ניהול כספים
מה חשוב שתדעו על ניהול הכספים בעסק שלכם?
ניהול כספים הינו הפרמטר החשוב ביותר בעסק שלכם, וכנראה גם זה הנוגע בכל עסק, ללא קשר לתחום הספציפי בו הוא פועל. אז איך מבצעים ניהול תזרים מזומנים נכון, והאם כדאי להשתמש בחשבוניות דיגיטליות? – ניהול כספים, מתחילים.
ישנם פרמטרים רבים ושונים, אשר כל בעל עסק יצטרך לדאוג להם באופן אינדיבידואלי. לשם המחשה, בעל עסק אשר מתעסק עם מזון ייאלץ לדאוג לאפיקי קירור וחימום בהתאם לצורך, מחסני לוגיסטיקה ייאלצו להתקדם עם קצב הטכנולוגיה וישנן שלל דוגמאות נוספות.
אולם, בין אם אתם מנהלים עסק משפחתי קטן, ובין אם אתם מנצחים על אימפריה הכוללת 100 עובדים, יש דבר אחד משותף לכולם – הצורך בניהול כספים נכון, בעיקר לשם שמירה על רווחיות העסק.
חשיבות ניהול כספים בעסק – הנקודות העיקריות
לפני שנעבור לדרך בה תעשו את זה נכון, להלן מספר נקודות עיקריות שבגללן תיאלצו לשמור על ניהול כספים נכון בעסק:
חישוב שולי רווח
לאור העובדה שהמלאי מוזמן ויוצא ממחסנים, אתם מודעים בצורה מוחלטת להיקף המוצרים שנמכרו על ידיכם. אולם, לשם וידאו נכון של שיעור הרווח שלכם פר מוצר, עליכם לנהל את הכספים בצורה בלתי מתפשרת.
מקור הסתמכות אמין
ניהול לא נכון של הכספים יוביל אותכם למצב בו אתם לא מודעים לשיעור ההכנסות החודשי שלכם. לאור העובדה שהדוחות הכספיים נמסרים לכם, לכל הפחות, 3 חודשים לאחר סיום השנה, לשם שמירה על מודעות אודות מצב העסק עליכם לבצע ניהול תזרים מזומנים שוטף ועקבי.
תשלומים שוטפים
מעבר לרצון להישאר ברווחיות שוטפת, מאפשר ניהול תזרים מזומנים צמיחה של העסק. משכך, היעדר מודעות לכספים שבידי העסק יוכל להוביל למצב בו לא תוכלו לעמוד בתשלומים השוטפים, מה שיביא לקריסתו של העסק בטווח הרחוק.
מה עושים כדי לנהל נכון את הכספים בעסק
ככל שהבנתם את החשיבות של ביצוע ניהול כספים בעסק, עתה הגיע הזמן לפריסת הדרך הנכונה לעשות זאת. ככלל, עליכם לעמוד על שתי נקודות עיקריות, הן היערכות מקדימה ונכונה וכן ביצוע הקבלת הוצאות והכנסות.
היערכות מקדימה – שיטת התשלומים ואתם
בתי עסק שונים מגדירים באופן שונה את שיטת התשלומים אצלם. האחד בשוטף +, האחר גובה רק מראש, הכל לפי בעל העסק. בנושא זה, ההמלצה העיקרית שלנו היא בחירת האפיק המותאם לכם.
בחירה במתודה הנכונה, בצורה שחושבה מראש, תאפשר לכם לדעת בדיוק מתי אמור להיכנס כל תשלום, ויאפשר מעקב נוח ופשוט אחר ניהול הכספים. בחירה מבוזרת והענקת תנאים שונים לכל ספק תיצור המון בלאגן, ומומלץ להימנע ממנה.
הקבלת הוצאות והכנסות – כדי להישאר תמיד בפלוס
לאחר עמידה בסעיף הראשון, אתם תהיו מודעים לשיעור ההכנסות בכל נקודת זמן. עם זאת, לשם ביצוע ניהול כספים נכון, יהא עליכם לבצע הקבלה בין ההוצאות להכנסות, כך שהוצאות יתוזמנו לעד לאחר הכנסות. על אף שלא תמיד יהיה נוח או אפשרי לבצע הקבלה כזו, נקיטה בעמדה זו באופן כללי תוכל לסייע רבות לשמירה על תזרים יציב.
האם כדאי להישען על תוכנה להנהלת חשבונות?
ככלל, התשובה שלנו היא תלוי. במידה ואתם מתקשים עם טכנולוגיה, אין כל מניעה בהמשך שימוש באפיקים הישנים, הם הספרים והקבלות.
אולם, באם אתם בעלי חוש טכנולוגי מפותח, להלן מספר יתרונות שיגרמו לכם לרצות להשתמש בתוכנת הנהלת חשבונות, המאפשרות הנפקת חשבוניות דיגיטליות:
- תצוגה וממשק – תוכנות הנהלת חשבונות מאפשר ניהול תזרים מזומנים וניהול כספים נוחים ויעילים, שכן מדובר על תוכנה קלה לתפעול ומאפשרת התמצאות פשוטה במסמכים רבים.
- אוטומציה – בין אם מדובר על הפקת צ'קים, ניהול קופות, הפקת חשבוניות דיגיטליות או כל פעולה אחרת – מדובר תוכנת הנהלת חשבונות תוכל לאפשר לכם לבצע הכל בקלות ובמהירות.
- זמינות מלאה – תוכנות הנהלת חשבונות זמינות לכם מכל מקום, בכל זמן ומכל מכשיר, בו אתם מחזיקים בחיבור לאינטרנט.
לא לשכוח את החובות
אחת הנקודות העיקריות, אותה שוכחים אנשים בעמידה על ניהול תזרים מזומנים וניהול כספים, הם החובות. על פי סעיף הגבלת ההוצאות וההכנסות לעיל, עליכם לתזמן את כלל ההוצאות לאחר ההכנסות.
כך עליכם לעבוד גם בנוגע לחובות. על אף שחובות רבים, דוגמת מקדמות מס הכנסה המשולמות באמצע החודש, אינן ניתנות למועד חדש באופן גורף, השאיפה היא לתזמן גם את החובות יחד עם כל ההוצאות, כך שלא תגררו חובות, אשר יביאו לתשלומי ריבית והצמדה שלא לצורך.
לקחת הלוואות רק כשצריך
אם בחובות עסקינן – נעבור עתה להלוואות. לא פעם בעלי עסקים נאלצים לקחת הלוואות, בין אם למטרות משמחות, דוגמת שיפוץ העסק, ובין אם למטרות פחות משמחות, דוגמת עמידה בפירעון.
השורה התחתונה בפסקאות אלו היא ליטול הלוואה רק בעת הצורך. ככל שמדובר על מותרות, ניהול כספים נכון קובע כי רק במצבי קיצון יש לקחת הלוואה, וככלל, יש לבצע כל הוצאה בעסק על בסיס התזרים השוטף.
ניהול מלאי יעיל ותקין
הנקודה האחרונה לענייננו היא ניהול מלאי יעיל ותקין. כפי שציינו לעיל, לעסקים רבים יש מאפיינים שונים, אך כלל העסקים שעוסקים במכירת טובין – יחזיקו במלאי.
משכך, לצד הניהול הפיננסי הנכון, עליכם לבצע ניהול מלאי באופן תקין, כך שיימנע בלאי מיותר, הוצאות אחסון גבוהות ושלל הוצאות אחרות שיכולות להיגרם בשל העמסה של סחורה על מחסנים.
