החוק בישראל מחייב את בעל העסק להפיק חשבונית מס לצורך תיעוד כל עסקה עם לקוח. יש שלושה מסמכים שבעלי עסקים יכולים להפיק לצורך תיעוד העסקאות השונות – חשבונית עסקה המהווה דרישת תשלום מהלקוח, חשבונית מס וקבלה.
חשבונית מס היא מסמך חשבונאי שכל עוסק מורשה חייב להפיק בגין עסקה עם לקוח מסוים. הוצאת חשבונית מס יוצרת חיוב של העסק ברשות המסים ועליו להעביר את המע"מ כפי שמפורט בחשבונית לרשויות המס. את החשבונית מוציאים בהתאם לסוג העסקה, ועוסק מורשה רשאי לקזז את המע"מ ששילם בגין רכישת מוצרים ו/או שירותים לבית העסק מתוך המע"מ שהוא גבה מהלקוחות.

הפקת חשבוניות מס מפנקס או מתוכנה

ישנן שתי עיקריות להפקת חשבוניות וקבלות:
• פנקס חשבוניות ידני – יש להדפיס פנקסי חשבוניות וקבלות בבית דפוס, בעל העסק נדרש להפיק חשבונית מס קבלה בגין כל עסקה עם הלקוחות, עליו למלא את הפרטים בצורה ידנית, לכל חשבונית יש 3-2 העתקים, את המקור מוסרים ללקוח.
• תוכנה להפקת חשבוניות – יש מגוון תוכנות מחשב להפקת חשבוניות וקבלות, אלו תוכנות מתקדמות הכוללות בין השאר כלי ניהול ודוחות שונים.
כיום, רוב העסקים עוברים לניהול חשבונות באינטרנט, במקום להשקיע בתוכנה יקרה המחייבת עדכונים כל הזמן רוכשים מנוי חודשי לתוכנה מתקדמת וידידותית למשתמש ומפיקים חשבוניות מס ומסמכים נוספים באינטרנט, ללא צורך להדפיס את המסמכים ובלי לשלוח את החשבוניות בדואר.

מועד הפקת החשבונית

מועד הפקת חשבוניות מס משפיע על העברת המע"מ לרשויות המס, לכן חשוב לדעת מתי חייבים להפיק את החשבונית. יש מקרים בהם בעל העסק חייב להפיק את החשבונית מיד לאחר ביצוע העסקה עם הלקוח, גם אם הלקוח טרם שילם בגין המוצר או השירות מבעל העסק, ויש מצבים בהם ניתן לדחות את הפקת החשבונית למועד קבלת התמורה מהלקוח.
ראוי לציין כי תיקון 42 לחוק המע"מ משנת 2012 שינה את מועד חובת הפקת החשבונית וכיום בעל העסק יכול לדחות את הפקת החשבונית עד שבועיים לאחר קבלת התשלום מהלקוח, כל עוד העסק סיפק שירות ולא מכר סחורה של ממש, כלומר לא נעשתה עסקת טובין. אם הלקוח רכש מוצר מסוים ובעל העסק מעוניין לדחות את תשלום המע"מ באפשרותו להפיק חשבונית עסקה ורק לאחר קבלת התשלום בפועל מהלקוח חלה עליו חובה להפיק חשבונית מס קבלה.
כאמור, לאחר הפקת חשבונית מס נוצר חיוב לתשלום המע"מ, לכן במקרים של עסקה בתשלומים כדאי להפיק חשבונית מס קבלה עבור כל תשלום בנפרד.
חשוב להדגיש כי רק עוסק מורשה יכול להפיק חשבוניות מס, עוסק פטור רשאי על פי החוק להפיק רק קבלות והוא לא רשאי לדרוש מע"מ מהלקוחות או לקזז מע"מ מהוצאות העסק.

עוברים לתוכנה באינטרנט

הדרך היעילה, המהירה, הנוחה והחסכונית ביותר להפקת חשבוניות מס וקבלות היא באמצעות תוכנה מתקדמת באינטרנט. יש מגוון רב של תוכנות להפקת חשבוניות וקבלות לכן כדאי להתנסות במערכת ידידותית למשתמש.
התוכנה להפקת חשבוניות מס מבית INVOICE4U נחשבת לפתרון המומלץ עבורכם, זו פלטפורמה מתקדמת ונוחה ועלות השימוש היא אטרקטיבית לכל בעלי העסקים. INVOICE4U היא התוכנה המובילה בישראל להפקת חשבוניות וקבלות – הנכם מוזמנים להתנסות בחינם עם המערכת למשך 30 יום.