חשבונית פרופורמה

מאת: יורם שיפר

מדובר באחד מהמסמכים הנפוצים ביותר במערכת היחסים בין ספק שירות ללקוח שלו, ועם זאת קיימת חוסר ודאות לגבי אופן השימוש בחשבונית זו. אם כך, מהי בעצם חשבונית פרופורמה, מי משתמש בחשבונית עסקה ומתי מפיקים אותה?

חשבונית פרופורמה או בשמה המוכר יותר –  חשבונית עסקה

חשבונית פרופורמה נקראת גם חשבונית עסקה, ולמעשה היא מסמך מוכר שכל בעל עסק מורשה להפיק עבור כל עסקה שבוצעה עם לקוחותיו לצורך תיעוד העסקה ובקשת תשלום מהלקוח. לכן, לא פעם יש בעלי עסקים המכנים חשבונית מסוג זה כמסמך המהווה דרישת תשלום – אך משמעות המסמך נשארת זהה. חשבונית פרופורמה מהווה תיעוד להסכמה בין שני הצדדים לביצוע העסקה, ותיעוד זה משמעותי גם עבור בעל העסק המוכר את המוצר\מספק את השירות וגם עבור הלקוח, ומונע אי הסכמות וחוסר שקיפות לגבי העסקה. 

למרות שמה שיכול להטעות, חשבונית העסקה אינה מחייבת את בעל העסק לדווח עליה לרשויות המס, לכן אם מפיקים את החשבונית ללקוח מסוים אין תשלום מס לרשויות, והמס ישולם רק לאחר הפקת חשבונית מס. ניתן להפיק חשבונית פרופורמה באמצעות המחשב, אך אם יש לכם תוכנה להפקת חשבוניות וקבלות תוכלו למצוא בה אפשרות להפקת חשבוניות עסקה. כך לדוגמה, בתוכנה המתקדמת והוותיקה של  Invoice4uניתן להפיק את המסמך בקלות ולשלוח אותו ישירות ללקוח.

חשבונית פרופורמה מופקת על ידי העסק ונשלחת ללקוח, ועסקים אשר מוגדרים כעוסק פטור או מורשה רשאים וכדאי להם להנפיק מסמך זה כדי לדחות את תשלומי המע"מ. לפיכך, חשבוניות הפרופורמה הן פתרון מצוין לבעלי עסקים במקרים בהם קיים פער משמעותי בין מועד ביצוע עסקה מסוימת לבין המועד בו התקבל התשלום מהלקוח. עם זאת, כדאי לדעת כי קבלנים וסיטונאים אינם רשאים להפיק חשבונית עסקה. עצמאים ובעלי עסקים קטנים ובינוניים רשאים להוציא חשבונית פרופורמה כל עוד הם עומדים בתנאים הבאים:

• עצמאי המוגדר כנותן שירות שמחזור העסקאות השנתי שלו נמוך מ-15מיליון ₪.
• יצרנים המעסיקים עד 6 עובדים שמחזור העסקאות השנתי שלהם עד 1.95 מיליון ₪.
• קמעונאים שמחזור העסקאות השנתי שלהם הוא עד 1.95 מיליון ₪.

מתי משתמשים בה? 

במדינת ישראל כל ביצוע של עסקה מחויב בדיווח לרשות המיסים, ובעקבות זאת יש להפיק חשבונית מס  עבור כל עסקה, כאשר עוסק פטור ועמותות חייבים להוציא קבלות לצורך תיעוד העסקה ולדיווח. יש לציין כי לאחר הוצאת חשבונית מס העצמאי חייב לשלם מס ערך מוסף, ולאחר קבלת התגמול עליו להפיק קבלה ללקוח. אם העצמאי מפיק חשבונית פרופורמה הוא יכול לדחות את תשלום המע"מ מאחר ואין צורך לדווח לרשויות המס על חשבוניות עסקה, וכך דוחים את שתלום המס עד לאחר קבלת התגמול מהלקוח. 

בנוסף, בעלי עסקים העוסקים בייצוא וייבוא מוצרים לארץ ולחו"ל מחויבים בניהול חשבונית פרופורמה ובה הם מחויבים לדווח לרשות המיסים על המוצר שנשלח, למי הוא מיועד ומה שווי המוצרים שנשלחו וזאת בכדי שיוכלו לשלם את המיסים הנדרשים לרשויות המיסים והמכס. 

איך מפיקים את החשבונית? 

חברת Invoice4u מעמידה לרשותכם תוכנה חכמה ומתקדמת לניהול חשבוניות וקבלות דיגיטליות ומגוון מערכות לניהול יעיל וחכם של העסק. בעזרת המערכת של Invoice4u ניתן להפיק בכמה קליקים מהירים חשבוניות עסקה ללקוחות הרשומים בתוכנה או ללקוחות חדשים, כך ניתן לתעד את העסקאות, לעקוב אחד גביה מלקוחות, לנהל טוב יותר את העסק ולהימנע מצרות מול רשות המיסים. 

אם אתם מעוניינים להשתמש בשירותי החשבונאות הדיגיטליים שלנו, שכוללים גם חשבוניות פרופורמה וכלים מתקדמים נוספים, אתם מוזמנים ליצור עמנו קשר ונדאג לספק לכם את מבוקשכם.

יורם שיפר – רואה חשבון ואחד מבעלי משרד רו"ח זיו, שיפר ושות'.
יזם בתחום האינטרנט. בין היתר פיתח מערכת להנהלת חשבונות דיגיטלית
ומערכות נוספות שנועדי לסייע לבעלי עסקים להמריא גבוה.