שימוש והתממשקות אל INVOICE4U עם מערכת ZAPIER
זמן הוא המשאב הכי יקר של כל בעל עסק.
שימוש נבון והיכרות עם מגוון הכלים הטכנולוגים הקיימים היום, יכולים לחסוך לכם זמן יקר שיופנה לנושאים חשובים אחרים של שיווק ופיתוח עסקי או גם למנוחה ונושאים אישיים.
אחד הכלים היעילים יותר ליצירת תהליכים אוטומטיים מהירים, במקום לחזור שוב ושוב על פעולות ידניות מתישות הוא מערכת ZAPIER
תארו לעצמכם שתוכלו לשלוח מייל שיווקי 'ברוכים הבאים' לכל מצטרף חדש לשירות שלכם או לעדכן בהודעת SMS על מבצע חדש ללקוחות רלוונטיים, והכל בצורה אוטומטית, ממש הגדר ושכח.
המדריך הבא מסביר צעד-אחרי צעד את אפשרויות יצירת תהליכים אוטומטיים עם זאפייר מול מערכת INVOICE4U ,
בעיקר בכל הנוגע להפקת מסמכים דיגיטליים.
כדאי שתקראו, זה יחסוך לכם ה-מ-ו-ן זמן.
מה זה זאפייר ואיך זה עובד:
זאפייר היא מערכת אשר מאפשרת לאתרים ואפליקציות לדבר ביניהם.
המטרה של זאפייר היא לאפשר למשתמשים לחבר פעולות במערכות שונות ונפרדות בצורה אוטומטית וכך לאפשר עבודה יעילה יותר, מהירה יותר וחסכון משמעותי בזמן.
למעשה מדובר במערכת אשר מנגישה API שונים ומאפשרת "חיבור" ביניהם ללא צורך בידע תכנותי.
השימוש בזאפייר נעשה ע"י יצירת "זאפים", אשר כל "זאפ" מורכב (באופן בסיסי) מ"מניע" (Trigger) ו"פעולה" (Action).
המניע הוא אירוע במערכת כלשהי, אשר לאחר שהוא מתרחש פרטיו מועברים ובעזרתם נוצרת פעולה במערכת אחרת.
לדוגמה:
מתבצעת רכישה מעמוד מכירה במערכת Invoice4U (מניע) => שורה עם פרטי הרכישה מוכנסת לתוך מסמך Google docs (פעולה).
היתרון של זאפייר הוא הממשק הנוח ביצירת החיבור בין המערכות השונות – עבור מניע מתקבלים הפרטים הרלוונטיים אליו.
דוגמה עבור הפרטים המועברים לאחר רכישה מעמוד מכירה:
ביצירת פעולה ניתן להשתמש בפרטים שהתקבלו מהמניע עבור השדות השונים וכך כאשר הזאפ מופעל, המידע יועבר אל השדות המתאימים.
דוגמה עבור שימוש בפרטים הנ"ל שהתקבלו, לשם הפקת חשבון עסקה:
מה המשתמש צריך כדי להשתמש ב-Invoice4U דרך זאפייר:
- חשבון Invoice4U פעיל ופתוח ל-API. ניתן לפתוח גישה לAPI באמצעות נציגי השירות שלנו.
- פרטי התחברות למערכת שלנו (אימייל + סיסמה, נדרשים בהתחברות מערכת זאפייר אלינו. לא זוכרים פרטים אלו? נציגינו יסייעו לכם).
- חשבון זאפייר פעיל – ניתן לפתוח בחינם עם מגבלה של עד 5 זאפים פשוטים.
- כתובת האימייל עבורה נפתח חשבון הזאפייר (לשמירה אצלנו, לשימוש פנימי). יש למסור אותה לנציג invoice4u המטפל בבקשת החיבור.
פונקציות של Invoice4U אשר פתוחות לזאפייר:
מניעים:
- חשבונית מס חדשה נוצרה
- קבלה חדשה נוצרה
- חש"ק חדשה נוצרה
- חשבון עסקה חדש נוצר
- לקוח חדש נוצר
- בוצעה רכישה מעמוד מכירה
פעולות:
- הפקת חשבונית מס
- הפקת קבלה
- הפקת חש"ק
- הפקת חשבון עסקה
- הוספת לקוח
מגבלות כלליות של זאפייר:
- בדיקת המניע עבור כל הזאפים, מתרחשת במרווחי זמן לפי סוג החשבון (כל רבע שעה בחשבונות הזולים/חינם, כל 5 דקות ביקרים).
- כמות הזאפים השונים מוגבלת לפי סוג חשבון.
- מורכבות הזאפים תלויה בסוג החשבון (עבור חשבונות מסוימים ניתן להוסיף מספר פעולות לכל מניע, להוסיף תנאים למניעים ועוד…).
- כמות ההפעלות החודשית מוגבלת לפי סוג חשבון (הפעלה – כל פעם שמבוצעת פעולה ע"י זאפ). החשבון הבסיסי מתיר עד 100 הפעלות בחודש.
- בפעולות – הכנסה ידנית של אובייקטים אשר הכמות שלהם אינה ידועה מראש היא מסורבלת (פריטים, תקבולים, כתובות דוא"ל…).
קישורים:
מדריך למשתמש המתחיל:
https://zapier.com/learn/getting-started-guide/.
סרטון הדגמה ליצירת זאפ: https://www.youtube.com/watch?time_continue=118&v=v98d2tH3wfc.
פירוט חבילות זאפייר:
https://zapier.com/app/billing/plans#plan-grid
למידע נוסף ותמיכה טכנית אנא פנו אלינו
נכתב ע"י אסף שמיר
צוות פיתוח INVOICE4U
