חשבונית ממוחשבת לעומת רגילה

מאת: יורם שיפר

פעם, כדי להפיק ללקוח חשבונית מס או קבלה, היה עליכם לרוץ לבית הדפוס או לחנות ציוד למשרד הקרובה אליכם, לרכוש פנקס קבלות או חשבוניות מודפס, ולוודא שיש על הפנקס את פרטי העסק הנכונים. לאחר רכישת הפנקסים המודפסים נאלצתם למלא ידנית את החשבונית או הקבלה עם כל הפרטים הנחוצים, לשלשל למעטפה, ללכת לסניף הדואר הקרוב, לרכוש בול ולשלוח. נשמע ארוך, מתיש ומסורבל, נכון? לא פלא, אם כן, שכל כך הרבה בעלי עסקים עוברים להשתמש היום בתוכנות של חשבוניות מס ממוחשבות.

היתרון של חשבוניות ממס ממוחשבות

היתרון הראשון והבולט ביותר לעין של חשבוניות מס ממוחשבות הוא החסכון הגדול בזמן ובהתרוצצויות מיותרות שהן מעניקות לבעל העסק. את חשבוניות המס הממוחשבות יכול בעל העסק להפיק ישר ממחשבו שבמשרד ובכמה לחיצות כפתור מהירות נוספות לשלוח אותן בדואר אלקטרוני ללקוח שמצפה להן. גם משך הזמן שהיה לוקח בעבר לחשבונית המס להגיע ללקוח מתקצר משמעותית באופן הזה. הדבר הבסיסי שכל בעל עסק מתחיל יודע הוא שחסכון בזמן שווה חיסכון בכסף ולכן מעבר לחשבוניות מס ממוחשבות הוא גם מעבר שיהיה יעיל כלכלית עבור בעל העסק.

יתרון נוסף של חשבוניות מס ממוחשבות לעומת החשבוניות הרגילות של פעם הוא היכולת של בעל העסק להיות במעקב אחר החשבוניות ובבקרה עליהן. לעומת משלוח בדואר רגיל, כאשר שולחים חשבונית מס בדואר אלקטרוני אפשר לדעת בבטחה שהיא הגיעה ליעדה. יתרה מזאת, כאשר מפיקים חשבוניות מס במערכת ממוחשבת קיים באופן מובנה בתוך המערכת רישום מסודר של כל החשבוניות, הסכומים שלהן, התאריכים שבהם הן נשלחו ועוד. השימוש בחשבוניות ממוחשבות שם קץ לבלגאן הקיים בניירת, לשימוש באינספור קלסרים ולעומס במדפי המשרד.

שלחית החשבוניות או הקבלות בדואר אלקטרוני מייעלת גם את הלך הגבייה בעסק, אין צורך לרדוף אחרי הלקוחות ולשמוע תירוצים כמו לא קיבלתי את החשבונית בדואר וכדומה. בנוסף, יש תוכנות להפקת חשבוניות וקבלות באינטרנט הכוללות פתרון לסליקת כרטיסי אשראי בתעריף נוח, ואפשר להציע ללקוחות אמצעי תשלום נוסף.

תורמות לעסק ולאיכות הסביבה

שימוש בחשבוניות מס ממוחשבות תורם רבות לנראות ולתדמית החיובית של העסק כעסק רציני, מתקדם ועכשווי. חשבוניות המס הממוחשבות הן חוקיות לחלוטין ומאושרות על ידי כל רשויות המס הרלוונטיות ומשום שמדובר במסמך ממוחשב הן גם מאובטחות לחלוטין.

לבסוף, היתרון הגדול שקיים בשימוש בחשבוניות מס ממוחשבות על פני החשבוניות הרגילות של פעם הוא התרומה הגדולה שלהן לאיכות הסביבה. כאשר בעל עסק משתמש בחשבוניות ממוחשבות משמעות הדבר הוא שנעשה שימוש פחות בנייר, פחות עצים נכרתים לצורך הפקת נייר וכל הסביבה נתרמת מכך. כיום ישנה משמעות רבה לקיומו של עסק ירוק וסביבתי וללקוחות רבים זהו משתנה חשוב בבחירה האם לעבוד עם העסק הזה או לא.