הסבר על מסמכים חשבונאיים וההתנהלות איתם

מאת רו"ח יורם שיפר  

בעלי עסקים רבים וגם כאלה המתכוונים להיות בעלי עסק חשים מבוכה גדולה כאשר מדברים אתם על "חשבוניות, קבלות , חשבונות עסקה" וכל מה שביניהם…..

רבים אינם מודעים לאופן בו צריך להתנהל בעל עסק ביחס למסמכים החשבונאיים אותם הוא אמור להפיק ואיתם הוא צריך להתנהל באופן שוטף.

הנה הסבר שיכניס קצת סדר לנושא.

הגדרות

חשבון עסקה – מסמך אשר מהווה דרישת תשלום ואשר אינו נרשם בספרי החשבונות.

חשבונית מס – מסמך אשר יוצר חבות של המקבל לתשלום תמורת מוצרים או שירותים,

מסמך זה חייב ברישום בספרי החשבונות .

קבלה – במסמך זה יש לרשום את פרטי התקבול שמגיע לעסק והוא חייב להיות מופק מיד עם (לא לפני ולא אחרי) קבלת תקבול (הרחבה בעניין מופיעה בספר:  רשויות המס והעסק – מדריך ההישרדות , בפרק "חובת רישום תקבולים"). מסמך זה אינו חייב ברישום בספרי החשבונות של עסק המנהל ספרים בשיטה חד צידית.

חשבונית מס/קבלה – מסמך המשלב בתוכו חשבונית כאמור לעיל וקבלה כאמור לעיל.  נהוג להפיק מסמך זה כאשר התקבול ניתן במעמד ביצוע העסקה.

תיאור תהליך הפקת מסמכים בשיטת מזומן

בשלב ראשון מופק ללקוח חשבון עסקה. מסמך זה מחייב את כרטיס הלקוח, אולם לא נרשמת הכנסה בהנהלת חשבונות, הואיל והכנסות נרשמות אך ורק על סמך חשבונית מס או חשבונית מס/קבלה.

הערה – חשבון עסקה אינו מצריך דיווח למע"מ ולמס הכנסה.

עם קבלת התשלום, קיימות שתי אפשרויות :

אפשרות א': מתקבל סכום לתאריך "מזומן" (נוכחי) או לתאריך פירעון בחודש השוטף.
במקרה זה יש להפיק חשבונית מס/קבלה. מסמך זה יש לרשום כהכנסה במערכת הנהלת החשבונות.

תיאור התהליך

מפיקים חשבון עסקה   >    עם קבלת התקבול מפיקים חשבונית מס קבלה

אפשרות ב' – מתקבלת המחאה או המחאות דחויות.

במקרה זה יש להפיק קבלה עם פרטי התקבולים ומועדי הפירעון.

אחת לחודש יש להפיק חשבונית בגין ההמחאות שמועד פירעונן חל בחודש השוטף .

תיאור התהליך

מפיקים חשבון עסקה  >  מפיקים קבלה   >  מפיקים חשבונית במועד פירעון התקבול

תיאור התהליך בשיטה המצטברת

מפיקים חשבונית מס עם ביצוע העסקה, ומוציאים קבלה עם קבלת התשלום.
תיאור התהליך

מפיקים חשבונית מס   >   עם קבלת התקבול מפיקים קבלה