חותמת לעסק – כל מה שצריך לדעת בנושא
הכירו את החותמת לעסק
מתכננים להקים עסק חדש בקרוב? האם הקמתם עסק לאחרונה ועדיין לא הזמנתם חותמת לעסק? ובכן, בתהליך הקמת עסק חדש יש לרכוש חותמת עסקית, החותמת משמשת אתכם לחתימה מהירה על מסמכים חשובים ורשמיים, והיא הופכת את המסמך לפורמלי ומחייב, אך חשוב לזכור כי עדיין חלה חובה עליכם לחתום ידנית על המסמכים הרשמיים והחשובים שאתם מפיקים.
כדי להבין מהי חותמת לעסק ומדוע היא חשובה עבורכם פנינו למומחים של Invoice4u כדי שיעשו לנו סדר בנושא.
חותמת לעסק חייבת לכלול את שם העסק ומספר העוסק שנקבע על ידי רשויות המס, בדרך כלל ח"פ או ת"ז של העוסק. ניתן למתג את החותמת ולהוסיף לוגו ופרטים נוספים, לכן כדאי להזמין את הפריט מחברות המתמחות בעיצוב ובייצור חותמות עסקיות. מעבר לחותמת העסקית הרשמית ניתן להזמין חותמות נוספות לעסק כדי לייעל את העבודה, למשל חותמת עם דיו אדום וכיתוב "בוטל" לסימון מסמכים מבוטלים, חותמת בצבע ירוק עם כיתוב "מאושר", חותמת תאריך וכיוצא בזה.
חותמת לעסק – מי צריך?
באופן כללי, החוק בישראל מחייב את כל העסקים, לרבות עסקים קטנים, להחזיק חותמת בבית העסק. מאחר ועסקים רבים עברו להשתמש בתוכנות להנהלת חשבונות באינטרנט ובתוכנות מקוונות להפקת חשבוניות וקבלות ירוקות, יש להצטייד גם בחתימה אלקטרונית, בהתאם לדרישות החוק.
חשוב לדעת כי השימוש בחותמות הלך כבר בעת העתיקה, כאשר החותמת שימשה כפריט מקצועי המפגין את חשיבות האדם והיא נחשבה לפריט יוקרתי. בעבר הרחוק היה נהוג להשתמש בחותמת שעווה, כמו החתימה של הנוטריונים ועורכי הדין, ועיקר השימוש בחותמות היא שמור למלכים ולאנשי האצולה.
כיום, עצמאים וחברות משתמשים בחותמת ככלי חיוני ופרקטי, כאשר מעבר לשימוש הסטנדרטי לאישור מסמכים ולהענקת נופך רשמי למסמך פורמלי של בית העסק, החותמות תורמות גם למיתוג העסק ולבידול ממתחרים. לכן, כדאי להשקיע זמן ומחשבה בעיצוב החותמת, ויש סוגים שונים של חותמות.
באילו מקרים אין צורך בחותמת לעסק?
כל העצמאים והעסקים בישראל נדרשים להחזיק חותמת עסקית, את החותמת מזמינים בדרך כלל בשלב הקמת העסק. כיום, יש אפשרות לוותר על החותמת אם מנהלים עסק מקוון לגמרי ולא מדפיסים בו מסמכים, אלא רק מפיקים מסמכים באמצעות תוכנה מוכרת ומאושרת על ידי רשות המיסים. במקרה זה, ניתן להוציא חתימה דיגיטלית הנדרשת להוספה על המסמכים המקוונים והדיגיטליים כמו חשבוניות, קבלות, הצעות מחיר וכדומה.
האם ניתן להשתמש בחתימה דיגיטלית?
חוק חתימה אלקטרונית משנת 2001 מסדיר את השימוש בחתימה אלקטרונית, ולאחר תיקון החוק בשנת 2018 הורחב השימוש בחתימה מסוג זה. בחוק הישראלי הוגדרו 3 סוגי חתימות, ולכל חתימה יש משקל ראייתי אחר. חתימה אלקטרונית רגילה מתאימה לחתימה על הסכמים מסמכים שכיחים ויומיומיים כמו הסכמי סודיות, טופס הזמנה, אישור הזמנה, חשבונית דיגיטלית, הסכם רכש וכו'.
חתימה אלקטרונית מאושרת היא החתימה המאובטחת ביותר מאחר והיא מסופקת על ידי גורם חיצוני מוסמך על פי החוק, והיא מבטיחה שהחתימה באמת מאובטחת לכן היא מהווה ראיה שהמסמך נחתם על ידי האדם המחזיק בחתימה האלקטרונית המופיעה על המסמך.
חשוב לזכור כי בתקופת הקורונה העסקים עברו לעבוד מרחוק, ונדרש פתרון מקצועי ויעיל המתאים לרוח התקופה. לכן, החתימה הדיגיטלית מחליפה כיום את השימוש בחותמת העסק, אך עדיין כדאי להחזיק חותמת על מנת לחתום בקלות על מסמכים מודפסים וידניים.
מה החשיבות של חותמת עבור בעלי עסקים?
- חותמת לעסק משמשת לחתימה מהירה ונוחה על מסמכים חשובים ורשמיים.
- החותמות מייעלות את העבודה בעסק.
- החותמת כוללת פרטים על העסק וניתן למתג אותה.
- מיתוג ובידול ממתחרים.
