דברים שצריך עסק חדש
"אין קיצורי דרך למקומות שאליהם שווה להגיע" (ברוולי סילס).
מאת: יורם שיפר
כשבונים בניין בונים קודם כל היסודות. מכינים את הקרקע, מה שנקרא. כך בדיוק, גם בהקמה של עסק חדש. כדי שיהיו לכם יסודות טובים לעסק, אתם צריכים לדאוג לגייס עבורו משאבים ונכסים. חלקם יהיו פיזיים כמו ציוד, מקום לעסק והון כספי להשקעה וחלקם לא יהיו מוחשיים כמו ידע, פטנט טכנולוגי, תוכנות מחשב ועד ללקוחות נאמנים.
נכון, לפעמים אנחנו שואפים להשקיע כמה שפחות ולקבל כמה שיותר. אבל כדי לייצר יתרון תחרותי בשוק ובתחום העיסוק שלכם, יש דברים שאתם פשוט חייבים לדאוג להם. ואם תירצו אפשר לדמות עסק לעציץ הנחמד שיושב אצלכם בבית וכדי שהוא יצמח צריך לטפל בו. אם תדאגו להשקות את העציץ, לדשן אותו ולדאוג לו בדיוק לכמות האור שהוא צריך אז.. קודם כל ספרו לנו איך אתם עושים את זה כי אנחנו הורגי עציצים ידועים לשמצה, תודה.
אז מה צריך העסק שלכם?
עציצים לחוד ועסקים לחוד. אנחנו כאן כדי לתת לכם את הרשימה האולטימטיבית של מה כדאי שיהיה לכל עסק, לא משנה באיזה תחום:
- תוכנית עסקית– תכנון, תכנון ושוב תכנון. נכון זה די שחוק וכבר נמאס לך בטח לשמוע על תוכניות עסקיות. אבל אם נחזור רגע לדימוי של הבניין, אין בניין שמתחילים לבנות אותו לפני שיש תוכניות בנייה סדורות, אין מטוס שטס ללא טייס שמנווט אותו ואין חגיגה בלי עוגה (טוב, זה פחות קשור, אבל זה פשוט הסתדר לנו במשפט).
האסטרטגיה העסקית היא אבן הפינה שלכם להקמת העסק והיא כוללת בתוכה את החזון של העסק, מטרות ויעדים ארוכי וקצרי טווח וגם תוכנית פעולה ששם ממש יתואר איך אתם, חברים, הולכים להשיג את אותן מטרות יפות שהצבתם לעצמכם. תוכלו לייצר תוכנית כזו לבד בעצמכם או להיעזר בחברות ייעוץ עסקי למאותגרים.
- נכסים דיגיטלים- אתר אינטרנט או דף נחיתה ועמודי סושייאל- כדי להשיג את המטרות העסקיות, נדרשות הרבה יכולות, ואחת החשובות שבהן היא יכולת שיווק טובה. בתוך הסעיף הזה, נכנסים הנכסים הדיגיטליים של העסק, שהיום הם פשוט חובה לכל עסק בשנת 2021 בואכה 2022. תקופת הקורונה עוד יותר חידדה את הצורך הזה, כשהרבה עסקים עברו לאונליין וזו הייתה הדרך היחידה שלהם למכור.
אבל גם בלי נגיף מפלצתי, העולם השתנה ונורמות הקנייה וחיפוש נותני שירותים פוטנציאלים עובר קודם כל בגוגל. ומי שלא שם…נכון, יפה, לא קיים.
לכן, תדאגו לאתר או עמוד נחיתה/מכירה מכובד שמאפשר ללקוחות פוטנציאלים להכיר אתכם ואת השירותים שלכם עם אופציות ליצירת קשר, אופציה לרכישה אונליין במידת האפשר וגם המלצות של לקוחות מפרגנים לא יזיקו.
ובאותה נשימה- צוקי, מארק צוקרברג בשבילכם, הוא חבר שיכול לעזור לעסק שלכם לצמוח ולקבל חשיפה מטורגטת לקהל היעד הפוטנציאלי שלכם. תדאגו לייצוג ברשתות החברתיות שלו- אינסטגרם ופייסבוק. יש עסקים שהמכירות שלהם מבוססים נטו על קידום בסושיאל. אתם צריכים להיות שם וכדאי גם להתאים את השפה והפוסטים לכל אחת מהפלטפורמות האלו.
- חשבון בנק ייעודי ונפרד- בואו נעשה סדר (בחשבונות), כדי לשקף ולעקוב בצורה קלה ומסודרת אחרי ההכנסות וההוצאות של העסק, מומלץ מאוד לייצר הפרדה בין החשבון שממנו אתם משלמים לגן של הילדה ועוזרים למנכ"ל וולט לבנות ארמונות לבין החשבון של העסק. למה? כי זה הכי בריא ומסודר, כן, גם אם אתם ממש קטנים ובתחילת הדרך. וטיפ קטן, אתם לא חייבים להגדיר את זה בבנק כחשבון עסקי (שבו העמלות גבוהות יותר מחשבון פרטי) כל עוד אתם עוסק פטור או מורשה. הגדירו את זה כחשבון פרטי ונהלו שם רק את צורכי העסק.
- הנהלת חשבונות וחשבוניות אונליין- כל עסק צריך מישהו שינהל את חשבונותיו ויסייע לו להתנהל מול הרשויות או בקיצור, מישהו שיתן לו קצת ראש שקט בחיים האלה. כשמדובר בעסק קטן המודל הנפוץ הוא של מיקור חוץ. הווה אומר, העסקה של מנהל חשבונות שעבר הכשרה בתחום הפיננסי. ככזה, תפקידו לייעץ לכם בכל הקשור לענייני כספים בעסק, איך לחשב הכנסות והוצאות ואיך לייצר דוחות עסקיים במהלך השנה. ובקיצור, אליו תשלחו את כל החשבוניות והדוחות והוא יסכם עבורכם דוח רווח מול הפסד. שגר ושכח, כמו שאנחנו אוהבים.
פעם, כשעוד היו עצים לבזבז (או כך לפחות חשבנו, כי היתה לנו אפס מודעות סביבתית), היינו משתמשים בפנקס חשבוניות. כן, כזה עם דף "קופי" שמוציא בסוף חשבונית מקור והעתק!
אבל מאז התקדמנו תודה לאל ולענן שמקיף את כולנו (מישהו יודע איך מגיעים אליו?) ועכשיו אפשר להפיק חשבוניות און ליין בתוכנות ענן בשניות בודדות, שגם נראות טוב, גם מקלות על תהליכי הגבייה וגם מאפשרות מעקב ותיעוד, כך ששום מסמך לא נעלם.
- תוכנות לניהול עסק- ישנן תוכנות שונות שיכולות לעזור לכם בניהול הידע, המלאי, החשבונות והלקוחות. ככל שתצטרכו יותר כאלה זה סימן טוב, כי זה אומר שהעסק גדל. הרבה מהפעולות שבוצעו בעבר בצורה פיזית עברו לפעולות וירטואליות. דוגמא אחת, היא צורת התשלום, פעם הייתם משלמים יותר במזומן על שירותים שונים והיום העברה בנקאית, כרטיס אשראי או העברה באמצעות אפליקציות כמו BIT ופייבוקס הפכו לנפוצות. ישנן מערכות סליקת אשראי שבאמצעותן תוכלו לאפשר ללקוחות שלכם לשלם לכם בנוחות ובקלות וישנן תוכנות CRM שיעשו לכם סדר בכל ניהול קשרי הלקוחות, תיעוד הפעולות העסקיות שלהם, מעקב, דיוור ועוד. הבינו את הצרכים של העסק שלכם ובחרו את התוכנות שיסייעו לכם בדרך.
- מרכזייה לעסק- כדי שתוכלו לנהל את מערכת היחסים עם לקוחות שמחפשים אתכם בצורה טובה, יעילה ונוחה, כדאי שתהיה לכם מרכזייה אלקטרונית. אבל מה היא עושה בעצם? באמצעות מרכזיה, תוכלו לאתר את המתקשרים, לחזור אליהם, להפנות לשלוחות שונות, וגם לספק שירותי מערכת שונים. ישנן מרכזיות שונות שמותאמות לעסקים קטנים, בינוניים וגדולים.
היום קיימת מרכזיה וירטואלית לעסקים, שמבוססת על IP ונמצאת על שרת מרוחק ומתופעלת על ידי ספק השירות. היתרון: חיסכון בעלויות הקמה ותחזוקה ופאנל ידידותי שחוסך את הצורך במוקדן טלפוני שיתפוס לכם מקום ויאכל את כל העוגיות בעסק.
- מקום, ציוד ומלאי- כל עסק צריך ציוד המותאם לו וכמובן מקום שממנו מתבצעת העבודה. הפיתוי לקנות ציוד חדש הוא גדול אבל כדאי לנסות להוזיל עלויות ברכישת ציוד יד שניה. ביחוד בתחילת הדרך, שבה אתם עדיין קטנים, לא הוכחתם רווחיות ואתם לא יודעים מה עתיד לבוא. תוכלו לחפש באתרי יד שניה ולפני הרכישה, חשוב שתבדקו שהציוד מתאים לכם בכמות ובאיכות שאתם זקוקים לה.
עכשיו, כשיש לנו את זה, אל תשכחו שמעבר לכל הדרישות האלה בסך הכל עומדים אנשים, אז תהיו שירותיים, אופטימיים ובעלי אמונה ותתמידו גם בתקופות פחות טובות. שיהיה המון בהצלחה!
יורם שיפר – רואה חשבון ואחד מבעלי משרד רו"ח זיו, שיפר ושות'.
יזם בתחום האינטרנט. בין היתר פיתח מערכת להנהלת חשבונות דיגיטלית
ומערכות נוספות שנועדי לסייע לבעלי עסקים להמריא גבוה.
