פתיחת עסק
הרשו לעצמכם להצליח. אנחנו כאן לסייע לכם.
מאת: יורם שיפר
ישראלים רבים מעוניינים להקים עסקים חדשים, ועל פי נתוני הלשכה המרכזית לסטטיסטיקה כ-45,000 עסקים חדשים נולדים בכל שנה. כדי לפתוח עסק חדש יש להישמע לחוק, ובשלב הראשון היזם צריך לבחור את צורת ההתאגדות העסקית המתאימה לו ביותר. יש שלושה סוגי עוסקים המוכרים בחוק הישראלי וברשויות המס – עוסק פטור, עוסק מורשה וחברה בע"מ. כדי לבצע עסקאות ולקבל תשלום מהלקוחות, יש לפתוח תיק במע"מ, במס הכנסה ובביטוח לאומי, עדיף בעזרת מייצג מנוסה כמו רואה חשבון מוסמך.
רגע לפני פתיחת עסק חדש יש לקבל החלטות חשובות ובעלות משמעויות פיננסיות, משפטיות ועסקיות. לכן, מומלץ לכל היזמים לפנות לייעוץ עסקי כדי להכין תוכנית עסקית מפורטת ומסודרת, לבחור נכון פתרונות מימון ואשראי, ולקבל החלטה שקולה ועניינית לגבי צורת ההתאגדות העסקית.
סוגי העוסקים
כאמור, בשלב הראשון לפתיחת עסק עצמאי יש לבקר בלשכת מע"מ הקרובה ביותר לכתובת העסק או לכתובת המגורים של העצמאי. במע"מ ממלאים טופס ייעודי לפתיחת עסק, יש לציין מהו מחזור העסקאות השנתי הצפוי בשנה הראשונה לחיי העסק החדש, ובהתאם לכך פקיד השומה קובע את צורת ההתאגדות.
בתקנות מס ערך נוסף נקבעה תקרת ההכנסות השנתית לעוסק פטור, נכון לשנת 2021 התקרה עומדת על 99,893 ₪. עוסק פטור לא רשאי לגבות מע"מ מהלקוחות והוא אינו יכול לקזז מע"מ מההוצאות והרכישות שלו, זו צורת ההתאגדות הפשוטה והזולה ביותר ואין חובת דיווחים מידי חודש או חודשיים לרשויות המס.
יחד עם זאת, בתקנות המס נקבעו עיסוקים ומקצועות המחייבים פתיחת עסק בצורת התאגדות של עוסק מורשה, ללא תלות במחזור ההכנסות השנתי, לכן בעלי מקצוע ונותני שירותים כמו רופאים, עורכי דין, רואי חשבון, יועצים, מהנדסים, בעלי גן פרטי או בית ספר, אדריכלים, נותני שירותים בתחום האירועים והתרבות ועוד – חייבים לפתוח עוסק מורשה.
עוסק מורשה אינו מוגבל מבחינת מחזור ההכנסות השנתי, הוא חייב לגבות מע"מ בכל חשבונית שהוא מוציא ללקוחותיו והוא רשאי לקזז מע"מ תשומות. עוסק מורשה חייב בדיווח חודשי או דו חודשי לרשויות המס, את הדיווחים מומלץ להכין ולהגיש בעזרת רואה חשבון מייצג.
צורת ההתאגדות השלישית היא חברה בע"מ (בערבון מוגבל), יש יתרונות לפתיחת עסק עצמאי כחברה בע"מ כמו תדמית של עסק גדול ומצליח, הפרדת האחריות המשפטית האישית של בעלי המניות והדירקטורים מאחר והחברה מוגדרת כישות משפטית נפרדת לבעליה, תשלומי מס נמוכים יותר בגלל מס החברות ועוד.
פתיחת תיק במע"מ
פתיחת עסק חדש מתחילה בפתיחת תיק במע"מ, יש למלא טופס 821 משולב עם טופס 821 א', עבור עצמאי (עוסק פטור או עוסק מורשה) או עבור חברה בע"מ (תאגיד). חשוב לצרף את המסמכים הנדרשים כמו צילום תעודת זהות וספח, צ'ק מבוטל, חוזה שכירות לעסק (אם יש) ועוד. פתיחת עסק בצורת התאגדות של חברה בע"מ מחייבת גם תעודת רישום מרשם החברות, תקנון, פרוטוקול הקמת עסק, צילום ת"ז של הדירקטורים, אישור על ניהול חשבון בנק עסקי ומידע על הרכוש.
פתיחת תיק במס הכנסה
הצד הבא לצורך פתיחת עסק חדש הוא מילוי טופס 5329 עבור תיק לעצמאי או טופס 4436 עבור חברה. את הטופס יש להגיש בכתב לפקיד השומה במס הכנסה, חשוב לצרף את כל המסמכים הדרושים לפתיחת התיק, וניתן לבצע את הרישום באופן מקוון, לבד או על ידי מייצג מוסמך, ולא חייבים להגיע פיזית למס הכנסה.
אם מתכננים להעסיק עובדים בעסק החדש יש לפתוח תיק ניכויים במס הכנסה.
פתיחת תיק בביטוח לאומי
לאחר פתיחת התיקים במע"מ ובמס הכנסה יש לפתוח תיק גם במוסד לביטוח לאומי. יש למלא טופס 6101T, לצרף מסמכים על פי דרישה, ולאחר פתיחת התיק מקבלים בדואר פנקס תשלומים. אם העסק מעסיק עובדים יש למלא בנוסף גם טופס 102 – דין וחשבון על העסקת עובדים.
רישום חברה ברשם החברות
כאשר פותחים חברה יש לרשום אותה במאגר של רשם החברות, יש למלא טופס לרישום חברה ולהחתים עורך דין, לצרף מסמכים נדרשים כמו הצהרת בעלי המניות, הצהרת דירקטורים ותקנון חברה.
פתיחת עסק מחייבת את הבעלים לבצע ניהול ספרים כחוק, להפיק חשבוניות וקבלות, לרשום את ההוצאות וההכנסות ולשלוח דיווחים בזמן לרשויות המס, למשל דו"ח שנתי. לבעלי העסקים יש זכויות ולא מעט חובות, לכן חשוב לבחור היטב רואה חשבון וכדאי גם להשתמש במערכת אינוייס פור יו (Invoice4u) להפקת חשבוניות ירוקות באינטרנט.
המערכת של אינווייס פור יו מציעה כלים מתקדמים לניהול העסק, לרבות כלים לניהול ההוצאות וההכנסות, הפקת חשבוניות וקבלות, דוחות חשבונאיים, סליקה, גבייה, מעקב ובקרה.
אנחנו ב-Invoice4u מעוניינים לסייע לך לכל אורך תהליך הקמת העסק וניהולו השוטף, ברצוננו לצייד אותך בידע ובכלים שיאפשרו לך להתנהל נכון וחכם מול רשויות המס והלקוחות. המומחים שלנו ישמחו לשתף את הידע שברשותם כדי להקל עליך במשימות כמו פתיחת עסק ברשות המיסים, ניהול עסק נכון בעזרת מערכות טכנולוגיות חדשניות ומתקדמות, ובנוסף נוכל לסייע לך להבין למה עליך לצפות ואילו פעולות אתה חייב לבצע בתהליך הקמת עסק חדש ואיזה דיווחים ותשלומים צפויים כאשר העסק מתחיל בפעילות.
יש המשווים את התהליך להקמת עסק חדש ללידת תינוק, לכן אתה מוזמן לקרוא על שלבי ההריון והלידה שעליך לעבור בדרך להקמת העסק החדש וכיצד לנהל אותו נכון. לפניך פירוט כללי על שלבים בפתיחת עסק חדש
שלב 1 – פעולות שיש לבצע עוד לפני פתיחת העסק
חשוב לתכנן נכון את העסק עוד לפני פתיחתו, לכן בשלב הראשון עליך להתארגן לקראת ההקמה של העסק החדש. עליך לדעת כי יש הוצאות שונות עוד לפני הקמת העסק, לדוגמה שיפוצים בחנות או במשרד, הוצאות שיווק ומיתוג, הוצאות עבור ייעוץ עסקי ועוד. מאחר שעדיין לא פתחת תיקים ברשויות המס אין באפשרותך להוציא חשבוניות וקבלות בגין מכירת מוצרים או שירותים, אך כדאי לך לשמור את הקבלות בגין הוצאות כיוון שתוכל לקזז מע"מ וההוצאות המוכרות יקטינו את ההכנסה החייבת במס הכנסה.
שלב 2 – תשתית חשבונאות: פתיחת תיקים ברשויות המס
כפי שפורט בכתבה, כדי לפתוח עסק כחוק במדינת ישראל עליך לפתוח תיק ב-3 רשויות המס הבאות:
- פתיחת תיק במע"מ (מס ערך מוסף)
- פתיחת תיק במס הכנסה
- פתיחת תיק עצמאי במוסד לביטוח לאומי
בסיום שלב פתיחת התיקים ברשויות המס תוכל להוציא חשבוניות ו/או קבלות ולקבל תשלום מהלקוחות. עליך להקפיד על ניהול ספרים כנדרש בהוראות.
שלב 3 – חודש ראשון לפעילות בעסק החדש
במהלך החודש הראשון לפעילות העסקית תקבל אישור מרשויות המס על פתיחת התיק. בשלב זה כדאי בעזרת רואה חשבון מייצג לפנות ללשכת מס הכנסה על מנת לקבל אישור על הפחתה בניכוי מס במקור ובנוסף עליך לוודא כי קיבלת אישור על ניהול ספרים. יש לקוחות הדורשים את שני האישורים כדי להתחיל לעבוד איתך, לדוגמה חברות ציבוריות וממשלתיות וארגונים גדולים.
יש מספר שלבים בפתיחת עסק חדש, ובשלב הראשון כדאי לך לבחור מערכת מתקדמת ומקוונת להוצאת חשבוניות וקבלות דיגיטליות, כמו המערכת המובילה של Invoice4u. בעזרת המערכת הממוחשבת בענן תוכל לתעד עסקאות, הוצאות והכנסות, לנהל נכון את העסק, להפיק דוחות חשבונאיים וניהוליים ולקבל תמונת מצב עדכנית בכל עת.
שלב 4 – חודש שני לפעילות העסק
בשלב זה עליך להגיש דיווחים חודשיים או דו חודשיים לרשויות המס ולשלם. עליך לבדוק האם קיבלת פנקס מקדמות מביטוח לאומי ולשלם בזמן. בנוסף, תקבל פנקס מקדמות ממס הכנסה ו/או ניכויים אם אתה מעסיק עובדים בעסק החדש שהקמת.
שלב 5 – לא לשכוח ביטוח פנסיוני
החוק בישראל מחייב את כלל העצמאים להפריש כספים לביטוח הפנסיוני. בשלב זה עליך לבחור היטב את הביטוח הפנסיוני וחשוב להפריש כספים לקרן פנסיה ולדאוג תנאים סוציאליים. מומלץ לעצמאים לרכוש כיסוי אובדן כושר עבודה וביטוחים נוספים בהתאם לצורך וסוג העיסוק והסיכונים, להפריש כסף לקרנות השתלמות כדי לנצל את הטבות המס מטעם המדינה ועוד.
שלב 6 – ניהול שוטף ועריכת תכנון מס
בשלב זה העסק שלך סיים את שלב ההרצה ואתה מתחיל בפעילות השוטפת. ניהול עסק נכון משפר את סיכויי ההצלחה לכן כדאי להיעזר באנשי מקצוע מנוסים כמו רואה חשבון ויועץ מס. כדי להקטין את חבות המס בסוף השנה כדאי לערוך תכנון מס אופטימלי עוד לפני תום שנת המס.
בסיום השנה הראשונה עליך להגיש דו"ח שנתי לרשות המיסים, ובמהלך השנה תקבל בקשה למילוי הצהרת הון ראשונה.
עצמאי ושכיר?
איך לפתוח עסק עצמאי במקביל לעבודה כשכיר או כשלב לפני עזיבת מקום העבודה?
במציאות של היום מומלץ לפתוח עסק עצמאי קטן בשלב הראשון כדי להפחית סיכונים, ולאחר שהעסק עומד על רגליו ומפרנס אתכם ניתן לשנות את צורת ההתאגדות ולהתקדם לעוסק מורשה או לחברה בע"מ. באופן כללי, אפשר לפתוח עסק עצמאי בצורה של עוסק פטור במקביל לעבודה כשכיר או כשלב לקראת עזיבת מקום העבודה ומעבר לעצמאות מלאה.
אם עוזבים מקום עבודה מסודר כדי להקים עסק עצמאי כדאי לעדכן את המעסיק מראש כדי לצאת לדרך חדשה ללא פגיעה במעסיק ובלי לגרום לו נזקים. אם פותחים עסק עצמאי במטרה להשלים הכנסה ולייצר אפיק הכנסה נוסף כדי להגדיל את ההכנסות של המשפחה כדאי להתחיל עם עוסק פטור במקביל לעבודה הקיימת וכאשר מגיע השלב בו העסק איתן ומייצר מספיק הכנסה אפשר להשלים את המעבר מעבודה כשכיר למעמד של עצמאי 100%.
איך יודעים איזה עסק כדאי לפתוח?
כדי לפתוח עסק עצמאי חדש חשוב להיעזר במומחים ולקבל ייעוץ עסקי. עוד לפני הקמת העסק יש להכין תוכנית עסקית מפורטת, לבדוק את השוק והמתחרים, להשוות פתרונות מימון ולהבין מהן ההשלכות של הקמת עסק חדש מבחינה כלכלית ומשפטית.
טיפים להקמת עסק
בואו נתחיל עם הטיפים שיסייעו לכם להצליח עם העסק החדש שבכוונתכם לפתוח ממש בקרוב:
סקר שוק
השוק בישראל קטן יחסית ורווי בתחרות, ברוב תחומי העיסוק. לכן, רגע לפני שאתם מקימים את העסק החדש ומשקיעים בו את כל החסכונות, הידע והניסיון שלכם, עליכם ללמוד ולחקור את השוק ולאפיין את המתחרים העיקריים. אפשר להזמין מחקרי שוק מקצועיים מחברות המתמחות בכך, אך אפשר לבצע מחקר שוק עצמאי ולבדוק את המתחרים, רמת התמחור בשוק, רמת הרווחיות ועוד. מחקר שוק מעמיק ומקצועי מאפשר לכם לבדוק את ההיתכנות הכלכלית להקמת העסק החדש.
תוכנית עסקית
לא משנה איזה עסק אתם מתכננים לפתוח ומה צפי מחזור ההכנסות השנתי שלו – הצעד הראשון וההכרחי לפני רישום העסק ברשויות המס הוא להכין תוכנית עסקית מפורטת. התוכנית העסקית מאפשרת לכם לקבל תמונה מקיפה וכוללת על העסק העתידי, ובתוכנית מפרטים נושאים קריטיים ומרכזיים כמו מטרות העסק, מבנה ארגוני, מחקר שוק וניתוח מתחרים, מימון וסכום ההשקעה הנדרש להקמת העסק והרצתו, שיווק, מכירות, כוח אדם, ציוד, השקעות, דוח רווח הפסד עתידי, תמחור, תזרים מזומנים ועוד.
התוכנית העסקית מאפשרת לכם לבדוק את כדאיות הקמת העסק, והמידע הכלול בה מגביר את הסיכוי להצלחת העסק שבכוונתכם להקים. את התוכנית העסקית כדאי לערוך ולהכין בעזרת יועצים מנוסים או על ידי רואה חשבון מוסמך.
התחברות ליזמים
אם יש לכם רעיון לסטארט-אפ או למיזם טכנולוגי מתקדם, או אם אתם מתכננים להקים עסק הדורש גיוס הון ממשקיעים, עליכם להתחבר ליזמים וללמוד מהם טיפים שיכולים לסייע לכם להצליח. בנוסף לזאת, אתם יכולים לאתר יזמים כמוכם המעוניינים להשקיע בעסק חדש, אך חשוב לוודא כי החיבור ביניכם מוצלח ומפרה את שני הצדדים, מאחר שחיבור מנצח משפר משמעותית את סיכויי ההצלחה של העסק החדש.
הבנת הדרישות החוקיות והרגולטוריות
יש לא מעט תחומי עיסוק בארץ בהם קיימת רגולציה מכבידה, לכן לפני הקמת העסק החדש עליכם להכיר את החוקים והדרישות הרגולטוריות הנוגעות לתחום העיסוק. למידת הדרישות החוקיות והרגולטוריות עוד לפני הקמת העסק מאפשרת לכם להיערך נכון לקראת הביורוקרטיה המתישה להשגת האישורים הנדרשים ולניהול העסק.
נסו להוציא קבלות בזמן
הקמת העסק החדש כרוכה בהוצאות רבות מאחר שעליכם לרכוש ציוד, לשכור משרד, חנות או מבנה תעשייתי, להשקיע במלאי ועוד. חשוב להחליט נכון מהי צורת ההתאגדות העסקית המתאימה ביותר עבורכם, ואם רואה חשבון מייעץ לחכם להקים עוסק מורשה או חברה בע"מ כדאי לאסוף את כל הקבלות על הציוד שאתם רוכשים להקמת העסק כדי לקזז מע"מ תשומות.
לאחר הקמת העסק ופתיחת תיקים ברשויות המס (מע"מ, מס הכנסה וביטוח לאומי), עליכם להקפיד על הפקת חשבוניות מס וקבלות בזמן ובהתאם להוראות החוק. ניהול נכון ותקני של ספרי העסק והוצאת חשבוניות וקבלות בזמן מבטיחים לכם שקט נפשי, שליטה על מה שקורה בעסק והימנעות מבעיות מול רשות המיסים.
קשר טוב עם ספקים ושותפים
עוד לפני הקמת העסק החדש עליכם להחליט האם אתם מקימים אותו לבד או בעזרת שותפים. כמובן שאפשר לגייס שותפים גם לאחר הקמת העסק, ומומלץ לבצע תהליך זה בליווי צמוד של רואה חשבון מנוסה. עליכם לזכור כי בחירה נכונה של שותפים לעסק משפרת את סיכויי הצלחתו ולא פעם עסקים נסגרו או נקלעו לחובות והפסדים בגלל סכסוכי שותפים.
כמו כן, חשוב לבחור נכון את הספקים ולשמור איתם על קשר חיובי וטוב. קשר בריא וטוב עם הספקים יאפשר לכם לקבל אשראי ארוך יותר, ליהנות ממבצעים של הספק, לקבל קדימות בהזמנות שתבצעו אצלו ועוד.
הכירו את חוקי העבודה
אם אתם מתכננים להעסיק עובדים בעסק החדש עליכם לפתוח תיק ניכויים במס הכנסה ובביטוח לאומי. כמו כן, עליכם ללמוד ולהכיר את חוקי (דיני) העבודה בישראל, לרבות שוויון הזדמנויות בעבודה, תנאים סוציאליים, תנאי עבודה ראויים, מחלות, חופשות, שעות נוספות וכו'.
נכונות לעבודה מרובה
הדרך הנכונה להצלחת העסק החדש היא נכונות לעבודה קשה ומרובה. מומלץ לכל יזם להתנסות בכל החוויות של העסק שלו ולהכיר את העבודה מא' עד ת'. עצמאים עובדים קשה יותר משכירים ואין להם רשת ביטחון כלכלית כמו לשכירים. לכן, הקמת העסק מתאימה למי שנכון לעבודה קשה ומרובה, זו הדרך הנכונה להצלחה של העסק, ומעבר לנושאי הליבה יש גם לנהל היטב את העסק החדש ולהשקיע הרבה זמן ומחשבה כדי לקדם ולפתח אותו כל הזמן.
נצלו תמריצים ממשלתיים
הקמת עסק חדש כרוכה בהשקעה כספית, עליכם לבדוק אפשרויות מימון להקמת העסק, לפני פתיחתו וגם לאחר מכן. מימון הוא חלק מרכזי בניהול כל עסק, גם בעסקים קטנים, לכן כדאי לבדוק זכאות לתמריצים ומענקים ממשלתיים, וכדאי לבדוק האם אתם יכולים לקחת הלוואות בערבות המדינה במסלול הקמת עסק, ובהמשך במסלול השקעות או הון חוזר.
הכירו את הבנק
בעת הקמת העסק החדש עליכם לפתוח חשבון עסקי נפרד מהחשבון הפרטי (תלוי בהתאגדות העסקית שבחרתם). עליכם להכיר טוב את הבנק וכדאי לבחור בנק המציע מחלקה עסקית מקצועית וכלים ופתרונות המתאימים ליזמים ולבעלי עסקים כמוכם. הבנק הוא אינו אויב שלכם, עליכם ללמוד כיצד לעבוד עם הבנקים נכון וכך תוכלו לנהל עסק משגשג ובהתאם לצורך תוכלו לקבל פתרונות מותאמים אישית מהבנק שבו בחרתם.
הישארו מעודכנים
העסק שלכם צריך לעמוד בחזית הטכנולוגיה ועליכם להישאר מעודכנים, ללמוד ולרכוש מיומנויות וכלים חדשים, לפתח את העסק לשווקים נוספים ועוד. אם תישארו מעודכנים תוכלו לספק שירות טוב יותר מהמתחרים והלקוחות לא ינטשו אתכם.
ניהול זמנים בסדר נכון
עצמאי חייב לנהל את לוח הזמנים שלו בצורה חכמה ויעילה. ניהול זמנים הוא כלי חשוב בניהול העסק, גם בעסק קטן, לכן כדאי להיעזר ביומן ממוחשב, לעבוד עם מערכות טכנולוגיות יעילות וחוסכות זמן וחשוב לזכור כי יש רק 24 שעות ביממה ואתם חייבים גם לאכול, לישון בלילה, לעזור בבית וכדומה.
תיעוד עבודה
כדי לנהל נכון את העסק חשוב להקפיד על תיעוד העבודה, ויש להפיק חשבוניות וקבלות בזמן. תיעוד העבודה הוא חלק בלתי נפרד מיום העבודה שלכם והוא יסייע לכם להתייעל, לקצץ עלויות והוצאות מיוצרות, לשפר את השירות ללקוחות ולהרוויח יותר כסף.
לדאוג שתמיד עסקה תשתלם
כל עסקה שאתם מבצעים חייבת להיות משתלמת ולייצר עבורכם רווח. אל תתפתחו ללקוחות המבטיחים לכם כי אם תספקו להם שירות או מוצר ללא עלות הם יביאו לכם הרבה לקוחות.
פיתוח נוכחות דיגיטלית
העסק שלכם חייב לפתח נוכחות מרשימה בכל ערוצי הדיגיטל, לכן עליכם להשקיע בשיווק העסק בעזרת כלים כמו בניית אתר רספונסיבי המתאים למובייל, קידום אתרים אורגני, פרסום ממומן בגוגל, קמפיינים ברשתות החברתיות, ערוץ ביוטיוב ועוד.
מערכת Invoice4u מתאימה לכל בעלי העסקים ומסייעת להם לנהל את העסק נכון ובצורה יעילה, לחסוך בעלויות, לשפר את השירות ללקוחות ולהשתמש בכלי ניהול מתקדמים. המערכת מתאימה בין היתר לפרילנסרים ולבעלי עסקים קטנים, באמצעותה תוכלו להפיק חשבוניות וקבלות דיגיטליות, תיהנו ממיתוג של עסק ירוק ותחסכו בהוצאות הנייר והדפוס. בתוך כך, המערכת מסייעת לכם לנהל את העסק ואתם זוכים לליווי מקצועי צמוד של רואי חשבון, מנהלי חשבונות ויועצי מס מהשורה הראשונה בארץ.
יורם שיפר – רואה חשבון ואחד מבעלי משרד רו"ח זיו, שיפר ושות'.
יזם בתחום האינטרנט. בין היתר פיתח מערכת להנהלת חשבונות דיגיטלית
ומערכות נוספות שנועדי לסייע לבעלי עסקים להמריא גבוה.