חשבונית עסקה – מהי וממה היא מורכבת?

בכל עסקה עם לקוח, בעל העסק נדרש להפיק ללקוח חשבונית מס ו\או קבלה בהתאם לסוג העוסק (עוסק מורשה או פטור). סעיף 45 לחוק מע"מ קובע כי עוסק חייב להפיק חשבונית עסקה על כל עסקה או חלק מעסקה, גם אם הם פטורים ממס ערך מוסף. החוק בישראל מחייב את בעלי העסקים לדווח לרשויות המס על כל עסקה שבוצעה, ועליהם להפיק גם חשבונית מס וקבלה (בהתאם לסוג העוסק). 

בנוסף, החוק מחייב את בעלי העסקים להוציא חשבונית עסקה, אך בפועל עוסק מורשה בדרך כלל יוותר על חשבונית עסקה וישלח ללקוח חשבונית מס, בעוד עוסק פטור החייב על פי חוק להפיק את המסמך, לרוב יפיק רק קבלה ללקוח.

מהי חשבונית עסקה?

חשבונית עסקה היא למעשה מסמך לדרישת תשלום מהלקוח, החוק מחייב  כל עוסק פטור או עוסק מורשה להפיק את המסמך באופן ידני או ממוחשב. כיום, ניתן להפיק חשבוניות עסקה באמצעות תוכנה להפקת חשבוניות וקבלות חינם או בתשלום, כל עוד התוכנה מוכרת ומאושרת על ידי רשויות המס בישראל.

ישנם מספר דברים שחשוב לדעת על חשבוניות עסקה:

  • חשבונית עסקה מהווה מסמך מוכר לתיעוד דרישת התשלום בגין עסקה שבוצעה עם לקוח מסוים.
  • החשבוניות נועדה לצורך תיעוד העסקה, המסמך משמש את הלקוח לצורך הוכחה כי העסקה עם העסק סוכמה, ועבור בעל העסק המסמך מהווה דרישת תשלום רשמית ומפורטת.
  • חשבונית עסקה אינה מוגדרת בתקנות כאירוע מס, לכן ניתן להפיק את המסמך באמצעות מעבד תמלילים כמו מיקרוסופט וורד, ואין צורך להשתמש בתוכנה ייעודית להפקת חשבוניות וקבלות.
  • אין צורך לדווח על הפקת חשבונית עסקה לרשויות המס מאחר ולא משלמים מע"מ בגין החשבונית.
  • יש לדווח ולהעביר את המע"מ לאחר הפקת חשבונית מס.
  • החוק קובע כי המועד האחרון להפקת חשבונית עסקה זהה למועד האחרון להפקת חשבונית מס, כאשר המועד משתנה לפי סוג העסק והיקף העסקאות של הארגון.

ראוי לציין כי בדרך כלל נותני השירות למיניהם מפיקים חשבוניות עסקה, בעוד שעסקים המחזיקים מלאי אינם מורשים להפיק מסמך זה. לכן, נהוג להוציא חשבונית עסקה בעסקה של אספקת שירותים, לדוגמה שירותיי ייעוץ, הרצאה, ייעוץ משפטי ועריכת דין וכדומה. גם בעלי עסקים קטנים מקפידים ברוב המקרים לשלוח חשבונית עסקה ללקוח לצורך תיעוד העסקה וכמסמך רשמי המהווה דרישת תשלום. יש להפיק חשבונית עסקה עד 14 יום ממועד קבלת התשלום מהלקוח, ללא קשר למועד בו ניתן השירות עצמו.

מה כוללת חשבונית עסקה?

חשבונית עסקה חייבת לכלול מספר סידורי, פרטי בעל העסק ושם החברה, פרטי הלקוח, פרטים רלוונטיים אודות השירות או המוצר, כמויות, מחיר ללא מע"מ, מע"מ ועלות כוללת מע"מ.

בעלי עסקים רבים מוותרים על הפקת חשבונית עסקה ושולחים ללקוח חשבונית מס, ועוסקים פטורים לרוב מפיקים רק קבלה ללקוח. חשוב לזכור כי הדפסת חשבוניות לעוסק פטור או לעוסק מורשה, באמצעות תוכנה ייעודית באינטרנט, חוסכת זמן ומשאבים. אפשר להפיק מהתוכנה אונליין גם חשבוניות עסקה ובקליק מהיר לשלוח אותן למייל של הלקוחות, כך ניתן לעקוב אחרי תשלומים, לשפר את הגביה ולייעל את העבודה בעסק.