הוראת ניהול ספרים

מאת: יורם שיפר

בעל עסק חייב לנהל את ספרי החשבונות שלו לפי הדרישות שנקבעו בתקנות מס הכנסה ומס ערך מוסף. ספרי החשבונות כוללים תיעוד ורישום של הוצאת חשבוניות מס על ידי עוסק מורשה וקבלות על הסכום שהתקבל מהלקוח, כמו כן עליו לרשום את ההוצאות ולשמור קבלות על הוצאות העסק.

לכל עסק יש הוראות ניהול ספרים ייחודיות החלות עליו בהתאם להוראות שנקבעו בתקנות מס הכנסה. חשוב לנהל נכון את הספרים, כמובן בהתאם להוראות, מאחר ואי מילוי ההוראות עשוי להביא לפסילת הספרים של העסק, לניהול בעייתי של העסק ולבעיה קריטית מול רשות המסים.

יש לציין כי יש שתי שיטות עיקריות לניהול ספרי החשבונות – שיטה חד צידית בה רושמים הכנסות והוצאות בלבד, ושיטה דו צידית (הנהלת חשבונות כפולה).  

מדוע חשוב לנהל עסק תמיד לפי התקנות?

ניהול תקין ועל פי תקנות המס של ספרי החשבונות מהווה בסיס לנתונים המדווחים לרשויות המס בארץ ולגורמים רלוונטיים אחרים. הוראות ניהול ספרים מחייבות את כל בעלי העסקים, קטנים וגדולים כאחד. את הספרים ניתן לנהל באמצעות תוכנת מחשב, ומערכת החשבונות מהווה את הבסיס לנתונים עליהם נשענים הדיווחים לרשויות המס. חשוב לזכור כי מערכת החשבונות שומרת את כל המידע הנוגע לעסקאות שהעסק ביצע, ומערכת הנהלת החשבונות כוללת את ספרי החשבון ותיעוד נוסף שהעסק נדרש לנהל על פי התקנות.
אם מנהלים את הספרים באמצעות מערכות חשבונות ממוחשבת, יש לוודא כי התוכנה קיבלה אישור מרשויות המס. התוכנה חייבת להתאים להוראות ניהול ספרים, וניתן להפיק באמצעות התוכנה חשבוניות מס, חשבוניות עסקה, קבלות ועוד.

מהן ההוראות לגבי עוסק פטור?

כל עוסק פטור חייב על פי חוק לנהל ספרים, התקנות מחייבות אותו לנהל את ספריו באופן הפשוט ביותר. עוסק פטור חייב להפיק קבלה בגין כל עסקה ועליו לנהל תיק תיעוד חוץ, כלומר לנהל ספר תקבולים ותשלומים.
עוסק פטור אינו רשאי לגבות מע"מ מהלקוחות, הוא גם אינו רשאי לקזז מע"מ מהחשבוניות שהוא מקבל. לכן, ניהול ביצוע ההוראות של הספרים במקרה של עוסק פטור נחשב לפשוט יחסית, עם זאת ניהול הספרים לעוסק מורשה הוא כבר נושא מורכב יותר, לכן עדיף לקבל ליווי וסיוע מרואה חשבון מוסמך.
ההוראות מחייבות עוסק פטור להפיק קבלה מיד לאחר קבלת התמורה מהלקוח או מיד לאחר קבלת התשלום באמצעות העברה בנקאית. אי רישום של התקבול במועד הנכון עשוי להביא לפסילת הספרים.

מה ההוראות לגבי עוסק מורשה?

ההוראות לניהול ספרים במקרה של עוסק מורשה הן מורכבות יותר, ועדיף לא לבצען לבד. בהוראות ניהול הספרי לעוסק מורשה יש תוספות רבות במגוון רחב של תחומים, ובכל תוספת יש חלוקה נוספת לפי פרמטרים כמו מחזור שנתי של העסק, מספר עובדים בעסק ועוד. ככל שהעסק גדול יותר יש להשקיע יותר זמן בניהול ספרי החשבונות ויש לא מעט פעולות מורכבות. יש לנהל את הספרים גם בהתאם לסוג הפעילות בעסק ולפי צורת הגבייה, וחשוב לבדוק היטב אלו הוראות חלות על העוסק המורשה כדי לנהל את הספרים נכון.

מדוע כדאי לעבוד עם רואה חשבון ולהוציא קבלות אונליין?

עסק שאינו מקפיד של מילוי ההוראות חשוף לקנסות ולחקירות ברשויות המס, במקרים מסוימים רשות המסים עלולה לפסול את ספרי החשבונות של העסק. כדי לדאוג לדיווחים נכונים ועל פי ההוראות כדאי לעבוד עם רואה חשבון מקצועי ומנוסה. בנוסף, מומלץ לעבור להנהלת חשבונות אונליין כדי להפיק קבלות וחשבוניות בקלות וליהנות מיתרונות רבים וממעקב קל ונוח יותר אחר ספרי החשבונות וביצועי העסק.

יורם שיפר

יורם שיפר – רואה חשבון ואחד מבעלי משרד רו"ח זיו, שיפר ושות'.
יזם בתחום האינטרנט. בין היתר פיתח מערכת להנהלת חשבונות דיגיטלית
ומערכות נוספות שנועדי לסייע לבעלי עסקים להמריא גבוה.