חשבוניות ועד בית

מאת: יורם שיפר

לכל בית משותף חייב להיות ועד בית המשמש כנציגם של הדיירים בבניין, כלומר נציגות של בעלי הדירות. ועד בית אחראי בין השאר על ניהול תקין של הבית המשותף, הוועד אחראי לבצע תיקונים הדרושים לתחזוקה של הרכוש המשותף, לרבות ניקיון שוטף של הלובי, השטחים הציבוריים בבית המשותף, חדר המדרגות, חניון ועוד.
ועד בית מתמנה באסיפה כללית בה בוחרים בעלי הדירות את נציגי הוועד, אלא אם נקבע אחרת בתקנון הבית המשותף. כיום, יש בנייני מגורים בהם עד הבית מונה רק נציג אחד (או יותר) של בעלי הדירות, והאחזקה השוטפת מבוצעת ומנוהלת על ידי חברת ניהול מבנים שמחליפה את נציגות הדיירים.

לאחר רישום הבית בפנקס הבתים המשותפים, באחריות המפקח על רישום המקרקעין למנות נציגות זמנית לבניין, עד שבעלי הדירות יבחרו את הנציגים לוועד הבית בהתאם לתקנון. לוועד בית יש תפקידים רבים ומשמעותיים כמו פתיחת וניהול חשבון בנק על שם הוועד, גביית תשלומים מהדיירים, התקשרות עם ספקים, בעלי מקצוע ונותני שירותים לצורך אחזקה של הרכוש המשותף והתשתיות בבניין, אחריות על ניקיון במבנה, גינון, בדיקות שוטפות כמו מעליות, הדברה ועוד.

ניהול ספר הכנסות והוצאות

ועד בית חייב לנהל ספר הכנסות כנדרש בתקנות, עליו לערוך דו"ח כספי אחת לחצי שנה ולנהל את ההכנסות וההוצאות על ידי גזבר הוועד. לכן, ועד בית חייב להקפיד על הפקת חשבוניות וקבלות, וכיום אפשר להשתמש בתוכנה דיגיטלית ומקוונת (אונליין) לניהול ולהוצאת חשבוניות ועד בית, לרישום הכנסות והוצאות ולהפקת דוחות כנדרש בחוק.
כדאי לדעת כי בעבר הלא רחוק נאלצו נציגי וגזברי ועד הבית לנהל את ספר ההכנסות וההוצאות בצורה ידנית. הפעולה גרמה לטעויות אנוש, לסכסוכי שכנים, לניהול לא תקין, להוצאות מיותרות ללא פיקוח ובקרה ולמגוון בעיות נוספות. לכן, האגודה לתרבות הדיור וגורמים מקצועיים רלוונטיים נוספים ממליצים לכל ועדי הבתים, בכל האזורים במדינה, לבחור תוכנת חשבוניות ועד בית המסייעת לגזבר ולנציגי הוועד לפקח על הגבייה וההוצאות, להוציא קבלות בזמן ובמהירות, לפקח על היתרה בחשבון בנק ולתכנן היטב את ההוצאות הדרושות לתיקונים ולאחזקת הבית המשותף.

מה החוק אומר לגבי הוצאת חשבוניות ועד בית?

החוק בישראל מחייב כל בית משותף למנות ועד המורכב נציגי הדיירים, ובנוסף החוק קובע כי ועד הבית חייב לנהל ספר הכנסות והוצאות. עד לאחרונה, ועדי בתים ניהול את ספר ההכנסות וההוצאות באופן ידני ובעזרת ספרי קבלות וחשבוניות מודפסים בבית דפוס. העידן הדיגיטלי הגיע גם אל ועדי הבתים המשותפים, וכיום אפשר להשתמש בתוכנה ייעודית להוצאת חשבוניות ועד בית, התוכנה כוללת כלים רבים לניהול תקני של ההוצאות וההכנסות של ועד הבית.

הגזבר אחראי על כספי ועד הבית, והחוק קובע כי תפקידו לקבל חשבונית בגין כל הוצאה של הוועד הבית המשותף, להפיק קבלות עבור הכנסות למשל קבלות לדיירים המשלמים דמי ועד בית, לנהל את דו"ח ההכנסות וההוצאות, לערוך דו"ח כספי אחת לחצי שנה ולנהל את חשבון הבנק. ניהול הכספים הוא מורכב ומאתגר, ובעזרת תוכנה ייעודית הגזבר יכול לבצע את תפקידו היטב וללא טעויות, והדיירים יכולים לקבל תמונת מצב עדכנית בכל רגע ובשקיפות מלאה.

מדוע כדאי להפיק חשבוניות וקבלות דיגיטליות ולא רגילות?

החוק בישראל מחייב את הגזבר לנהל פנקס תשלומים, אך זמנם של הפנקסים הידניים חלף מהעולם וכיום ועדי בתים עוברים לתוכנה הממוחשבת. התוכנה הייעודית לוועד בית נוחה לשימוש, אין צורך לעבור קורס הנהלת חשבונות, והגזבר יכול לבצע את תפקידו היטב וללא טעויות. המעבר לתוכנה מאפשר לדיירים לפקח על ניהול ההוצאות וההכנסות, ליהנות משקיפות מלאה, והגזבר מפיק חשבוניות וקבלות בקליק מהיר, ללא צורך להדפיס ולהשתמש בנייר.

יורם שיפר – רואה חשבון ואחד מבעלי משרד רו"ח זיו, שיפר ושות'.
יזם בתחום האינטרנט. בין היתר פיתח מערכת להנהלת חשבונות דיגיטלית
ומערכות נוספות שנועדי לסייע לבעלי עסקים להמריא גבוה.