תזכורות אוטומטיות לתשלום חשבונית

כל בעל עסק מכיר את הסיטואציה. החשבונית נשלחה בזמן, השירות כבר ניתן או המוצר סופק, אבל התשלום עדיין לא התקבל. במקום להתמקד בניהול העסק, מוצאים את עצמכם שולחים הודעות, מתקשרים ללקוחות או מנסים לזכור מי עדיין לא שילם. מעבר לאי הנוחות, מדובר בתהליך שגוזל זמן יקר ועלול לפגוע בתזרים המזומנים.

בדיוק לשם כך פותח פיצ'ר תזכורות אוטומטיות לתשלום במערכת Invoice4u במקום לבצע מעקב ידני אחרי כל חשבונית פתוחה, המערכת מזהה באופן אוטומטי מסמכים שטרם שולמו ושולחת ללקוח תזכורת במועד שקבעתם מראש. כך ניתן לשמור על תהליך גבייה מסודר, להקטין את מספר החשבוניות הפתוחות ולחסוך זמן יקר – וכל זאת בצורה מכבדת, אוטומטית וללא התערבות ידנית.

למה חשוב לשלוח תזכורת לתשלום?

לקוחות רבים אינם מתעכבים בתשלום מתוך כוונה. לעיתים מדובר בעומס עבודה, חופשה, הודעה שנשכחה בתיבת המייל או פשוט חוסר תשומת לב. במקרים כאלה, תזכורת ידידותית יכולה להיות כל מה שנדרש כדי שהתשלום יתבצע במהירות.

כאשר התזכורת נשלחת באופן מסודר ובזמן, היא מסייעת לשמור על מערכת יחסים טובה עם הלקוח. במקום שיחת טלפון לא נעימה או מספר הודעות תזכורת ידניות, הלקוח מקבל הודעת מייל מסודרת שמזכירה לו כי מועד התשלום חלף. מבחינת העסק, מדובר בדרך פשוטה לשפר את תהליך הגבייה ולהפחית את הזמן שמוקדש למעקב אחר חובות פתוחים.

איך פועלות תזכורות אוטומטיות לתשלום?

לאחר הפעלת הפיצ'ר, מערכת Invoice4u עוקבת באופן אוטומטי אחר חשבוניות מס וחשבונות עסקה שטרם נסגרו. מבחינת המערכת, מסמך נחשב פתוח כל עוד לא הופקה עבורו קבלה והוא עדיין מסומן כפתוח (או שהוחלט לסגור אותו בצורה ידנית).

ברגע שחולף מועד התשלום שהוגדר במסמך, המערכת בודקת האם המסמך עדיין פתוח. אם כן, היא שולחת ללקוח תזכורת לתשלום באמצעות הדואר האלקטרוני, ללא צורך בפעולה נוספת מצד בעל העסק.

התהליך כולו מתבצע ברקע באופן אוטומטי. אין צורך לנהל רשימות מעקב, לבדוק בכל יום אילו לקוחות טרם שילמו או לזכור לשלוח הודעות באופן ידני. המערכת מבצעת את העבודה באופן עקבי ומדויק.

איך מגדירים את הפיצ'ר?

הפעלת התזכורות מתבצעת מתוך הגדרות המערכת ואורכת דקות ספורות בלבד.

יש להיכנס להגדרות, לבחור באפשרות "עיצוב והגדרות המסמך", ולגלול לחלק התחתון של העמוד שבו מופיע אזור "שליחה אוטומטית של תזכורות לתשלום".

לאחר מכן ניתן לבחור את מועד שליחת התזכורת בהתאם למדיניות הגבייה של העסק. המערכת מאפשרת להגדיר שהתזכורת תישלח יומיים, חמישה ימים, שבעה ימים או עשרה ימים לאחר שמועד התשלום חלף.

האפשרות לבחור את מועד השליחה מאפשרת להתאים את התהליך לאופי הפעילות של העסק. יש עסקים שמעדיפים להזכיר ללקוחות במהירות, בעוד אחרים מעניקים מספר ימי חסד לפני שליחת התזכורת הראשונה.

שליטה מלאה בכל מסמך

אחד היתרונות המשמעותיים של הפיצ'ר הוא רמת הגמישות שהוא מציע. מעבר להגדרה הכללית, ניתן להחליט לגבי כל מסמך בנפרד האם תישלח עבורו תזכורת.

לדוגמה, אפשר להגדיר שכל חשבונית חדשה תכלול כברירת מחדל תזכורת אוטומטית. מצד שני, אם מדובר בלקוח קבוע שקיימת מולו הסכמה אחרת, ניתן לבטל את שליחת התזכורת עבור אותו מסמך בלבד.

אפשר גם לעבוד בכיוון ההפוך – לקבוע שכברירת מחדל לא יישלחו תזכורות כלל, ולהפעיל אותן רק עבור חשבוניות מסוימות. הגמישות הזו מאפשרת להתאים את תהליך הגבייה לכל לקוח ולכל עסקה, מבלי לשנות את הגדרות המערכת בכל פעם מחדש.

אילו עסקים יכולים להפיק תועלת מהפיצ'ר?

כמעט כל עסק שמפיק חשבוניות או חשבונות עסקה יכול ליהנות מהתזכורות האוטומטיות. פרילנסרים, נותני שירותים, משרדי עורכי דין, רואי חשבון, חברות ייעוץ, סוכנויות פרסום, חברות תוכנה, עסקים בתחום הבנייה, מטפלים, קליניקות ובעלי מקצוע עצמאיים – כולם מתמודדים עם לקוחות שמשלמים במועדים שונים.

כאשר מספר הלקוחות גדל, גם המעקב אחר התשלומים הופך למורכב יותר. במקום להשקיע שעות במעקב ידני, ניתן להעביר את המשימה למערכת ולפנות זמן לעבודה שמקדמת את העסק.

איך תזכורות אוטומטיות מסייעות לתזרים המזומנים?

ניהול תזרים מזומנים אינו תלוי רק בכמות המכירות, אלא גם במהירות שבה הכסף נכנס לעסק. גם עסק שמוכר היטב עלול להתמודד עם קושי תזרימי אם חלק גדול מהחשבוניות נשאר פתוח במשך שבועות או חודשים.

תזכורות אוטומטיות מסייעות לצמצם את פרקי הזמן שבין הפקת החשבונית לבין קבלת התשלום. הן שומרות על רציפות בתהליך הגבייה, מפחיתות את הסיכוי שחשבונית "תישכח" אצל הלקוח ומאפשרות לבעל העסק לקבל תמונת מצב ברורה יותר לגבי החשבוניות שעדיין ממתינות לתשלום.

במקביל, מערכת Invoice4u מרכזת במקום אחד את כל המידע על החשבוניות שהופקו, המסמכים הפתוחים, דוחות ההכנסות והמסמכים הדיגיטליים, כך שקל יותר לנהל את הפעילות הפיננסית של העסק.

חלק ממערכת דיגיטלית שמנהלת את העסק בצורה חכמה

פיצ'ר התזכורות משתלב במערכת הרחבה של Invoice4u המאפשרת להפיק חשבוניות דיגיטליות, קבלות ומסמכים נוספים באופן מקוון, מהמחשב או מהאפליקציה, בכל שעה ומכל מקום.

כל המסמכים נחתמים בחתימה דיגיטלית מאובטחת בהתאם לדרישות החוק, המערכת מאושרת על ידי רשויות המס בישראל, וכל המידע נשמר בצורה מסודרת ונגישה. לצד זאת נהנים המשתמשים מממשק פשוט להפעלה, שירות לקוחות אנושי ואפשרות להתחיל בתקופת ניסיון ללא התחייבות.

פיצ'ר התזכורות האוטומטיות פתוח ללא עלות נוספת ללקוחות במסלול של 100 מסמכים ומעלה.

לסיכום

גבייה אינה חייבת להיות תהליך מסורבל. באמצעות תזכורות אוטומטיות לתשלום ניתן להפוך משימה שחוזרת על עצמה לפעולה שמתבצעת באופן אוטומטי, עקבי ומסודר. במקום לבזבז זמן על מעקב אחרי לקוחות, אפשר לאפשר למערכת לבצע את העבודה, לשמור על תזרים מזומנים יציב יותר ולשפר את חוויית השירות של הלקוחות.

כאשר מערכת הגבייה פועלת בצורה חכמה, גם ניהול העסק הופך פשוט, יעיל ונוח יותר.

רוצים להתחיל ליהנות מתזכורות תשלום אוטומטיות? עברו למדריך המלא, הפעילו את הפיצ'ר ותנו למערכת לנהל את המעקב אחר החשבוניות הפתוחות עבורכם >>