חשבונית מס מהווה מסמך חשבונאי ומשפטי מוכר ומחייב לתיעוד עסקה בין בית העסק (ספק השירות) לבין הלקוח. בית העסק מפיק חשבונית מס ללקוח כדי לדרוש תשלום עבור שירות או מוצר שסופק ללקוח, ולאחר שהלקוח משלם את הסכום המופיע בחשבונית המס בית העסק חייב להפיק קבלה בגין התגמול.

יש אפשרות להפיק חשבונית מס קבלה במקום להפיק שני מסמכים שונים, המסמך החשבונאי נקרא חשבונית מס קבלה והוא למעשה מאגד את חשבונית המס המהווה דרישת תשלום ואת הקבלה המהווה התיעוד לקבלת התשלום מהלקוח. לכן, בדרך כלל עסקים בהם השירות או המוצרים ניתנים באופן מיידי ללקוחות יפיקו חשבונית מס קבלה מיד לאחר קבלת התשלום, במקום הפקת שני מסמכים נפרדים.

חשבונית מס

חשוב לציין כי רק עוסק מורשה או חברה בע"מ רשאים להפיק חשבונית מס ללקוח, התקנות בישראל מחייבות עוסק פטור להוציא רק קבלה מיד לאחר קבלת התשלום מהלקוח. עוסק פטור אינו יכול להפיק חשבוניות מס מאחר והוא לא מקזז מע"מ. הלקוח שמקבל חשבונית מס יכול לקזז מס תשומות הכלול במסמך כנגד המס שעליו לשלם בגין העסקאות שביצע. בית העסק שהפיק את החשבונית חייב לדווח על חשבוניות המס שהוא הוציא כהכנסה לצורך חישוב תשלומי מע"מ ומקדמות מס.

בכל חשבונית מס חייבים להופיע פרטים כגון: שם העוסק, כתובת בית העסק, הביטוי "עוסק מורשה", מספר עוסק מורשה, מספר עוקב של החשבונית, תאריך הוצאת החשבונית וכמובן יש לחתום על המסמך. אם מפיקים חשבונית מס באמצעות תוכנה באינטרנט יש להוסיף חתימה דיגיטלית בהתאם להנחיות.

כמו כן, כדאי לדעת כי חשבוניות מס ממוחשבות חייבות להיות ממוספרות, וכל חשבונית מקבלת מספר עוקב משלה.

עוסק מורשה או חברה בע"מ המפיקים ללקוח חשבונית מס צריכים לשלם את המע"מ בגין החשבונית שהופקה, גם אם הם טרם קיבלו את התשלום מהלקוח. מאחר ובתי עסק רבים מעניקים אשראי ללקוחות, לדוגמה שוטף + 30 או שוטף + 60, נושא תשלום המע"מ הופך לבעייתי עבור העסקים מאחר ועלולים לסבול מבעיות בתזרים המזומנים של העסק. לכן, ישנה אפשרות להפיק ללקוח חשבונית עסקה בגינה לא משלמים מע"מ, זו דרישת תשלום לכל דבר ועניין אך המסמך אינו חשבונאי ואין צורך לדווח עליו לרשות המסים.

חשבונית מס קבלה

חשבונית מס קבלה מהווה מסמך חשבונאי המאגד בין חשבונית מס לקבלה. תקנות המס בישראל מחייבות את בתי העסק להפיק קבלה לאחר התשלום וכדי לתעד את העסקה ולהוציא דרישת תשלום ללקוח מפיקים חשבונית מס. לכן, אם הלקוח שילם בבית העסק מיד לאחר ביצוע השירות או רכישת מוצר מסוים, יש להפיק באמצעות התוכנה חשבונית מס קבלה. זהו מסמך הרלוונטי רק לעוסקים מורשים ולחברות בע"מ.

אגב, הלקוח אינו יכול לדרוש מבית העסק להפיק עבורו חשבונית מס אם הוא קיבל אשראי ואינו משלם מיד עבור מוצר או שירות שסופק לו, במקרה זה עדיף לבעל העסק להפיק חשבונית עסקה כדי להימנע מתשלום המע"מ לפני קבלת התגמול מהלקוח.