ניהול זמן בתקופות מאתגרות
ניהול זמן בצורה שעוד לא הכרתם – טיפים
זמן הוא ללא ספק משאב חשוב ויקר ערך בחיינו. הבסיס של ניהול זמן מובנה בתהליך קבלת ההחלטות ויש להבין כי הזמן הוא משאב שאינו ניתן לשליטה באופן ישיר מאחר שיש 24 שעות ביממה ולא ניתן לשנות, לבטל או להקפיא את השעון. לכן, כאשר מדברים על ניהול זמן ומשימות אנחנו יכולים בפועל לשלוט רק בפעילויות שעלינו לבצע בעבודה ובחיים האישיים, ולשפר את היכולות, המיומנויות והתפקוד היומי שלנו.
המומחים של Invoice4u הכינו עבורנו מדריך מקצועי ומעמיק בנושא ניהול זמן נכון, בדגש על ניהול זמן אפקטיבי במקום העבודה ובניהול העסק. יש מגוון כלים שיכולים לסייע לנו לנהל נכון את הזמן בעבודה ובחיים האישיים, ובעזרת מדריך זה נבין למה חשוב לנהל את הזמן בצורה נכונה וכיצד לעשות זאת הלכה למעשה.
למה חשוב לנהל זמן בצורה נכונה?
לבטח גם אתם משתמשים מידי פעם במשפט הנפוץ "יש לנו רק 24 שעות ביממה והלוואי והיה לנו יותר זמן". לעיתים נדמה לנו כי בזמן שאנחנו מתמודדים עם שלל משימות ופרויקטים בעבודה אך אנו מצליחים רק לכבות שריפות, אחרים יושבים נינוחים ומבלים בבתי קפה ומסעדות, נופשים בארץ ובחו"ל, טסים לאתרי נופש אקזוטיים ועוד. ובכן, זו דוגמה מדוע ניהול זמן הוא קריטי בחיינו, וכדי לשפר את איכות חיינו עלינו ללמוד טכניקות וכלים לצורך ניצול זמן, ארגון זמן מיטבי וניהול המשימות בעבודה ובחיים האישיים.
כאשר לומדים טכניקות של ניהול זמן ומשימות ניתן לעמוד בכל היעדים בעבודה, לעבוד בלי לחץ מיותר, לספק שירות מעולה ללקוחות, להשקיע בזוגיות ובהורות, ליהנות מחיי חברה וממפגשים משפחתיים בשעות הפנאי וגם נשאר זמן לבילויים, למופעי תרבות, לחופשות מהנות ולטיולים.
איך יודעים שצריכים לשפר?
הדרך היעילה והמהירה ביותר לדעת האם ניהול זמן בחיינו דורש שיפור היא לענות על השאלות הבאות, ואם אנחנו עונים עליהן בכן, עלינו ללמוד כיצד להתייעל ולנצל את הזמן טוב יותר:
- האם העבודה שלנו יעילה ואפקטיבית?
- האם אנחנו מפספסים דד ליינים ולא עומדים בלוחות הזמנים שהוקצו לביצוע משימות חשובות?
- האם אנחנו עובדים ומתנהלים בעבודה ובחיים האישיים תחת לחץ רב?
- האם אנחנו מתמודדים רק עם כיבוי שריפות וסתימת חורים במקום להתמקד בנושאי הליבה בעבודה ובחיים?
- האם חלה ירידה במוניטין ובתפקוד שלנו בעבודה?
- האם קיצצנו בשעות השינה בגלל שאין לנו מספיק זמן?
עצמאי? דאג לניהול משימות
עצמאים רבים מתלוננים על קשיים בנושא ניהול זמן, ורבים מבעלי העסקים מרגישים כאילו הם רודפים אחרי זנבם ולא מספיקים לעשות כלום בעבודה. לכן, עצמאי חייב להבין כי ניהול זמן הוא בראש ובראשונה ניהול עצמי ויש לתכנן ולהפעיל שליטה מודעת על הזמן המוקצב לפעילויות שונות בעבודה ובחיים האישיים כדי להגביר את היעילות ולשפר את הפרודוקטיביות.
למעשה, ניהול זמן נכון הוא ניהול עצמי אופטימלי המאפשר לעצמאי לנהל נכון את הפעולות והמשימות שעליו לבצע, לבד ועל ידי עובדים המועסקים אצלו, ולהקצות זמן למשימות הנדרשות לניהול העסק, לשירות לקוחות, וגם למשפחה, לחברים ולתחביבים.
יש מגוון כלים לניהול זמן, כולל אפליקציות לצורך ניהול זמן אפקטיבי, תוכנות מתקדמות המאפשרות ניהול זמן ומשימות באופן מקוון ונוח, וכדאי להכיר ולהטמיע בעסק כלי אוטומציה שיכולים לחסוך זמן עבודה, למזער טעויות אנוש, לייעל תהליכים בעסק ולשפר את השירות הניתן ללקוחות. כך לדוגמה, כדאי לעצמאים לעבור לתוכנה להפקת חשבוניות וקבלות דיגיטליות באינטרנט, להשתמש בתוכנה מתקדמת להחתמת טפסים מרחוק, לעבור להנהלת חשבונות מקוונת ועוד.
מספר טיפים לניהול זמנים משופר
יש בספרות המקצועית על ניהול זמן פירוט על גישות שונות ומידע על ארגון זמן נכון בעבודה ובחיים הפרטיים. באופן כללי, ניהול זמן ומשימות נועד להביא ליעילות בעבודה ובחיים, לרכוש טכניקות יעילות לצורף תעדוף משימות וביצוע פעילויות שונות, טכניקות יעילות לשינוי דפוסים והתנהגות, וכלים לצמצום הזמן המבוזבז על משימות ופעילויות שונות.
המומחים שלנו ב-Invoice4U אספו עבורנו מספר טיפים בנושא ניהול זמן בעבודה. כדאי לדעת כי הטכניקות השונות בנושא ניהול זמן ניתנות ליישום גם בחיים האישיים. כפי שציינו בתחילת המדריך, ניהול זמן נכון הוא בעצם ניהול עצמי, מאחר שהזמן הוא נתון קבוע ואין אפשרות לשנות את מספר השעות שיש ביממה אחת. הטיפים שלנו על ניהול זמן ומשימות בצורה יעילה ואפקטיבית:
צרו רשימה מסודרת עם כמות וזמני המשימות המשוערים – חשוב לקבוע סדרי עדיפויות וקדימויות באופן מסודר. הטיפ שלנו הוא לערוך רשימה מסודרת ומאורגנת הכוללת את המשימות לפי סדר חשיבותן ויש להקצות זמן לכל משימה כדי לנצל היטב את זמן העבודה ולעבוד ביעילות.
הקציבו לעצמכם זמן למשימות
כדאי לציין ברשימה המסודרת של המשימות הדחופות והפחות בוערות כמה זמן אנחנו מקציבים לכל משימה. כמובן שיש מגבלת זמן מאחר ורובנו עובדים 9-8 שעות ביום, לכן יש לדייק בפירוט ולהתייחס לגורמים נוספים כמו ארוחת צהריים, הפסקות קצרות בזמן העבודה למנוחה ולהתרעננות, שיחות חולין בעבודה ועוד.
דעו מה אתם עושים
בעזרת כלים לניהול זמן אפשר לעקוב אחר ביצוע משימות בעבודה, כדאי להשתמש גם ביומן רגיל או ממוחשב, ובזמן העבודה עלינו לדעת בדיוק מה עלינו לעשות כדי לעמוד במשימות שעלינו לבצע במסגרת הזמן הקצוב לכך.
היו קשובים לשוק / דרישות הלקוחות
כאשר מקפידים על ניהול זמן ומשימות בעבודה יש להקציב זמן גם למחקרי שוק, בדיקת המתחרים, ביצוע סקרים בקרב הלקוחות וחשוב להבין מה הדרישות של הלקוחות ואילו מגמות חדשות יש בשוק.
הרחיקו הסחות דעת
בעולם המודרני והטכנולוגי של היום יש לא מעט הסחות דעת כמו טיק טוק, רשתות חברתיות, מיילים שיווקיים, טלוויזיה, הודעות בוואטסאפ כמובן ועוד. ניהול זמן נכון מבוסס על הרחקת הסחות דעת כדי להתרכז ולהתמקד במשימות שעלינו לבצע בזמן.
נסו לקבוע שגרה רציפה
סדר וארגון חשובים לצורף ניהול זמן אפקטיבי, מומלץ לקבוע שגרה רציפה ויחסית קבועה כדי לנצל היטב את זמן העבודה ואת החיים האישיים.
תיעוד הפרטים הקטנים והגדולים
כדאי לתעד את הפרטים הגדולים והקטנים כדי לוודא כי אנחנו עומדים במשימות שעלינו לבצע. התיעוד מאפשר לנו לעקוב אתר הביצוע שלנו וכך אנחנו יכולים להתייעל ולהשתפר כל הזמן מבחינת ניהול וארגון זמן.
איך תדעו שעשיתם הכול כמו שצריך?
לסיכום, ניהול זמן נכון הוא כלי חשוב שעלינו ליישם בעבודה ובחיים האישיים. כאשר מקפידים על ניהול זמן ומשימות בעבודה ובחיים ניתן לבלות יותר עם הילדים, בן או בת הזוג והחברים, ובנוסף מפחיתים לחץ, מתייעלים ונהנים מאיכות חיים גבוהה יותר.
יורם שיפר – רואה חשבון ואחד מבעלי משרד רו"ח זיו, שיפר ושות'.
יזם בתחום האינטרנט. בין היתר פיתח מערכת להנהלת חשבונות דיגיטלית
ומערכות נוספות שנועדי לסייע לבעלי עסקים להמריא גבוה.
