עצמאים רבים מתקשים לנהל את ההוצאות השוטפות של העסק שלהם, בעיקר אם הם עובדים מהבית. בעוד שכירים יודעים בדיוק מהי ההכנסה החודשית שלהם לפי הנטו המופיע בתלוש השכר החודשי, עצמאי נדרש לחשב את הרווח לאחר ניכוי כל ההוצאות. לכן, רואי חשבון ויועצים עסקיים ממליצים תמיד לכל העצמאים להפריד את הוצאות משק הבית מהוצאות העסק, ולנהל חשבון בנק נפרד לחברה שבבעלותם.

הוצאות שוטפות המוכרות ברשות המסים

לכל עצמאי יש הוצאות קבועות ומשתנות בעסק שלו, יש הוצאות מוכרות שניתן לקזז מרווחי העסק כדי להקטין את תשלומי המס, אך זהו נושא יחסית מורכב לכן כדאי להשאיר את הטיפול בנושא לרואה חשבון, אך כיום אפשר להשתמש בתוכנות מתקדמות באינטרנט להנהלת חשבונות כדי לחסוך עלויות. 

ההוצאות השוטפות של עצמאים משתנות בהתאם לסוג הפעילות העסקית. עם זאת, יש גם הוצאות שוטפות המשותפות לכל העצמאים, למשל ציוד משרדי, מוצרי נייר לעסק, בגדי עבודה, תקשורת קווית, חשבונות חשמל, מים וארנונה, הוצאות דלק ושימוש ברכב (כולל ביטוחי רכב, אגרת רישוי שנתי, טיפולים שוטפים ותיקונים במוסך וכדומה), שכר דירה ועוד.

חשוב לציין כי רשות המסים מפרידה בין הוצאות שוטפות של העסק לבין הוצאות בגין רכוש קבוע. כמו כן, ישנה הבחנה בין הוצאות שוטפות מוכרות לבין הוצאות מעורבות, הוצאות המוכרות באופן חלקי והוצאות המוכרות כפחת. 

באופן כללי ההוצאות השוטפות המוכרות אינן זהות בין העסקים, לכן אפשר לפעול לפי הכלל הבסיסי והמנחה שקובע כי אם ההוצאה השוטפת משמשת את העצמאי להתנהלות השוטפת של העסק, וכל עוד לא מדובר ברכוש קבוע – ההוצאה תוכר ברשות המסים וניתן לקזז ממנה מע"מ ולהקטין את הרווח של החברה כדי לשלם פחות מס.

ממשק אינטרנטי לניהול ההוצאות השוטפות של העסק

כאמור, רוב העצמאים אינם מכירים ושולטים בתקנות המס בארץ, לכן הם מתקשים לדעת אלו הוצאות נחשבות מוכרות בעסק ומכאן הדרך קצרה להפסדים כספיים ולפגיעה משמעותית ברווחים. הפתרון לכך הוא פשוט, אפשר לשלם לרואה חשבון מקצועי ומוסמך כדי לנהל את תזרים המוזמנים ולהגיש דוחות תקינים לדרשות המסים, אך כיום יש פתרון יעיל ומתקדם טכנולוגית. 

באמצעות תוכנת חשבונית ירוקה חינם תוכלו לייעל את העבודה בעסק, לחסוך עלויות רבות, לשפר את השירות ללקוחות וליהנות מתדמית של עסק ירוק השומר על הסביבה. לאחר תקופת ניסיון חינמית למשך 30 יום תוכלו לרכוש מנוי חודשי בעלות סמלית ומשתלמת, זו הוצאה שוטפת המוכרת לצורכי מס. 

עצמאים רבים משתמשים כיום בתוכנות להנהלת חשבונות באינטרנט, יש תוכנות בעלות ממשק ידידותי למשתמש הכוללות מודולים מתקדמים המסייעים לעצמאי לנהל טוב יותר את העסק שלו. לא מעט עסקים קטנים נסגרים מדי שנה בישראל בגלל קשיי תזרים וניהול לקוי, לכן מומלץ לכל העצמאים לבחור תוכנה ידידותית ונוחה לעבודה המציעה כלים ניהוליים מעבר להפקת חשבוניות וקבלות ירוקות.