מהן ההוצאות השוטפות של עצמאיים?

מי יודע? אולי תכירו דברים חדשים

לכל עצמאי יש הוצאות קבועות ומשתנות בעסק שלו, כאשר רשימת ההוצאות המוכרות מופיעה בפקודת מס הכנסה ובתקנות השונות. ברשות המיסים מכירים בהוצאות המשמשות לצורך ייצור הכנסה, ובאופן עקרוני מחלקים את ההוצאות לכמה סוגים כגון: הוצאות מוכרות במלואן, הוצאות מעורבות, הוצאות מוכרות בחלקן, הוצאות הוניות והוצאות לא מוכרות.

רוב העצמאים מתקשים לנהל את ההוצאות השוטפות בעסק שלהם, במיוחד אם הם מנהלים את העסק מהבית. לעומת השכירים שיודעים מה ההכנסה החודשית שלהם לפי הנטו המופיע בתלוש השכר, כל פרילנסר, עוסק מורשה ועצמאים אחרים חייבים לחשב את הרווח לאחר ניכוי ההוצאות המותרות. כדי להקל על החישוב ועל מנת לעקוב אחר הוצאות העסק כדאי לפעול לפי עצת רואי החשבון והיועצים העסקיים ולהפריד את הוצאות העסק מהוצאות משק הבית, ובנוסף לזאת הם ממליצים לנהל חשבון בנק נפרד לפעילות העסקית.

משלמים מס רק על הרווח

העיקרון המנחה בחישובי המס שעצמאים נדרשים לשלם הוא שמס משלמים רק על הרווח. את הרווח של בית העסק מחשבים לפי סך ההכנסות בניכוי סך ההוצאות וכך מקבלים את הרווח, כלומר הכנסה חייבת. כאמור, עצמאי נדרש לשלם מס על הרווח בלבד, וככל שהרווח בעסק שלו גדול יותר כך עליו לשלם יותר מס, לכן המטרה היא להקטין את חבות המס. כדי לקזז ולנכות מס יש להגיש דיווח על ההוצאות המוכרות של העסק, אלו הוצאות המשמשות בייצור הכנסה.

הוצאות שוטפות המוכרות ברשות המסים

תקנות המס מורכבות ומבלבלות לכן כדאי להשאיר את הטיפול בנושא הדיווח ותשלומי המס לרשויות המס לרואה חשבון, אך כיום אפשר להשתמש בתוכנות מתקדמות באינטרנט להנהלת חשבונות כדי לחסוך עלויות. 

ההוצאות השוטפות של עצמאים משתנות בהתאם לסוג הפעילות העסקית. עם זאת, יש גם הוצאות שוטפות המשותפות לכל העצמאים, למשל אינטרנט, ציוד משרדי, מוצרי נייר לעסק, בגדי עבודה, תקשורת קווית, חשבונות חשמל, מים וארנונה, הוצאות דלק ושימוש ברכב (כולל ביטוחי רכב, אגרת רישוי שנתי, טיפולים שוטפים ותיקונים במוסך וכדומה), שכר דירה ועוד. עצמאי, למשל פרילנסר או עוסק מורשה, המנהל עסק מהבית יכול לדווח על הוצאות מעורבות על פי החלק היחסי של גודל המשרד מגודל הדירה.

חשוב לציין כי רשות המסים מפרידה בין הוצאות שוטפות של העסק לבין הוצאות בגין רכוש קבוע. כמו כן, ישנה הבחנה בין הוצאות שוטפות מוכרות לבין הוצאות מעורבות, הוצאות המוכרות באופן חלקי והוצאות המוכרות כפחת. 

באופן כללי ההוצאות השוטפות המוכרות אינן זהות בין העסקים, לכן אפשר לפעול לפי הכלל הבסיסי והמנחה שקובע כי אם ההוצאה השוטפת משמשת את העצמאי להתנהלות השוטפת של העסק, וכל עוד לא מדובר ברכוש קבוע – ההוצאה תוכר ברשות המסים וניתן לקזז ממנה מע"מ ולהקטין את הרווח של החברה כדי לשלם פחות מס.

רשימת הוצאות מוכרות לצורכי מס

ראוי לציין כי הוצאות מוכרות נועדו לשרת את העסק והן משמשות בייצור הכנסה, לכן הזיכוי עליהן מלא ומגיע לשיעור של 100%. בין ההוצאות המוכרות במלואן:

• ציוד מקצועי המשמש את העסק.
• הנהלת חשבונות, כולל שירותי סליקת אשראי.
• מחשבים ואינטרנט.
• ציוד משרדי.
• חומרי גלם המשמשים את העסק בייתור הכנסה.

כל עצמאי המחליט על ניהול עסק מהבית יכול לקבל זיכוי על הוצאות שוטפות המוכרות לצורכי מס, אלו הוצאות מעורבות ובגלל הקושי להפריד אותן מהוצאות משק הבית הוחלט להגדיר שיעור יחסי מההוצאות שניתן לשייך לבית העסק, לדוגמה:

• חשבון ארנונה עד 25%.
• ועד בית עד 25%.
• חשבונות חשמל, מים וגז עד 25%.
• אחזקת רכב.
• כיבוד לעסק.
• שכר דירה.
• טלפון.

ממשק אינטרנטי לניהול ההוצאות השוטפות של העסק

כאמור, רוב העצמאים אינם מכירים ושולטים בתקנות המס בארץ, לכן הם מתקשים לדעת אלו הוצאות נחשבות מוכרות בעסק והאם ניתן לקזז אותן כדי להקטין את הרווח ולשלם פחות מיסים. מכאן הדרך קצרה להפסדים כספיים ולפגיעה משמעותית ברווחים. הפתרון לכך הוא פשוט, אפשר לשלם לרואה חשבון מקצועי ומוסמך כדי לנהל את תזרים המוזמנים ולהגיש דוחות תקינים לדרישות המסים, אך כיום יש פתרון יעיל ומתקדם טכנולוגית. 

באמצעות תוכנת חשבונית ירוקה העצמאים יכולים להקפיד על ניהול ספרים בחוק, להגיש דיווחים בזמן למע"מ ומס הכנסה, לעקוב אחר ביצועי העסק ועוד. המערכת המתקדמת והמקוונת מייעלת את העבודה בעסק, חוסכת עלויות ומשאבים רבים, משפרת את השירות ללקוחות ובנוסף זוכים לתדמית של עסק ירוק. אגב, העצמאים מוזמנים להתנסות במערכת האינטרנטית לניהול העסק, ולאחר תקופת ניסיון חינמית למשך 30 יום ניתן לרכוש מנוי חודשי בעלות סמלית ומשתלמת, זו הוצאה שוטפת המוכרת לצורכי מס.

עצמאים רבים משתמשים כיום בתוכנות להנהלת חשבונות באינטרנט, יש תוכנות בעלות ממשק ידידותי למשתמש הכוללות מודולים מתקדמים המסייעים לעצמאי לנהל טוב יותר את העסק שלו. לא מעט עסקים קטנים נסגרים מדי שנה בישראל בגלל קשיי תזרים וניהול לקוי, לכן מומלץ לכל העצמאים לבחור תוכנה ידידותית ונוחה לעבודה המציעה כלים ניהוליים מעבר להפקת חשבוניות וקבלות ירוקות.