הצעת מחיר

שולחים הצעת מחיר - מה חשוב שיהיה בה?

הצעת מחיר היא הפלטפורמה הראשונית להיכרות עם הלקוח הפוטנציאלי. ההצעה היא הזדמנות להעברת מידע על העסק או החברה ולאפשר ללקוח להבין עם מי בדיוק הוא מתקשר.  כל הצעת מחיר צריכה לשדר רצינות ולהיות מותאמת לצרכי הלקוח הספציפי. כל הפרטים בהצעה חשובים ולא רק המחיר, מכיוון שהיא מייצגת את העסק ומהווה כלי שיווקי ומכירתי העומד בפני עצמו ובנושא זה נרחיב במאמר.

מהי הצעת מחיר?

הצעת מחיר היא מסמך בעל תוקף משפטי בו מוגדרים חובותיו של הספק, במידה וההצעה תאושר על ידי הלקוח. ההצעה צריכה להיות מנוסחת בצורה ברורה וחד משמעית ולפרט במדויק מה נכלל במחיר המוצע ומה לא. בעת כתיבת הצעת מחיר חשוב שלא להשאיר “שטחים אפורים” ופתח לאי הבנות ויש לתת הצעה מקיפה אשר תתייחס גם לכל הבעיות והתקלות האפשריות.

ממה בנויה הצעת מחיר?

בדרך כלל הצעת מחיר תהיה בנויה בפורמט מקובל בו ישנה התייחסות למרכיבים קבועים. בעת יצירת הצעת מחיר החלק הראשון בהצעה הוא הפתיח. מטרת הפתיח היא להציג סיכום תמציתי של ההצעה ויתרונותיה. המרכיב הבא בהצעה הוא ציון הערך המוסף של המוצר או השירות. הערך המוסף אמור לספק את הרציונל מאחורי המחיר ולהציג ללקוח את  היתרון  התחרותי.

מחיר וסייגים

לאחר הפתיח והערך המוסף יש להציג את המחיר ומתחתיו את התנאים והסייגים הנוגעים להסכם המכירה. יש להתייחס לנושא של המע"מ, תנאי ואופן תשלום באשראי או אחרת, זמן ואופן האספקה בהתאם ללוח זמנים ברור ומשך הזמן בו פרטי ההצעה יהיו בתוקף. ההצעה צריכה לפרט כיצד יש לאשר אותה והדרכים והאפשרויות ליצירת קשר, שאלות והבהרות.

מרכיבים כמותיים

כאשר בונים הצעת מחיר חשוב לציין מרכיבים כמותיים ברורים. מומלץ לפרט את שלבי התהליך, את לוח הזמנים לביצוע, את מספר שעות העבודה הנדרשות ואת כלל הפעילויות הנלוות. בחלק של אמצעי התשלום עבור השירות בכל הצעת מחיר לשירות מומלץ לתת אופציות רבות ככל האפשר, על מנת שיהיה נוח ללקוח לרבות, סליקה אשראי או העברה בנקאית וכדומה.

תבנית הצעת מחיר

הפורמט של מסמך הצעת מחיר צריך לשדר מקצועיות ואמינות. הדבר הטוב ביותר הוא ליצור מסמך מסגרת על נייר מכתבים רשמי עם לוגו והפרטים הקבועים ורק את התוכן הספציפי לשנות בכל הצעה. המסמך צריך להיות מחולק לקטגוריות ולסעיפים שציינו ובמקרה של ריבוי פרטים או מוצרים, יש לסדר אותם בטבלה נוחה.

ניתן כאמור לחלק את המחיר הכולל לגורמים ולתת פירוט ללקוח על כל המרכיבים. לא מדובר בהצעות מחיר נפרדות אלא בפירוט של אופן התמחור שלכם עבור הפעולות השונות הכלולות בעסקה. הדבר מספק ללקוח הבנה טובה יותר של ההצעה ומסייעת לו להשוות מחירים בין הצעות שונות.

איך יוצרים הצעת מחיר?

איסוף מידע הוא החלק החשוב ביותר לקראת יצירת הצעת מחיר מדויקת. המידע הנדרש לקראת התמחור כולל מרכיב פנימי, לגבי עלויות וזמן שהעסק יידרש, לשם אספקת המוצר או השירות ומרכיב חיצוני של מחקר שוק והמחירים שהמתחרים האחרים בתחום גובים. הגדרת ההבדלים בין המוצרים או השירותים יסייע לכם להבין באיזה מחיר כדאי לנקוב בהצעה.

מענה להתנגדויות

בעת כתיבת הצעת מחיר כדאי לנסות להבין מה יכולות להיות ההתנגדויות מצדו של הלקוח וכיצד ניתן לתת להם מענה. חשוב שהכתיבה תהיה בגובה העיניים ובשפה שתדבר אל הלקוח הספציפי. בכתיבת הצעת מחיר לשירות כדאי להימנע ממונחים מקצועיים שלא יהיו מוכרים ומובנים ולהתנסח בהתאם לתוכן וההערות שעלו בשיחה המקדימה, במידה והייתה כזו.

תמחור נכון והוגן

עסקים רבים בתחילת דרכם מתקשים לתמחר נכון. רבים בוחרים להציע מחירים נמוכים בתקווה שהדבר יוביל לעסקאות עתידיות. חשוב שלא לעבוד במחירי הפסד ולהציע מחיר הוגן המכבד את זמן העבודה שלכם. כולנו מעדיפים מחירים זולים כמובן, אבל רובנו גם מוכנים לשלם מחיר הוגן בתנאי שאנו סומכים על בעל העסק ומתרשמים מהיכולות המקצועיות שלו.

לצד המחיר הסופי יש לציין את אופן התשלום. חשוב לציין אם יש צורך בתשלום מקדמה טרם תחילת העבודה ואם ניתן לחלק את כלל הסכום למספר תשלומים. יש לציין אם למחיר יש להוסיף מע”מ בהתאם להיות העסק רשום, כעוסק פטור או מורשה.

הצעת מחיר באקסל

ניתן להקים מערכת להפקת הצעות מחיר באקסל. הדבר נעשה כחלק מהאפשרויות של מערכת ניהול מלאי של מוצרים בהתאם לצרכי הלקוח.  אל רשימת המוצרים, אפשר להוסיף נתונים לגבי המחיר, הגודל, הדגם, החומר וכדומה. ניהול מלאי המוצרים באקסל כולל ממשק פשוט ונגיש המאפשר הוספה ומחיקת שורות באופן אוטומטי. כל הפעולות נעשות על טבלת הזנת נתונים נוחה.

אחרי הקמת בסיס נתונים ניתן להמשיך למסך הפקת הצעת המחיר. ניתן להזין לכל מספר הצעת מחיר, את פרטי הלקוח ולבחור את הפריטים מתוך המלאי שאנחנו רוצים לתמחר לו. ניתן לעצב מסמך על בסיס תבנית עם הלוגו ונתוני החברה ואף לבצע שליחת הצעת מחיר אוטומטית במייל ללקוח כקובץ PDF מוכן.

הצעת מחיר בוורד

ניתן למצוא גם תבניות מוכנות בוורד עבור יצירת הצעת מחיר חדשה. ניתן להשתמש בתבניות הבסיסיות הללו אך חשוב שלא לשלוח הצעת מחיר ממוחשבת בקובץ וורד פתוח. לאחר יצירת הצעת מחיר בוורד ניתן לשמור את הקובץ כפי. די. אף ולמרות שגם זה ניתן לעריכה, הדבר מעט קשה יותר ויותר קל לזיהוי. לפני שליחת הצעת מחיר זכרו שקובץ וורד קל  מאוד לעריכה.

תוכנות ליצירת הצעות מחיר

ניתן למצוא כיום תוכנות שונות להכנת הצעות מחיר דיגיטליות כמו גם חשבונית / קבלה כחלק ממגוון של פתרונות אוטומציה לתהליכים עסקיים. הדבר נעשה מתוך המערכת לניהול הלקוחות תוך מעקב אוטומטי אחר הסטטוס של כל הצעת המחיר. הצעות מחיר דיגיטלית וחיבור סליקה אשראי מאפשרים לעשות  מגוון תהליכים אוטומטיים שקודם לכן היה צורך לעשותם ידנית.

על מערכת INVOICE4U

מערכת INVOICE4U מאפשרת להפיק מגוון מסמכים לרבות הצעות מחיר וחשבוניות אונליין בקלות ובמהירות באינטרנט ולשלוח אותן ללקוחות בדואר אלקטרוני. המערכת מייעלת את ההתנהלות החשבונאית ומאגדת את כל החשבוניות שהופקו ללקוח. הצעות המחיר, החשבוניות והקבלות ניתנות לעיצוב אישי ונשלחות ללקוחות כשהן חתומות בחתימה דיגיטלית מאובטחת.

הצעת מחיר – דוגמאות בסיסיות ממערכת:

חשוב לוודא – עריכה לשונית

חשוב לדעת לנסח נכון ובאופן מקצועי את ההצעה, על מנת לשווק את עצמכם כבעלי מקצוע מנוסים ואמינים. יש להתמקד ולכתוב כמה שפחות ולבצע עריכה לשונית להצעת מחיר טרם השליחה. בעת עריכה לשונית להצעת מחיר יש לבדוק שגיאות כתיב ושגיאות ניסוח ולוודא שכלל ההצעה כתובה בשפה ברורה ואדיבה.

הצעת מחיר המנוסחת היטב ומתומחרת נכון מצמצמת למינימום את הסיבות שעלולות להקשות על הלקוח לקבל החלטה חיובית. כדאי לעקוב לאורך זמן אחר הצעות שהתקבלו והצעות שנפלו ולנסות להבין מה עובד ומה לא ולנסות לייצר הצעות אפקטיביות יותר בעתיד.

סיכום הצעת מחיר

לסיכום הנושא, הצעת מחיר חייבת להיות ממוקדת וברורה ולהכיל מידע רלוונטי בלבד. יש להקפיד על הצעה מפורטת ומכובדת אך קצרה וברורה. בכתיבת ההצעה יש להתמקד בצרכי הלקוח ולהציג לו את התועלות והיתרונות של ההצעה מנקודת מבטו. בהצעה חשוב להדגיש את התנאים וההגבלות ולא להסתיר דבר שעשוי לגרום לאי הבנות בהמשך.