ניהול נכון של פנקסי החשבונות שלך ימנע פסילתם ע"י רשויות המס

מאת רו"ח יורם שיפר

החוק קובע אילו ספרים ינהל כל עסק על פי קריטריונים שונים:

– תחום עיסוק.
– כמות מועסקים.
– היקף מחזור.
– ספרים מיוחדים לעסקים ספציפיים.

 לא סתם אנחנו נקראים – עם הספר!!!

לפניך רשימת ספרי החשבונות הבסיסיים, שעסק קטן שהינו נותן שירותים חייב לנהל:

ספר תקבולים ותשלומים – ספר בו ירשמו באופן כרונולוגי הכנסות והוצאות העסק על פי חשבוניות מס. ניתן לבצע את הרישום גם באמצעות תוכנה להנהלת חשבונות (חובה לוודא שהתוכנה רשומה כחוק במס הכנסה) וכמובן שתוכנת הנהלת החשבונות ucan2 יכולה כמובן להוות תחליף לספר זה.

חשבוניות מס ו/או קבלות – ניתן להפיק חשבוניות נייר באופן ידני  (חובה להדפיס את הפנקסים בבית דפוס עם כל פרטי העסק, לכרוך ולספרר מראש) או בעזרת תוכנה מתאימה.

לצורך זה פותחה גם מערכת  www.invoice4u.co.il  שניתנת לשימוש אונליין ומאפשרת משלוח חשבוניות במייל באופן מיידי. גם מערכת זו עונה, כמובן, על דרישות החוק.

חשוב מאד לזכור שיש לרשום על גבי החשבונית (מעבר לפרטי העסק שלך) את כל הפרטים החשובים האלה:

פרטי הלקוח – כתובתו ומספר זהותו (פרט למקרים של מכירה קמעונאית במזומן).

פרטי הטובין או השירות – באופן מלא ומפורט.

האמור לעיל מהווה תמצית בלבד וכדאי להתייעץ גם בנושא זה עם בעל מקצוע.

ספר הזמנות – בספר זה יש לרשום באופן מיידי את כל ההזמנות לשירות. מה הרציונל? כאשר מתבצעת הזמנה לשירות שאין בצידה תשלום, הרי נעשתה פעולה בעסק ולכאורה אין לה שום תיעוד הואיל ולא התבצע תשלום ולא הוצאה קבלה או חשבונית. הפקת הזמנה באה לתעד את הפעולה, כדי להבטיח שבעתיד לא "ישכחו" להוציא חשבונית בגין הזמנה זו.

ניתן שלא להוציא הזמנה אם השירות מבוצע בנוכחות המזמין בבית העסק של נותן השירות, ובתנאי שבגמר השירות ניתנה חשבונית מס/קבלה למזמין.

תיק תיעוד חוץ – הכוונה הינה לשמירת כל החשבוניות המתקבלות מספקים. מסמכים אלה מהווים אסמכתאות לרישומים בספר תקבולים ותשלומים.

רשימת המלאי – רישום שנועד לסוף שנת המס, אם המלאי הוא מהותי בעסקו של הנישום, ובכל מקרה שבו ערך המלאי עולה על 8,000 ש"ח. כמו כן, יש לערוך רשימת חובות של לקוחות וספקים לסוף שנת המס.

רשימת יתרות – יש לערוך רשימה של יתרות חוב של לקוחות וחובות לספקים בסוף שנת המס.

ניהול חשבון בנק עסקי – החוק דורש לנהל חשבון בנק נפרד לעסק ואין לערבב את הפעילות הפרטית עם הפעילות העסקית.

הפקדת התקבולים מהעסק – יש להפקיד לחשבון הבנק את כל התקבולים בעסק מידי יום ביומו, או ביום שלמחרת ולשמור את טופסי ההפקדה.

טיפ – החשבון יכול להיות מוגדר כחשבון פרטי על מנת לחסוך בהוצאות ניהל וכמובן שניתן לנהל בחשבון זה את הפעילות העסקית.