ספר הזמנות

מה חשוב לדעת על ספרי הזמנות?

כל בעלי העסקים חייבים לנהל פנקסי חשבונות לפי הוראות מס הכנסה ומס ערך מוסף. עסקים יצרניים ועצמאים הנותנים שירות כלשהו נדרשים גם בניהול ספר הזמנות ועליהם להקפיד על התנהלות נכונה כדי להימנע מבעיות בניהול העסק ומול רשויות המס. מה זה בדיוק ספר הזמנות לעוסק פטור או מורשה? מי חייב בכך? איך מנהלים נכון את ספר ההזמנות בבית העסק? המומחים של Invoice4u הכינו עבורכם מדריך בנושא.

מה זה ספר הזמנות?

לפי דרישות מס הכנסה ומס ערך מוסף כל בעלי העסקים בישראל חייבים לנהל ספרי חשבונות. מעבר לחובה זו, יש לא מעט עסקים החייבים לפי הוראות מס הכנסה ומס ערך מוסף להקפיד גם על ניהול ספר הזמנות.

על פי הוראות מס הכנסה (ניהול פנקסי חשבונות) ותקנות מס ערך מוסף (ניהול פנקסי חשבונות), נותני שירותים חייבים לנהל ספר הזמנות שיהיה כרוך אך כיום אפשר להשתמש גם בקובץ ממוחשב (תוכנה), ויש לרשום בו מספר סידורי של ההזמנה, תאריך קבלת ההזמנה, פרטי המזמין (שם + מען), תיאור הטובין או פרטי השירות שהוזמנו.

למעשה, בהוראות ניהול ספרים נקבעו ההנחיות לבעלי העסקים הקובעות איזה ספרים עליהם לנהל, ולכל עסק יש סוגי ספרים שעליו לנהל, למשל ספר יומן עבודה, ספר לקוחות, ספר (פנקס) הזמנות וכו'. בספר ההזמנות יש לתעד את כל ההזמנות שנרשמו בבית העסק וחשוב להקפיד על תיעוד מלא ולא להשמיט הזמנות ממנו אחרת עלולים להסתבך עם רשויות המס. אם בבדיקה  של רשות המיסים עולה כי אין תיעוד להזמנות שהעסק ביצע, ייראו בכך כהעלמת מס על כל המשתמע מכך.

לאיזה עסק צריך להיות ספר הזמנות?

לפי סעיף 15 להוראות מס הכנסה (ניהול פנקסי חשבונות), תשל"ג-1973, יש לנהל ספר הזמנות לפי ההנחיות. באופן כללי, כל עסק המספק שירותים או מוצרים שאינם מסופקים מיד ללקוח חייב בניהול ספר הזמנות על פי חוק, אלא אם חלה על בעל העסק הוראה אחרת לניהול ההזמנות.

לכן, הוראה זו מחייבת בעלי עסקים המייצרים מוצרים שונים וכן נותני שירותים. כלומר, יצרנים שונים כמו קבלנים, סופרים, טכנאי שיניים, יהלומנים ואפילו מקעקעים, כל אלו ועוד רבים מנתוני השירותים, חייבים בניהול ספר ההזמנות בעסק שלהם. כדי לדעת האם ההוראה חלה עליכם מומלץ לפנות לרואה חשבון או ליועץ מס כדי להתייעץ ולקבל הסברים כיצד לנהל נכון את הפנקס.

איך מנהלים ספר הזמנות בצורה נכונה?

החוק קובע כי יש לנהל ספר הזמנות לעוסק מורשה או פטור לפי ההוראות שנקבעו בחוק. יש לנהל ספר הזמנות ידני כרוך או ממוחשב, וההזמנות המתועדות בפנקס חייבות להיות מסודרות כרונולוגית. חשוב לתעד כל הזמנה בדף נפרד, אם מנהלים פנקס ידני יש למסור עותק אחד ללקוח שהזמין את העבודה. התיעוד כולל מספר סידורי ייחודי לכל הזמנה, תאריך קבלת ההזמנה, שם המזמין ומענו. כמו כן, יש לפרט על הטובין או השירות שהוזמנו ולהוסיף פרטים חשובים כמו מחיר המוצר או השירות ועוד.

ראוי לציין כי נותני שירות החייבים להקפיד על התנהלות נכונה ולנהל ספר הזמנות יכולים להיות פטורים מהרישום, לפי תוספת י"א להוראות ניהול ספרים, אם מתקיימים התנאים הבאים:

• השירות ניתן בעסק הפיזי של העצמאי.
• השירות ניתן בנוכחות הלקוח שהזמין את המוצר או השירות.
• המזמין שילם את התמורה מיד לאחר קבלת השירות, והעסק הוציא חשבונית מס – קבלה או קבלה מיד עם גמר השירות.

ספר הזמנות לעוסק מורשה

יש להקפיד על ניהול ספר חשבונות לעוסק מורשה, כל עוד העצמאי נדרש במילוי הוראה זו. אפשר לרכוש ספרי הזמנות מודפסים בבית דפוס או לנהל את ספר ההזמנות באמצעות תוכנת הנהלת חשבונות המוכרת ומאושרת על ידי רשות המיסים. יש למלא פרטי הזמנה מיד לאחר קבלת ההזמנה וחשוב לדייק בפרטים.

ספר הזמנות לעוסק פטור

בדרך כלל אין דרישה לניהול ספר הזמנות לעוסק פטור, אך עדיף להתייעץ עם רואה החשבון כדי לברר סוגיה זו.

מה קורה במידה ומפספסים מספר הזמנות?

יש להקפיד על רישום כל הזמנה חדשה בעסק מיד עם קבלת ההזמנה. אם מפספסים רישום של מספר הזמנות ונערכת בדיקה ברשות המיסים, מס הכנסה רשאי לפסול את ספרי החשבונות של העסק ולהוציא שומה לפי שיקול דעתו.

כדי להימנע מבעיות עם רשויות המס כדאי לעבור למערכת Invoice4u הכוללת מגוון כלים, כולל אפשרות לנהל ספר הזמנות ממוחשב.