בעלי עסקים רבים החלו להוציא חשבוניות עסקה כחלופה לחשבונית מס, חשבון עסקה משמשת לצורך דרישת תשלום ומהווה מסמך ללא משמעות חשבונאית, לכן מותר לכם לבטל אותו בתוכנה בה אתם משתמשים. למעשה, לא מבטלים את החשבונית אלא מסווגים את המסך כסגור, ואין בעיה לבטל את המסמך בעת הצורך מאחר והמסמך אינו פורמלי ולא מדווחים עליו לרשות המסים.

ביטול חשבונית עסקה

כאשר מעוניינים להוציא דרישת תשלום ללקוח מסוים באמצעות מערכת להפקת חשבוניות וקבלות באינטרנט יש באפשרותכם מספר אפשרויות – להפיק חשבונית מס (עוסק מורשה), להפיק קבלה בלבד (עוסק פטור) לאחר קבלת התגמול מהלקוח או להפיק מסמך הנקרא חשבון (חשבונית) עסקה. זהו מסמך המהווה דרישת תשלום, המסמך מופק לאחר ביצוע עסקה עם לקוח מסוים, אין צורך לדווח על החשבונית לרשות המסים מאחר וזהו אינו מסמך חשבונאי פורמלי, ועל כן אין ממש צורך בביטול המסמך אלא רק בסגירתו כדי לשמור על סדר, ארגון ובקרה בניהול הפיננסי של העסק.

לכן, אם הפקתם חשבונית עסקה בטעות עבור לקוח מסוים, חדש או קיים, ואם הפקתם מסמך עם טעויות ונתונים שגויים, הדרך הנכונה לביטול המסמך היא סגירתו במערכת. יש לסגור את המסמך בצורה ידנית על ידי לחיצה על המסמך וסימון ביטול, לאחר הביטול אפשר להפיק מסמך חדש ומתוקן עם הפרטים הנכונים או להשאיר את המצב כמו שהוא.

חשוב לציין כי בכל תוכנה להפקת חשבוניות וקבלות באינטרנט המאושרת לשימוש על רשות המסים בישראל יש אפשרות להפיק מספר מסמכים חשבונאיים, ולרוב יש אפשרות להפיק גם חשבוניות עסקה כדי לשלוח ללקוחות מסמך המהווה דרישת תשלום. אם שולחים ללקוח חשבונית מס הכוללת מע"מ יש לדווח על המסמך לרשות המסים וגם אם הלקוח עדיין לא שילם חלה חובת דיווח על המע"מ ויש לשלם אותו בזמן.

לכן, הוחלט לאפשר לעסקים להוציא מסמך חשבונית עסקה, כך אפשר לתעד עסקאות בעסק ולהוציא מסמך רשמי מהעסק ללקוח עם תאריך לדרישת התשלום בגין העסקה שבוצעה. כאשר מקבלים תגמול בהעברה בנקאית, במזומן, בצ'ק או באשראי, יש לסגור את המסמך הפתוח תוך שיוך שלו לחשבונית מס קבלה, וכך שומרים על סדר בתוכנה וניתן לעקוב בקלות אחר תשלומי הלקוחות.

דרישות שונות מביטול חשבונית מס

יש הבדל משמעותי בין ביטול חשבונית מס לביטול חשבון עסקה, חשוב לזכור כי חשבונית מס מהווה מסמך משפטי ואסמכתא בגינה ניתן לקבל החזר מס תשומות ממע"מ. כאשר מפיקים חשבונית מס כמסמך לתיעוד הכנסה בעסק יש לדווח על החשבונית ולהעביר את המע"מ בהתאם לכללים שנקבעו ועל פי מאפייני העסק וצורת הנהלת החשבונות שלו.

אם דיווחתם על חשבונית מס למע"מ לא ניתן לבטל סתם כך את המסמך ועליכם להוציא חשבונית זיכוי. כאמור, מותר לבטל את חשבונית העסקה בהתאם לצורך, הפעולה הנכונה היא סגירת המסמך בתוכנה ואין צורך בפעולה נוספת כמו דיווח לרשות המסים.