טעויות נפוצות בניהול חשבוניות דיגיטליות ואיך להימנע מהן

מאת: יורם שיפר

חשבוניות דיגיטליות הן כמו הג'יפ הממוזג של עולם הניירת העסקית – במקום לסחוב פנקסים כבדים ולחפש עטים שלא עובדים, הן מביאות אותך לניהול קליל ונוח בלחיצת כפתור. אבל רגע לפני שאתם לוחצים "שלח", חשוב להכיר כמה טעויות נפוצות שעלולות להפוך את המסע הזה למבוך ביורוקרטי. אל דאגה – עם Invoice4u נווטו בקלות ותימנעו מכל הפניות הלא נכונות.

טעות 1: חשבונית בלי חותמת חוקית – זה כמו להיכנס למסיבה בלי הזמנה

יש עסקים שחושבים שכל מערכת לניהול חשבוניות דיגיטליות היא "מספיק טובה". אבל אם אין לה אישור מרשויות המס, זה עלול להסתיים במבוכה (וקנס).

הפתרון: עם Invoice4u אתם מכוסים מכל הכיוונים. המערכת מאושרת על ידי מס הכנסה וכל חשבונית יוצאת חתומה בחתימה דיגיטלית מאובטחת. ככה תהיו בטוחים שהכול חוקי ומסודר, בלי הפתעות לא נעימות.

טעות 2: לשלם יותר מדי על מערכת לניהול חשבוניות – כי למה לא, נכון?

חלק מהעסקים בוחרים במערכות יקרות ומסובכות, רק כדי לגלות שהם לא באמת צריכים את כל הפיצ'רים המורכבים והמחיר המופרז. אז נכון, זה מפתה ללכת על "המערכת המתקדמת והיקרה ביותר", אבל בסופו של דבר, הרבה מהשירותים שמציעים פתרונות יקרים פשוט לא מותאמים לצרכים של עסקים קטנים.

הפתרון:  Invoice4u מבינה את הצרכים שלכם ומציעה מסלולים גמישים במיוחד, עם מחירים שמתחילים מ-19 ₪ בלבד לחודש (במנוי שנתי) – תשלום הוגן שמאפשר לכם לשלוט בהוצאות ולמקסם את הרווחים. בנוסף, יש לכם 60 ימי ניסיון חינם בהם תוכלו לבדוק אם זו המערכת המתאימה ביותר לכם – בלי להתחייב.

טעות 3: לחשוב שזמן זה לא כסף

ניהול נתונים ידני או מעקב לא מסודר אחרי חשבוניות פתוחות זו נוסחה בטוחה לבזבוז זמן, וזה עוד לפני שדיברנו על הכאב ראש. חשבוניות פתוחות שלא זוכות למעקב עלולות לגרום לפגיעה בתזרים המזומנים שלכם. בנוסף, אם אתם לא מנצלים נתונים מדוחות הכנסות והוצאות, אתם מפספסים הזדמנות להבין את מצב העסק.

הפתרון: עם Invoice4u המעקב פשוט וברור. המערכת שולחת לכם התרעות אוטומטיות על חשבוניות פתוחות, מספקת דוחות הכנסות מפורטים, ומציגה את כל המידע בצורה מסודרת בממשק קל לשימוש. הופכת את החיים לפשוטים. כל המידע זמין לכם בלחיצת כפתור – חשבוניות פתוחות, דוחות הכנסות, והתרעות אוטומטיות. ככה תחסכו זמן, כוח אדם, ואפילו את השוקו החם של רואה החשבון.

טעות 4: לעבוד כמו פעם – אבל בעולם של היום

מי שעדיין נצמד למחשב ספציפי או למשרד כדי להוציא חשבוניות, מפספס את הקסם של עבודה מכל מקום. למי יש זמן להיות קשור למשרד? היום, עסקים מתנהלים מכל מקום – מהבית, מהחוף ואפילו בזמן פקקים. אם אתם עדיין תלויים במקום מסוים להפקת חשבוניות, הגיע הזמן לעבור לדיגיטל אמיתי.

הפתרון:  עם Invoice4u אתם יכולים להפיק חשבוניות מכל מקום – מהמשרד, מהחוף או אפילו מהמטוס (לכו תדעו, אולי העסק שלכם ממריא).

טעות 5: לא להשקיע במראה מקצועי – כי "מה זה כבר משנה?"

לא מעט בעלי עסקים חושבים שהעיצוב של החשבונית הוא עניין שולי. תאמינו או לא, אבל החשבונית שלכם היא חלק מהמוניטין שלכם. עיצוב חובבני עלול ליצור רושם שלא השקעתם בעסק שלכם.

הפתרון: Invoice4u דואגת שגם החשבונית שלכם תהיה כוכבת. עם תבניות מעוצבות, אפשרות להוסיף חתימה אישית, ואפילו איורים, תגרמו ללקוחות לחייך (ולשלם בזמן). חשבונית יפה משאירה רושם טוב – וזה תמיד עובד לטובתכם.

בונוס: חיסכון שממש מרגישים

מעבר ליתרונות הברורים, Invoice4u חוסכת לכם כסף וזמן בכל כך הרבה דרכים:

• לא צריך יותר לשלם על הדפסת פנקסים או משלוחי דואר.
• לא צריך לבזבז זמן בחיפושים אחר חשבוניות אבודות או נתונים מפוזרים.
• לא צריך לשלם סכומים מיותרים על כוח אדם שיכול להיות מושקע בפיתוח העסק.

למידע נוסף אתם מוזמנים לצור עמנו קשר

יורם שיפר – רואה חשבון ואחד מבעלי משרד רו"ח זיו, שיפר ושות'.
יזם בתחום האינטרנט. בין היתר פיתח מערכת להנהלת חשבונות דיגיטלית
ומערכות נוספות שנועדו לסייע לבעלי עסקים להמריא גבוה.