בדיקת התאמת תוכנה להפקת חשבוניות לעסק שלך

כדי לשלוט במצב הפיננסי של העסק שלכם עליכם להיעזר בתוכנות מתקדמות, ובראשן תוכנה להנהלת חשבונות. כיום, יש מגוון תוכנות ייעודיות להנהלת חשבונות באינטרנט, זו שיטה יעילה לשליטה מלאה במצב הכספי של העסק, ולמערכת הממוחשבת המתקדמת יש יתרונות רבים נוספים עבורכם.
כדי לבחור נכון תוכנה להפקת חשבוניות לעסק שכם עליכם להתייחס לגורמים חשובים כגון התאמת התוכנה לצורכי הניהול וסוג העסק שלכם, תוכנה התומכת בסוג הפעילות העסקית שאתם מבצעים או מתכננים, אפשרות להנהלת חשבונות חד צדית או כפולה, עלות השימוש בתוכנה, ממשק ידידותי ונוח למשתמש, אפשרויות עיצוב מסמכים בתוכנה, דוחות שניתן להפיק באמצעותה, תמיכה טכנית וכמובן עליכם לוודא שהתוכנה מוכרת ומאושרת על ידי רשויות המס בישראל.

איך לבדוק שהתוכנה להפקת חשבוניות מתאימה לצורכי ולמאפייני העסק?

בעבר הלא רחוק עסקים הפיקו חשבוניות וקבלות באמצעות תוכנה ממוחשבת או על ידי מילוי ידני של פנקסי חשבוניות המודפסים בבתי דפוס. כיום, עסקים רבים עוברים לתוכנות להנהלת חשבונות באינטרנט בגלל היתרונות הרבים כמו חיסכון בעלויות ובמשאבים (הדפסות, דואר, כוח אדם, נייר ועוד), פונקציות רבות בתוכנה המסייעות לבעל העסק לשלוט בכל רגע נתון במצב הכספי ובנתונים חשובים נוספים ועוד.
לכן, כאשר אתם בוחרים תוכנת חשבוניות עליכם לבדוק היטב האם היא מתאימה לסוג העסק שלכם (עוסק פטור, עוסק מורשה או חברה בע"מ), לסוג המסמכים שעליכם להפיק בהתאם לחוק ולפקודת המס, לאפשרויות התשלום שאתם מציעים ללקוחות (למשל סליקה באינטרנט), ולאפשרויות ולפונקציות הנוספות הכלולות בתוכנה שאתם חייבים כדי לנהל נכון וכחוק את העסק. ככל שהתוכנה מורכבת ומתקדמת יותר, היא כוללת מספר רב של פונקציות המאפשרות ניהול יעיל ומקצועי יותר של העסק, אך גם המחיר מתייקר בהתאם.

בדיקת תכונות עיקריות של התוכנה להפקת חשבוניות

בשלב הראשון כדאי להתנסות בתוכנה לתקופה של שבועיים עד חודש או להוריד דמו כדי להתנסות בתוכנה ולבחון האם היא מתאימה לעסק שלכם ולצרכים הייחודיים שלכם. לאחר שהתרשמתם לטובה מתוכנה מסוימת עליכם לבדוק מהן התכונות העיקריות שלה והאם היא כוללת את כל הכלים הנדרשים לניהול כספי של העסק ולהנהלת חשבונות עבור העסק או העסקים שלכם.
בשלב הבא עליכם לבדוק אלו כלים נוספים כלולים במערכת והאם הם מתאימים לעסק שלכם. בתוכנה איכותית ומתקדמת תוכלו להפיק מסמכים ודוחות שונים בהתאמה לדרישות החוק, כמו חשבוניות מס, קבלות, חשבוניות עסקה ואפילו דוחות שיש להעביר לרשויות המס, למשל דוח שנתי. כמו כן, כדאי לוודא כי ניתן לייבא נתונים מהתוכנה, עדיף לקובץ אקסל, וחשוב לבדוק האם התוכנה מאפשרת להפיק מסמכים בפורמטים שונים, ובמיוחד בפורמט PDF.
תוכנה איכותית להפקת חשבוניות באינטרנט חייבת להתאים לעסק שלכם, לכן כדאי לבדוק האם ניתן לקבל גישה לתוכנה מכל מכשיר ומערכת הפעלה, ועליכם לבדוק כי השירות כולל תמיכה טכנית זמינה. כמו כן, עליכם לבדוק האם התוכנה מתממשקת למערכות מחשוב נוספות, האם היא כוללת פתרונות לסליקה חכמה ובטוחה באינטרנט, ומומלץ לשוחח עם מספר לקוחות כדי לקבל המלצות אובייקטיביות. חשוב גם לבדוק מי עומד מאחורי השירות של התוכנה האינטרנטית, ואלו שירותים נלווים החברה מציעה, למשל מערכת ניהול לקוחות, סליקה חכמה באינטרנט, דיוור אלקטרוני וכיוצא בזה.