סובלים מבלאגן? יש לנו רופאה בשבילכם!
משרד מסודר הוא לא כזה שהקלסרים מסודרים יפה על מדף בצבע תואם. משרד מסודר זו תוצאה של הבנת צרכי העסק וההעדפה של שיטת העבודה, וסדר פעולות עקבי לכל עניין.
זה בכלל לא משנה במה אתם עוסקים – הנוסחא היא תמיד אותה נוסחא, ואנחנו "רק" משבצים פנימה את סדר הפעולות בהתאם לסוג העיסוק.
למעשה, שיטת סדר אולטימטיבית אינה קיימת. כל אחד עובד על פי צרכיו והרגליו, והרעיון בכל משרד בין אם הוא ענק ובין אם הוא צנוע וביתי לייצר שיטה שתתאים בדיוק למי…שמשתמש ומתפעל את המשרד.
אז כמה שווה לכם הזמן שאתם משקיעים בחיפוש?
נגיד שסך הכל חסכתם כל יום עשר דקות ושלושים שניות (ולא, לא הגזמתי) על הצורך לחפש, עכשיו נכפיל ב-26 ימים בחודש, הרווחתם בחישוב שנתי כיומיים וחצי. וויקאנד שלם. לא שווה?
נתחיל:
- במחשב החומרים מסודרים בתיקיות לפי נושא ושנה ואני ממליצה על שימוש בתיקייה ששמה "איפה שמתי". שם נשמר אינדקס החומרים שלנו ויותר לא צריך לחפש כלום.
- מלאי. לרוב בעלי העסקים המילה הזאת מקושרת עם מחסנים וסטוקים, אבל לא בהכרח. גם אם עיסוקכם הוא מכירת שירותים ולא מוצרים, יש לכם במשרד מלאי. חבילות נייר למדפסת, מחסניות דיו, תיקיות, קצת חד פעמיים, אולי פליירים, ברושורים, חוברות מידע, מתנות קטנות שאתם מחלקים בחגים או עם סגירת עסקה, דיסק און קי, כבלים למיניהם, מטענים – לטאבלט, לנייד, לטלפון, למצלמה, סוללות גיבוי וכל מיני מכשירים קטנים שמתחברים לאנשהו, שקניתם כי חשבתם שפעם תצטרכו, או כי הם היו במבצע או כי הבטיחו לכם שהחפץ הזה הוא בדיוק מה שאתם צריכים ומעכשיו תהיו הרבה יותר יעילים ומסודרים, השיווק ינסוק מעלה ואולי יבוא שלום עולמי. תצטרכו לסמוך עליי כשאני אומרת לכם שברוב המשרדים שאני נכנסת אליהם, אפשר לחסוך מאות שקלים ויותר רק ברכישות מבוקרות ומדידות, והקצאת מקום קבוע לכל הגאדג'טים למניעת כפילויות.
- זיכויים, תלושי מתנות, המחאה מלקוח, קנס או דרישת תשלום. רובנו, בוודאי בעלי/ות העסקים שביננו, לא מוצאים את הידיים והרגליים בין כל אלה.
קנסות – הנטייה לדחות בדרך כלל מסתברת כמיותרת. לא יהיה לכם יותר כסף בעוד חודש או חודשיים, והסיכוי לעבור את התאריך ולקבל כפל קנס, הרבה יותר גדול. חשוב לכם בכל זאת לדחות? לפחות סמנו ביומן תזכורת לשבוע לפני המועד האחרון לתשלום. את הקנס הניחו במגרה או תיקייה או כל מקום אחר בתנאי שהוא קבוע, נגיש ולא עמוס במיליון מעטפות שלא נפתחו ויאבד בתוך הבליל.
דרישות תשלום- אם הן קבועות אני ממליצה על הוראת קבע. - ניירת שעוברת לרואה חשבון – שווה להמשיך ולקבל בדואר מודפס. כל היתר ממליצה מאד לבקש לקבל למייל – ולשמור בתיקיות מיועדות – למשל ביטוחים. זיכויים ותלושי מתנה: אם אתם לא מממשים מייד, שימו אותם במקום ייעודי – בארנק למשל, ותזכורת ביומן שבועיים לפני שמועד השימוש בהם יפוג.
- To do או לזכור ולא לשכוח. נגיד שאתם בדרך מכאן לשם (חס וחלילה לא בנהיגה) ונזכרים במטלה שחשוב לבצע, או עולה לכם רעיון מעניין. או מישהו מצלצל ואתם צריכים לחזור אליו. על קבוצת וואטסאפ עם עצמכם שמעתם? פותחים קבוצה ששמה –למשל to do, אתם כמובן חברים בקבוצה ומוסיפים חבר קרוב. מגדירים את הקבוצה ואז, כמה פשוט, מסירים את החבר. זה המקום שלכם להכניס כל מה שתשכחו מייד אחרי שיחלוף לכם בראש. את הקבוצה נועצים, ולא פותחים את ההודעה עד שחוזרים הביתה. טיפלתם? תמחקו!
עובדים מהבית? יש דגשים גם לזה
נניח שכל הניירת שלכם מונחת לה בערימה חיננית מסודרת בתוך נילוניות עם מדבקות. שיר השירים ממש. כל הכבוד!!!
כעת תכינו לכם רשימה לפי המדבקות על הנילוניות.
הרשימה הזו היא תשתית שיטת התיוק הפרטית שלכם.
כדאי ומומלץ להפריד ניירת ביתית מניירת עסקית.
ישנם המון אמצעים לתיוק משרדי –
בגדול, אני יודעת שקלסרים רחבים ועבים נועדו לאלה המסודרים שפשוט חולים על תיוק.
רוב האנשים אינם כאלה. ולכן אני ממליצה על כמה וכמה קלסרים דקים ונושאיים.
הקלסר הראשון יהיה זה שאליו תאספו את כל התעודות ששומרים לנצח.
בכל פעם שתמצאו נייר ששייך לקלסר הזה – בבקשה לא להתעצל ולהכניס אותו פנימה בתוך נילונית מייד. למה דווקא נילוניות? כי הן מקלות מאד על חיפוש ועל דפדוף. הכל נראה לעין בקלות. כמובן אפשר על גב הקלסר להכין רשימה של מה שיש בתוכו.
ואם למרות הכל קלסרים מעצבנים אתכם, המחשבה על לפתוח ולהשחיל ולסגור קשה לכם,
מסמכים ששומרים לנצח אפשר להכניס לקופסא, וגם להעמיד בתוך משולש ניירת.
לבסוף, הכינו תיקית תיעוד במחשב. רשמו שם מה יש לכם ואיפה זה נמצא. כך, גם אם תשכחו שהקלסר הזה נמצא על המדף העליון הגבוהה בחדר של הילד -תמצאו בקלות.
אספנו גם את כל הפתקים הקטנים שצברנו בשלוש השנים האחרונות (הממ… מי זו עדנה ולמה יש לי את מספר הטלפון שלה??? זכרתי לקנות חלב ויוגורט במאי 2008? התקשרתי לסוכן הביטוח בעניין הפנסיה לפני חודשיים?)
ואת כל המסמכים החשובים שצריך לשמור לנצח כמו תעודות על תארים ולימודים, תעודות לידה, מסמכי הקמת חברה וכדומה איגדנו לקלסר אחד.
בהחלט כברת דרך.
לדעתי בקצב הזה, אני אשאר בלי פרנסה…
רונית גור היא הבעלים של חברת דוקטור סדר, המספקת שירותי סדר מגוונים:
מיון, אריזה, סדר וארגון, פריקה וסידור לאחר מעבר דירה או משרד