדפסה וברכישת פנקסים למילוי ידני. בעת בחירת המערכת להפקת קבלות לעסקים יש לוודא כי התוכנה עונה על צרכי העסק ומוכרת ברשויות המס, לכן יש לוודא כי המערכת תומכת בחתימה אלקטרונית וכוללת כלים מתקדמים לניהול העסק ולמעקב אחר הקבלות.
כמה העיצוב משמעותי?
כאשר בוחרים קבלות לעסקים חשוב לבדוק האם ניתן לעצב את המסמכים או שיש תבנית אחת פשוטה שאין אפשרות לעשות בה שינויים. הקבלה היא מסמך רשמי והפנים של בית העסק לכן רצוי לבחור קבלות מעוצבות עם לוגו במקום מרכזי ובולט, שם העסק, פרטים על העסק ועוד.
מה חשוב שיוצג בקבלה?
כל קבלה לעסק חייבת לכלול מספר סידורי ייחודי, שם וכתובת העסק, מספר טלפון של בית העסק, מספר עוסק, מידע אודות מהות העסקה, פרטים על התשלום בגין העסקה לרבות סכום ללא מע"מ, צורת תשלום (העברה בנקאית, מזומן, כרטיס אשראי, ביט וכו'), תאריך הפקת הקבלה.
חשוב להדגיש כי פרטים אלה חייבים להופיע בכל קבלה לעסק, ממוחשבת או ידנית. אם משתמשים בפנקס קבלות לעסקים (פנקסי ידני) יש לשמור את הפנקסים במשך 7 שנים לפחות לאחר סגירת העסק, בהתאם לפקודה. המערכת הממוחשבת להפקת קבלות לעסקים שומרת גיבוי של המסמכים במחשב ובענן, אך אפשר גם להדפיס את הקבלות ולתייק אותם בקלסר.
איך יודעים שהקבלה תקינה?
כדי לבדוק האם קבלה לעסק תקינה ועומדת בדרישות יש לוודא מספר סידורי ייחודי, תאריך עדכני, פרטים מלאים על העסק וחתימה דיגיטלית על המסמך. את המקור של הקבלה נותנים ללקוח או ששולחים אליו את המסמך במייל.
כמה חשוב לעקוב אחרי הקבלות בעסק?
קבלה היא מסמך חשבונאי מוכר ובעל תוקף משפטי, כאשר קבלות לעסק מהוות תיעוד לעסקה בין בית העסק ללקוח ותיעוד על כך שהלקוח שילם. חשוב מאוד לעקוב אחר הקבלות בעסק מאחר והן מעידות על מצבו הפיננסי של העסק וביצועיו.
מעקב קבוע אחר קבלות העסק מאפשר לנתח את המצב הפיננסי, לקבל נתוני אמת על תזרים המזומנים וביצועי העסק, לקבל החלטות שקולות וניתן להפיק בקלות דוחות שיש להגיש לרשויות המס.
