מהי חשבונית מס ומתי נדרשים להפיק אותה?

חשבונית מס מהווה מסמך רשמי ומוכר לדרישת תשלום מטעם העסק ללקוח, החשבונית למעשה מורה על סיום העסקה, ומפיקים אותה בתום העבודה או לאחר אספקת המוצר ללקוח. כל חשבונית חייבת לכלול את פרטי העסק, סכום התשלום הנדרש מהלקוח ופרטים נוספים. את חשבונית המס מפיקים ברוב המקרים בשני העתקים, כאשר עותק מקורי נמסר ללקוח לאחר חתימת נציג מורשה מטעם החברה, ואת ההעתק שומרים לצורך תיעוד ודיווח להנהלת חשבונות ולרשויות המס.

מי צריך להפיק חשבונית מס על פי פקודת המס?

לא כל עסק חייב להפיק חשבוניות מס, למעשה רק עוסק מורשה וחברה בע"מ מחויבים להפיק חשבוניות מס באמצעות תוכנה מוכרת מאושרת להנהלת חשבונות או באמצעות מילוי ידני של פנקס חשבוניות. עוסק פטור אינו רשאי להפיק חשבוניות מס אלא רק קבלות ו/או חשבונית עסקה, כיוון שהוא לא יכול לקזז מע"מ.
חשוב להדגיש כי החוק קובע שיש להפיק חשבונית מס בכל עסקה מסוג מכירת מוצר, שירות או נכס מסוים, אגב יש להפיק את החשבונית גם בעסקת ברטר, כלומר כאשר משלמים בסחורה תמורה סחורה. את חשבונית המס יש להפיק על פי הקריטריונים שנקבעו על ידי רשויות המס בישראל, החוק קובע כי עוסק פטור רשאי להפיק רק קבלות או חשבונית עסקה שאינה כוללת מע"מ. הדפסת חשבוניות עוסק פטור אפשרית גם באמצעות תוכנה להנהלת חשבונות באינטרנט.

מתי מוציאים חשבונית מס?

מאחר וחשבונית מס מהווה הוכחה לביצוע של עסקה, בעל העסק נדרש להפיק את המסמך בכל מכירת שירות או מוצר. מאחר ויש מספר סוגי חשבוניות קיים בלבול רב בקרב בעלי עסקים, לכן כדאי להבין מהם ההבדלים בין המסמכים השונים ומתי להפיק חשבונית מס, חשבונית עסקה או קבלה. כדי לעשות סדר בנושא לפניכם סוגי החשבוניות המוכרות ברשויות המס:
• חשבונית עסקה – המסמך מופק בדרך כלל על ידי עוסק פטור, ללא מע"מ, ומהווה דרישת תשלום מהלקוח.
• חשבונית מס – המסמך מהווה דרישת תשלום מהלקוח בגין עסקה שהושלמה, ולאחר התשלום יש להפיק קבלה.
• קבלה – המסמך מהווה אישור על קבלת התשלום מהלקוח.
כמו כן, עסקים רבים מפיקים חשבונית מס/קבלה במקום להדפיס שני מסמכים נפרדים, אפשר להפיק חשבונית מס/קבלה רק אם התשלום מתקבל במעמד ביצוע העסקה.

מבנה תקני של חשבונית מס

המבנה של חשבונית מס תקינה נקבע על ידי רשויות המס בישראל, המבנה התקני כולל את הפרטים הבאים:
• פרטי בעל העסק, לרבות מספר עוסק מורשה.
• פרטי הלקוח.
• מספר סידורי של החשבונית.
• תאריך ביצוע העסקה.
• פרטי העסקה.
• מקור + שני העתקים (או העתק אחד).
• תשלום מלא, מקובל לציין גם את סכום המע"מ וסכום התשלום ללא מע"מ בנפרד.
כדאי לדעת כי בעבר היה נהוג להפיק חשבוניות מס מפנקסים המודפסים בבתי דפוס, הפנקס מגיע עם שלושה העתקים ופרטי בית העסק. כיום, רוב העסקים מפיקים חשבוניות מס באמצעות תוכנה ייעודית, הפתרון המשתלם ביותר לעסקים הוא על ידי תוכנה להנהלת חשבונות באינטרנט, זהו פתרון ירוק וידידותי לסביבה, ואין צורך לשלוח את החשבונית בדואר כיוון ששולחים אותה במייל.