כשפותחים עסק חדש, כעוסק פטור, כעוסק מורשה או כחברה בע"מ, יש הרבה תחומים שחשוב ללמוד. כל נושא הנהלת החשבונות, למשל, יכול להיראות מאיים במיוחד. עם זאת, לאחר שקוראים ולומדים מגלים שהתחום הזה לא חייב להיות כל כך מסובך, בטח אם נעזרים בפתרונות טכנולוגים מתקדמים כגון תוכנה להפקת חשבונית ירוקה.

כיום, בשנת 2020, ישנן יותר ויותר דרכים בהם כל ההתנהלות שלכם כבעלי עסק יכולה להיות מובנת, פשוטה ויעילה יותר, כאשר הפקת חשבוניות ירוקות זו המובילה שבהן. אך לפני שבוחרים בפתרון כזה או אחר חשוב להבין קודם מה סוגי החשבוניות והמסמכים שהעסק שלכם נדרש להפיק.

חשבונית מס או קבלה?

שני סוגי המסמכים העיקריים שעסקים בישראל נדרשים להפיק הן חשבוניות מס וקבלות. סוג המסמך שהעסק צריך להפיק נובע מהגדרת העסק הבסיסית – האם מדובר בעסק מורשה או בעוסק פטור? עוסק פטור הוא מי שמחזור העסקאות שלו במהלך השנה מגיע עד כ-99,000 ₪ והוא גם פטור מדיווחים למע"מ, יחד עם זאת הוא אינו רשאי לקזז מע"מ ולגבות מע"מ מהלקוחות. עוסק מורשה הוא מי שמחזור העסקאות שלו גבוה מהסכום הנ"ל, או שתחום העיסוק שלו אינו מאפשר לו להיכלל תחת הגדרת עוסק פטור על פי החוק. עוסק מורשה גובה מס ערך מוסף מהלקוחות שלו.
כמו כן, אם בעל העסק מקבל תשלום בגין העסקה עליו להפיק חשבונית מס קבלה, אם התשלום הוא עתידי עליו להפיק חשבונית מס ורק לאחר קבלת התשלום להפיק את הקבלה.

קיים גם מסמך הנקרא חשבונית עסקה. זהו מסמך רשמי ומוכר בתקנות המס, עם זאת רשויות המס אינן מחייבות את בעל העסק להוציא חשבונית עסקה. מסמך חשבונית עסקה מהווה מעין דרישת תשלום מהלקוח ותיעוד העסקה שבוצעה, כך אין צורך לשלם מע"מ בגין העסקה שבוצעה עד קבלת התגמול מהלקוח. חשבונית עסקה זו בעצם מסמך המפרט את פרטי העסקה עליה סיכמו שני הצדדים – מה השירות או המוצר שיסופק ללקוח, מה מחירו, תאריך אספקה ועוד.

מה ההבדל בין המסמכים?

תקנות רשויות המס בישראל מחייבות עוסק פטור להפיק קבלה מיד עם קבלת התשלום. על הקבלה לכלול את פרטי העסק, מספרה השוטף של הקבלה, פרטי הלקוח, פרטי העסקה שבוצעה וכמובן את גובה העסקה. עוסק פטור, כאמור, אינו רשאי להפיק חשבונית משום שהוא אינו מקזז מע"מ. עוסק מורשה, לעומתו, צריך לשלם את המע"מ בעבור החשבונית שהופקה.

על החשבונית שמפיק העוסק המורשה לכלול את שם העסק וכתובתו, מספר העוסק המורשה, גובה העסקה ופרטיה, תאריך ומספור שוטף של החשבונית. בעבר כל המסמכים הללו היו מנייר, היום בעזרת תוכנות ממוחשבות כגון חשבונית ירוקה ניתן לבצע הפקת חשבונית ירוקה או קבלה אונליין.

יתרונות השימוש במערכת אינטרנטית לניהול חשבונות

 

כאשר עוסקים בהנהלת חשבונות חשוב לעבוד בצורה מסודרת. להפיק את המסמך הנכון, לעבוד על פי כל החוקים של ניהול ספרים, להגיש דוחות תקופתיים ושנתיים לרשויות המס וכיוצא בזה. כאשר מנהלים את כל תחום הנהלת החשבונות באמצעות תוכנה אינטרנטית ומבצעים הפקת חשבונית ירוקה או כל פעולה אחרת אונליין, הכל נעשה בצורה מסודרת, מאורגנת ויעילה. מספור הקבלות או החשבוניות הוא אוטומטי, הפקת המסמך והעברתו ללקוח היא מיידית, הנתונים הכספיים נשמרים במערכת וניתן בעזרתם להפיק בקלות מגוון דוחות – דו"ח הוצאות והכנסות, דוחות שנתיים, מעקב מלאי ועוד.