מספר הקצאה הוא מספר ייחודי שמוקצה לחשבונית מס במערכת הדיגיטלית של רשות המיסים. מרגע כניסת "מודל חשבוניות ישראל" לתוקף, מספר הקצאה לחשבונית הפך לדרישת חובה עבור עסקאות שמעל סכום סף מסוים. זהו תנאי מקדים לזיכוי מע"מ על ההוצאה. המשמעות: אם לא הופק מספר הקצאה לחשבונית, הלקוח לא יוכל לקזז את המע"מ, גם אם החשבונית חוקית ותקינה.
רשות המיסים מיישמת את המודל כדי לצמצם את תופעת החשבוניות הפיקטיביות ולחזק את השקיפות הפיננסית. מדובר במהלך שמשפיע כמעט על כל עוסק מורשה שמנפיק חשבוניות מס מעל לסכום הרלוונטי.
מתי נדרש מספר הקצאה לחשבונית?
נכון לשנת 2025, נדרש להפיק מספר הקצאה לחשבונית מס כאשר:
- סכום העסקה לפני מע"מ גבוה מ־20,000 ש"ח.
- והחשבונית כוללת מע"מ מעל 3,600 ש"ח.
חשוב לדעת כי תנאים אלה חייבים להתקיים במקביל. לדוגמה, אם מדובר בעסקה בסכום גבוה שאינה חייבת במע"מ (כגון עסקה עם תושב חוץ בשיעור אפס), אין חובה במספר הקצאה. החל מינואר 2026, סף החובה ירד ל־10,000 ש"ח, וביוני 2026 ל־5,000 ש"ח. מגמה זו צפויה להימשך כחלק ממגמת הדיגיטציה של רשות המיסים.
אילו מסמכים חייבים במספר הקצאה?
מספר הקצאה נדרש רק עבור חשבונית מס או חשבונית מס־קבלה. מסמכים אחרים, כמו חשבונית זיכוי, חשבונית עצמית או מסמכי פרופורמה, אינם מחויבים במספר הקצאה בשלב זה. גם תרומות לעמותות מוכרות לפי סעיף 46 מחייבות מספר הקצאה – אך כאן, הסכום אינו רלוונטי: כל קבלה חייבת במספר הקצאה, גם אם מדובר בתרומה של כמה מאות שקלים בלבד.
איך מבקשים מספר הקצאה לחשבונית מס?
יש שתי דרכים עיקריות לבקשת מספר הקצאה:
- באופן ידני דרך אתר רשות המיסים – התחברות לאזור האישי, מילוי פרטי החשבונית ושליחת הבקשה.
נדרש להזין:
- מספר החשבונית
- תאריך ההנפקה
- מספר עוסק של הלקוח
- סכום לפני מע"מ וסכום מע"מ
- (רשות) תיאור העסקה
- באמצעות מערכת Invoice4u המחוברת לרשות המיסים– המערכת מאפשרת שליחה אוטומטית של בקשת מספר הקצאה ברגע הפקת החשבונית, ללא צורך בפעולה ידנית מצד המשתמש.
למה חשוב להקפיד על מספר הקצאה?
מספר הקצאה לחשבונית הוא לא רק עניין טכני. אם תפיקו חשבונית מס מעל הסכום שנקבע בחוק מבלי לצרף מספר הקצאה, הלקוח שלכם עלול לסרב לשלם את סכום החשבונית. למה? כי הוא לא יוכל לקזז מע"מ בגין אותה החשבונית בדוח המע"מ התקופתי. מעבר לכך, אם תוגש חשבונית כזו לרשות המיסים – היא עלולה להידחות במסגרת ביקורת.
כדי להימנע מאי נעימויות, ודאו תמיד שמספר הקצאה מופיע על גבי כל חשבונית שדורשת אותו. במיוחד בעסקים עם לקוחות עסקיים גדולים או רשויות ציבוריות – שם הדרישה נבדקת בקפידה.
דגשים וסייגים חשובים
- חשבוניות לעסקאות בשיעור מע"מ אפס (למשל שירות ללקוח מחו"ל) – אינן מחויבות במספר הקצאה, גם אם סכום החשבונית גבוה.
- חשבוניות זיכוי – אינן מחויבות במספר הקצאה כלל.
- חשבוניות עצמית – גם הן פטורות מהקצאה.
- עמותות – כל תרומה לעמותה המאושרת לפי סעיף 46 דורשת מספר הקצאה, ללא קשר לגובה התרומה.
טיפ מהשטח: אל תחכו לרגע האחרון
אם אתם מפיקים חשבוניות מס בסכומים גבוהים, השקיעו מראש ביצירת חיבור תקין לרשות המיסים דרך מערכת הנהלת החשבונות שלכם. זה יקל על העבודה השוטפת, יחסוך טעויות ויבטיח שתמיד תעמדו בדרישות החוק. מערכות שמתממשקות אוטומטית למערכת מספרי הקצאה יודעות לטפל בזה ברקע, כך שאתם חוסכים זמן ומונעים תקלות.
לסיכום ביניים – כך תוודאו שאתם עומדים בחוק
- בדקו אם סכום החשבונית לפני מע"מ עולה על הסף הרלוונטי לשנה.
- ודאו שהחשבונית כוללת מע"מ.
- בדקו את סוג המסמך – רק חשבונית מס או מס־קבלה דורשות הקצאה.
- הפיקו מספר הקצאה ידנית או דרך מערכת הנה"ח אוטומטית.
- שלבו את מספר ההקצאה בגוף החשבונית.
מספר הקצאה לחשבונית מס אולי נשמע כמו פרט טכני, אבל בפועל הוא שומר על חוקיות העסקאות שלכם, מאפשר ללקוחות לקזז מע"מ, ומונע בעיות מול רשות המיסים. כדאי להכיר, להבין ולהתנהל נכון מול השינוי שכבר כאן.
