1-700-70-10-88 התחברות חודשיים חינם מ-ע-כ-ש-י-ו

עבד של הזמן – על ניהול זמן בתקופות מאתגרות ובכלל

מאת: יורם שיפר

ניהול זמן הוא נושא המעסיק את מרבית בני האדם בעולם המערבי, בוודאי את בעלי העסקים והשכירים הנושאים תפקידים שבצידם אחריות רבה.
ככל שיש לנו יותר תפקידים, אנו מוצאים את עצמנו נדרשים ליותר מעברים בין מספר רב של משימות ומטלות, ומתקשים יותר לסנכרן ביניהם.
בעל עסק שהוא צעיר ורווק והוריו צעירים ובריאים, ימצא את משימת ניהול הזמן פשוטה יותר מבעל העסק שחי בזוגיות, הורה לילדים ובן להורים מבוגרים יותר שאולי זקוקים לסיוע. אמא לילדים קטנים, המנהלת חברה וגם מחזיקה בתפקיד התנדבותי בקבוצת הנהגת ההורים במוסד החינוכי, תידרש לחישוב מוקפד יותר של הזמן שלה מאשר אמא לילדים מתבגרים שפחות זקוקים לנוכחות הורית.

תקופות מאתגרות יותר הן תקופות שברקע יש אירועים חריגים. אלה יכולים להיות אירועים משפחתיים משמחים, מציאות משתנה או אפילו תקופת חופשה או חגים. כשברקע וירוס הקורונה מכתיב לנו סדר עולמי חדש כבר מעל לחצי שנה, אנחנו נכנסים לתקופת חגי תשרי. בתקופות כאלה הזמן שלנו הרבה פחות בידינו (אם נצא מנקודת הנחה לרגע שבימים כתיקונם הוא בידינו), ואנחנו נדרשים לגמישות גדולה יותר מחד, ולניהול קפדני יותר של עצמנו מאידך.

מי מנהל את מי?

למרות המינוח השגור "ניהול זמן", האמת הספק משעשעת ספק רצינית היא, שלא את הזמן אנחנו נדרשים לנהל, אלא את עצמנו במסגרת מנת הזמן הקצובה, שמקבלים כל בני האדם באשר הם. העובדות שהיממה מורכבת מ-24 שעות, וכי חלק מאותן שעות נדרשות לנו לשינה, הן בבחינת אכסיומה שאינה משתנה תחת שום נסיבות, מוכשרים או להטוטנים ככל שנהיה. לכן, מה שנותר לנו הוא לנהל את עצמנו במסגרת אותה מנת זמן קצובה, שבתוכה עלינו לשמור על תמהיל משתנה של צרכים ורצונות – רגשיים, חברתיים, פיזיים, בריאותיים וכדומה.
אלא, שמרבית בני האדם לא רק שאינם מנהלים את עצמם, אלא שהם מנוהלים על ידי יד נעלמה המכתיבה את סדר יומם, את המענה שיקבלו, באופן חלקי או מלא, על הצרכים והרצונות שלהם. באופן פרדוכסלי, המחיר של היעדר היכולת לניהול עצמי במסגרת הזמן הקצוב לנו, הוא לרוב מחיר של המשאב היחידי שלעולם לא יהיה לנו ממנו יותר – הזמן.

על ארבעה עקרונות לניהול זמן

הסופר מייקל לואיס, מחבר ספרים רבים, ביניהם "יותר חדש מחדש", "מכונת הכסף" ו"מאניבול", כתב: "אנשים מבזבזים שנים ארוכות כי הם לא מוכנים לבזבז דקות או שעות".
למרות שיש אינסוף שיטות, עצות ודרכים לנהל את עצמנו, ריכזנו לכם כאן 4 עקרונות שבלעדיהם לא יכול להתקיים ניהול זמן:
1 –לומר לא לאדם אחר, לפעמים פירושו לומר כן לעצמכם. למרות שמרביתנו מתקשים לומר לא לחבר המבקש עזרה, לחברה המציעה לנו להיפגש לקפה באמצע היום או לאמא שמתעקשת שנבקר אותה דווקא כשאנחנו ממש לחוצים, התרגול הזה חשוב מאין כמוהו לשמירה על יכולת ריכוז ולכן על ניצול יעיל יותר של הזמן. כשאנו יוצאים באמצע היום לפגישה חטופה עם חבר, המחיר הוא לא רק משך הזמן שארכה הפגישה, אלא גם השליפה של עצמנו מתוך אווירת המיקוד שהיינו בה. החזרה למיקוד לרבים היא משימה קשה, וחלק אף מעידים על עצמם כי הם מתקשים או אף לא יכולים לחזור לאותה רמה של ריכוז שהיו בה קודם לכן. מאידך, מאחר שיש משמעות אדירה למילוי הצרכים הרגשיים והחברתיים שלנו, אל תוותרו עליהם. פשוט נסו לתכנן אותם כל שהם לא גובים מכם מחיר.
2 – ניצול יעיל של הזמן הוא גם פונקציה של היכולת שלנו להאציל סמכויות. עובדה ידועה היא כי טיפוסים ריכוזיים, המתעקשים לבצע את מרבית המשימות בעצמם ומתקשים לתת אמון בכישורים של אחרים, מתקשים מאד להשלים את כל משימותיהם בזמן ונדרשים להרבה יותר זמן עבודה מהממוצע. לעומת זאת, הטיפוסים שנותנים אמון באחרים, מאפשרים להם ללמוד תוך כדי תנועה, מקיפים את עצמם באנשים היכולים להוריד מהם חלק לא מבוטל מהנטל ובכך מאפשרים לעצמם לנצל את הזמן באופן יעיל הרבה יותר.
3 – הדבר הכי ברור לכאורה הוא עריכת רשימות. אבל אנשים רבים מסתמכים על זיכרונם, ואינם מעריכים נכון את מגבלות הזיכרון האנושי. התוצאה היא היזכרות ספונטנית במשימות ומטלות שלא נרשמו, הפרעה למיקוד ולריכוז במשימות אחרות ופגיעה משמעותית בניצול יעיל של הזמן ובביצוע מיטבי של משימות אחרות.
בפעם הבאה נערוך רשימה של טעויות נפוצות אצל אנשים שמנסים לנהל את הזמן ונתקלים בקשיים. עד אז, נסו לרשום לעצמכם את האתגרים הגדולים ביותר שאתם מתמודדים איתם בנסיון לנהל את עצמכם במסגרת מנת הזמן הקצובה שיש לכם.
אנחנו מאחלים לכם חגים שמחים ושפע של זמן

יורם שיפר

יורם שיפר – רואה חשבון ואחד מבעלי משרד רו"ח זיו, שיפר ושות'.
יזם בתחום האינטרנט. בין היתר פיתח מערכת להנהלת חשבונות דיגיטלית
ומערכות נוספות שנועדי לסייע לבעלי עסקים להמריא גבוה.