"הצ'ק בדרך" – עשר דרכים להתמודד עם לקוחות קשי גבייה
אולי זה קשה אבל משתלם
רוב העצמאים ובעלי העסקים במדינת ישראל מתמודדים עם מוסר תשלומים לקוי ובעייתי ועליהם להתמודד עם קשיי גביית כסף מהלקוחות. כל עצמאי וכל בעלים של חברה בע"מ יודע כי ההתמודדות עם לקוחות קשי גבייה גוזלת זמן ומשאבים רבים, ואין עוסק שלא שמע הבטחות כמו "הצ'ק" בדרך" וכנראה שהוא לא הגיע בגלל שירותי דואר ישראל. לכן, הגיע הזמן להתמודד עם אחת מהתופעות המאתגרות ביותר בחיי בעלי העסקים בארץ, ובמדריך זה נציג בפניכם 10 דרכים להתמודדות עם קשיי הגבייה.
חשוב לציין כי ניתן להימנע מקשיי גבייה אם נוקטים במדיניות גביית תשלומים מהלקוחות המקטינה את הסיכון להיווצרות חובות אבודים, וכך גם נמנעים ממרדף ממושך ומתיש אחר לקוחות חמקניים המוצאים פעם אחר פעם תירוץ לעיכוב ולדחיית התשלום.
10 טיפים לגביית תשלומים יעילה יותר
תשלום שוטף – בעולם העסקים המקומי הושרש הנושא של תשלום שוטף ולא מעט ארגונים, חברות גדולות ומוסדות מוכנים לקבל שירות רק מעסקים המציעים להם אשראי שוטף +30, 60 או 90. כדאי לדעת כי בעל עסק שמספק תשלום באשראי שוטף +60 נאלץ להמתין כמעט 3 חודשים עד קבלת התשלום, ואם הוא הוציא חשבונית כחוק עליו לשלם את המע"מ עוד לפני קבלת התשלום מהלקוח, ויש לכך השפעה על תזרים המוזמנים.
מומלץ להקפיד על תנאי התשלום המתאימים ביותר לעסק ולמצבו הפיננסי, ולעיתים חייבים לקבל החלטה אמיצה ולהסתכן באובדן הלקוח. כדי להימנע מתשלום המע"מ לפני קבלת התמורה כדאי לכל פרילנסר ולכל עוסק להוציא חשבונית עסקה וכף מוציאים חשבונית מס קבלה רק לאחר קבלת התשלום. החוק מתיר לעצמאים להוציא חשבונית עסקה כדרישת תשלום וכמסמך לתיעוד העסקה, וכך נמנעים מתשלום מיסים לפני קבלת התמורה.
לקבל מראש צ'ק ביד – לקוחות רבים מבטיחים לבעלי העסקים כי הם יחתמו היום על הצ'ק וישלחו אותו בדואר. זו שיטה ידועה ומוכרת לדחיית התשלומים על ידי הלקוחות, והפתרון לתופעה זו הוא לבקשה מהלקוח להכין צ'ק חתום ולהודיע לו שבאים פיזית לאסוף את הצ'ק. אם הלקוח מתעקש לשלוח את הצ'ק בדואר ככל הנראה הוא מנסה לעכב את התשלום ובמקרה זה אפשר להיות יותר אסרטיביים ולדרוש את הצ'ק מראש.
דרישה לתשלום מראש – כדי להימנע ממרדף אחר לקוחות המנסים לדחות ולעכב תשלומים עוד ועוד כדאי לשנות את מדיניות התשלומים בעסק ואפשר לדרוש תשלום מראש לפני אספקת המוצר או מתן השירות. לכן, במקום תשלום בתנאי שוטף 30 ניתן לדרוש תשלום במקום לפני ביצוע העסקה, יש גם אפשרות לדרוש תשלום חלקי מראש על מנת לקדם את העסקה ומתן השירות ללקוח.
העברה בנקאית כתנאי לעסקה – עוסק מורשה או פטור יכול לדרוש מהלקוח לבצע העברה בנקאית כתנאי לקבלת השירות או המוצר. העברה בנקאית נחשבת לאמצעי תשלום בטוח, מהיר ונגיש, וניתן לקבל אסמכתא דיגיטלית על התשלום ולקדם את העסקה. כך אין צורך להסתבך עם צ'קים והבטחות כי הצ'ק בדרך.
מדיניות גבייה בבית העסק – לכל חברה בע"מ ולכל עוסק יש בעיות גבייה מול חלק מהלקוחות, לכן כדאי לקבוע מדיניות גביית תשלומים וחובות. יש עסקים שבהם נהוג להכין דוח חייבים לקראת סוף החודש או לפי מועדי התשלום, ונציג מהעסק מתקשר ללקוחות החייבים ומזכיר להם על החוב הפתוח. בעסקים אחרים מקדימים את שיחת הטלפון ומתקשרים ללקוחות שצריכים לשלם בקרוב כדי להזכיר להם אודות התשלום וניתן לנצל את השיחה לסמול טוק ולהידוק הקשרים עם הלקוחות. אם משתמשים במערכת לניהול העסק ניתן לשלוח באמצעות התוכנה התראות ובקשות לדרישת תשלום או פירעון החוב למייל או לסלולר.
לעבור למערכת דיגיטלית להפקת חשבוניות – מומלץ לכל בעלי העסקים לעבור למערכת דיגיטלית להפקת חשבוניות וקבלות. המערכת המקוונת בענן כוללת כלי ניהול מתקדמים ומעבר לנוחות הוצאת החשבוניות והחיסכון בנייר ניתן לעקוב בקלות אחר לקוחות שלא שילמו בזמן. המערכת מאפשרת לעצמאים לעקוב אחר התזרים, לבדוק אלו לקוחות עדיין לא שילמו ולשלוח הודעה לבעלי החוב להסדיר את התשלום. מומלץ לכל בעלי העסקים להשתמש במערכת דיגיטלית להוצאת חשבוניות, וכדאי לדעת כי עלות המנוי החודשי נמוכה והמעבר לתוכנה החכמה מבטיח יתרונות רבים וחיסכון ניכר בזמן ובמשאבי העסק.
תשלום באמצעות מערכת סליקת אשראי – כדאי להתייחס למגבלות התשלום החלות על פי חוק המזומן, והפתרון הוא לאפשר ללקוחות העסק לשלם באמצעות מערכת סליקת אשראי מתקדמת ומאובטחת. רוב הישראלים מעדיפים לשלם באמצעות כרטיסי אשראי, אך חשוב לבחור נכון את מערכת הסליקה ויש להשוות עמלות ועלויות נלוות. כאשר העסק שולח חיוב אשראי הלקוח חייב לשלם על מנת לקדם את העסקה, ולאחר התשלום המערכת מפיקה אוטומטית חשבונית מס קבלה.
לא לספק שירות ללקוחות חייבים – אם יש לקוח בעייתי עם מוסר תשלומים לקוי אפשר להפסיק לתת לו שירות, גם אם מדובר בלקוח גדול. לפני שמפסיקים לתת שירות כדאי לשוחח עם הלקוח או לשלוח התראה על הסדרת החוב לפני המשך מתן השירות או אספקת מוצרים.
לגייס לקוחות איכותיים יותר – גביית חובות מלקוחות היא משימה שאף עצמאי לא אוהב לבצע, אם יש בעסק לקוח בעייתי כדאי להשקיע את הזמן בחיפוש אחר לקוחות חדשים ואיכותיים יותר, וכך ברגע המתאים אפשר לשחרר לדרכו את הלקוח הבעייתי ולהפסיק לתת לו שירות.
לא לפחד מהגשת תביעה – יש מקרים שבהם לא מצליחים לגבות את החוב מהלקוח, ובמקרה זה כדאי לפנות לבית המשפט לתביעות קטנות. לא חייבים לקחת עורך דין כדי לנהל תביעה בבית המשפט לתביעות קטנות ולמרות העומס והאטיות של מערכת בתי המשפט ניתן במקרים רבים לגבות את החוב ולא לוותר עליו בקלות.
