רישום הוצאות

מאת: יורם שיפר

כל בעלי העסקים בישראל חייבים להקפיד על ניהול פנקסי חשבונות, בהתאם לדרישות מס הכנסה ומס ערך מוסף. ניהול ספרים כולל רישום הוצאות נכון ותקני, רישום הכנסות של כספים, רישום מלאי, הפקת חשבוניות וקבלות בהתאם למועדים שנקבעו בחוק ועוד.

כדאי לדעת כי בעלי עסקים חייבים לנהל פנקסי חשבונות בהתאם לתקנות מס הכנסה (ניהול פנקסי חשבונות) ותקנות מס ערך מוסף (ניהול פנקסי חשבונות, התשל"ו-1973). במקרה של עוסק מורשה עליו לבצע רישום הכולל הוצאת חשבוניות מס וקבלות בגין כל סכום שהתקבל מהלקוחות, ועליו לבצע רישום הוצאות ולשמור על קבלות וחשבונית של הוצאות העסק. הרישום בספרי החשבונות כולל כל סכום שהתקבל בעסק כמו מזומן, אשראי, שיק (כולל שיקים דחויים), מקדמות על חשבון וכד'. גם עוסק פטור חייב לנהל פנקסי חשבונות, אלא אם הוא קיבל פטור מפקיד השומה.

מטרת הרישום היא לצרכי דיווח לרשויות המס, יחד עם זאת הפעולה חשובה גם עבור בעלי העסקים. כאשר מבצעים רישום מדויק של כל ההכנסות וההוצאות של העסק ניתן לעקוב אחר שורת הרווח, לקבל החלטות עסקיות על סמך נתוני אמת וביצועים, ולהבין בכל רגע נתון האם העסק מרוויח או לא. כיום, קל יותר לבצע רישום הוצאות והכנסות בעזרת תוכנת הנהלת חשבונות מקוונת, כל עוד התוכנה כוללת ממשק ייעודי לרישום הוצאות.

ממשק ניהול הוצאות – עושים סדר בעסק

לאחר שהבנו מדוע חשוב לרשום הוצאות והכנסות שהתקבלו בעסק, כדאי ללמוד איך עושים זאת נכון. הדרך הנוחה והיעילה לרישום הוצאות העסק היא באמצעות תוכנה להפקת חשבוניות וקבלות  באינטרנט. בתוכנה הכוללת ממשק רישום הוצאות נכנסים למסך קליטת הנתונים, במסך זה ניתן לבחור אילו נתונים מעוניינים לקלוט – הוצאות, הכנסות, ציוד, רכוש קבוע וכו'.

כאשר מבצעים רישום הוצאות במערכת יש לבחור בסיווג כל הוצאה, ומאחר ואתם אינכם מנהלי חשבונות או רואי חשבון, המערכת באה לקראתכם ומסייעת לכם לסווג את ההוצאה בקלות. התוכנה מציעה סיווגים אפשריים לסוג ההוצאה שהוספתם, לדוגמה אם תרשמו בשדה הוצאה מסוג דלק, התוכנה תסווג את ההוצאה לסיווג הנכון שהוא רכב – דלק.

בנוסף, הממשק המתקדם בתוכנה מציג את ההוצאות השכיחות ביותר שלכם, ניתן למצוא את הסיווגים בענן תגיות המופיע בחלק התחתון בממשק. כאשר מוסיפים הוצאה מסוימת בתוכנה יש לרשום את הסכום כולל מע"מ לצורך קיזוז מע"מ בהמשך. התוכנה מבצעת קיזוז מע"מ באופן אוטומטי על פי הסיווג הנבחר.

יש לציין כי יש הוצאות ללא מע"מ, לכן חשוב לרשום את ההוצאה באופן רגיל, וחשוב לרשום גם את חשבוניות המס בסיווג ההוצאות ללא מע"מ. כדי לסייע לכם, המערכת תומכת בהעלאת מסמכים ישירות מהטלפון הנייד. המערכת מזהה את שם הספק ששלח את החשבונית לפי פרמטרים כמו עוסק מורשה או שם. לאחר רישום חשבונית אחת מספק כלשהו, המערכת תזהה את שמו בפעם הבאה שתרשמו חשבונית שהתקבלה מהספק והרישום יהיה קל ומהיר יותר.

טיפים חשובים לניהול חשבונות ולרישום הוצאות במערכת

• בדף הראשי בממשק יש לסווג נכון את הרישום.
• רישום ציוד המשמש לטווח ארוך, שעלותו מעל 1,000 ₪, רושמים בסיווג קניית ציוד ורכוש.
• כל רישום הוצאות כולל מע"מ.
• יש לבצע רישום נכון של החלק היחסי המוכר מההוצאה עבור עצמאים העובדים מביתם.
• יש לרשום כל הוצאה המתייחסת לעסק, כל עוד ההוצאה נועדה לייצר הכנסה.
• מומלץ לרשום הוצאות דלק בסכום אחד, כך גם לגבי הוצאות חניה.
• חשוב לשים לב לרישום נכון של התאריכים.
• אין צורך לרשום חשבוניות מס במערכת מאחר והנתונים מגיעים מהמערכת להפקת חשבוניות.

יורם שיפר – רואה חשבון ואחד מבעלי משרד רו"ח זיו, שיפר ושות'.
יזם בתחום האינטרנט. בין היתר פיתח מערכת להנהלת חשבונות דיגיטלית
ומערכות נוספות שנועדי לסייע לבעלי עסקים להמריא גבוה.