הולכים לאיבוד עם הקבלות? הכירו את הגיבוי בענן
הסוגים והמחירים
עצמאים ובעלי חברות חייבים על פי הוראות רשות המיסים לשמור את הקבלות שהם שילמו כחלק מההוצאות של העסק שלהם, ובנוסף עליהם לנהל בהתאם לכללים את ספרי החשבונות של בית העסק, לרבות תיעוד ההוצאות וההכנסות. כללי שמירת מערכת החשבונות, וכן שמירה על מסמכים רלוונטיים אחרים שברשות הנישום כמו קבלות, נקבעו בסעיף 25 להוראות מס הכנסה (ניהול פנקסי חשבונות), והכלל הוא חובת שמירה על מערכת החשבונות והמסמכים במשך 7 שנים מתום שנת המס, או 6 שנים מיום הגשת הדוח שנתי לאותה שנת מס.
כיום, רוב בעלי העסקים בישראל מקפידים על ניהול עסק חכם בעזרת מערכות טכנולוגיות מתקדמות כמו הפתרונות המוצעים על ידי Invoice4u. המעבר למערכת ממוחשבת ומקוונת להוצאת חשבוניות וקבלות דיגיטליות מקלה על העבודה ומסייעת בניהול איכותי ויעיל יותר של העסק, אך יש להתייחס נכון לאפשרות לגבות את המידע והנתונים, וכך נמנעים מצרות מול רשויות המס ויכולים לשלוף ולהציג תיעוד וקבלות בקלות ובהתאם לצורך.
כמה חשוב לתעד את ההוצאות וההכנסות?
כל עצמאי חייב על פי חוק לנהל את ספרי החשבונות של העסק שלו, כולל עוסק פטור. כאשר מנהלים את ספרי החשבונות על פי הכללים יש לתעד כל הוצאה וכל הכנסה, וכמובן שיש לדווח על ההכנסות וההוצאות השונות.
הוראות מס הכנסה מחייבות את כלל העצמאים לתעד את ההוצאות וההכנסות של העסק. כללי השמירה נקבעו בסעיף 25 להוראות ניהול ספרים וההוראות הן:
- חובה לשמור על מערכת החשבונות במשך 7 שנים, מתום שנת המס, הכלל תקף גם לגבי מערכת חשבונות ממוחשבת (תוכנה, טבלאות, אמצעי אחסון ממוחשבים וכו').
- מסמכים אחרים, כפי שמפורט בסעיף 3(ב), חובה לשמור 3 שנים לפחות מיום הגשת הדוח השנתי למס הכנסה. בין היתר יש לשמור מסמכים כגון: העתקים וספחים של דוחות תקופתיים למע"מ, העתקי חשבונות מהבנק בנושא תקבולים שלא נרשמו בספר קופה, ומגוון מסמכים אחרים.
תיעוד ההוצאות וההכנסות נחוץ מכמה סיבות ובהן:
- ניכוי הוצאות.
- מעקב אחר ההוצאות וההכנסות.
- הצגת המסמכים במקרה של תיאום מס.
- יש לתעד את המסמכים כאשר עורכים הצהרת הון.
- מעקב אחר תשלום לקוחות והוכחת תשלום.
- הצגת מסמכים במקרה של ביקורת הנערכת על ידי רואה חשבון.
- הצגת המסמכים במקרה של מחלוקת עם פקיד השומה ובמהלך ביקורת של רשות המיסים.
- הוכחת קיום נכסים, תרומות, קנסות ועוד.
חשוב לציין כי סעיף 17 לפקודת מס הכנסה מגדיר מהי הוצאת מוכרת לצורך חישוב מס הכנסה. ההוצאות המוכרות מקטינות את חבות המס כיון שהן מקטינות את ההכנסה החייבת בתשלום מס הכנסה של העסק. כללי ניכוי ההוצאות המוכרות מורכבים מאוד וישנם הבדלים בין עוסק פטור לבין עוסק מורשה, ולא פעם מתעוררות מחלוקות בין הנישומים לבין רשויות המס, על כך יש לשמור על קבלות ולתעד נכון ועל פי התקנות את ההכנסות וההוצאות, אחרת פקיד השומה עלול לקבוע שומת מס גבוהה, וללא תיעוד קשה לשנות את החלטתו.
מה יקרה במידה ולא נדווח על הוצאה?
החוק בישראל מחייב את בעלי העסקים לדווח על כל ההוצאות למע"מ, למעט מקרה של עוסק פטור. אם לא מדווחים על הוצאה אין אפשרות לקזז את המע"מ (מס תשומות) במקרה שההוצאה שימשה לייצור הכנסה, כלומר הוצאה מוכרת מלאה או מעורבת, ובנוסף אי דיווח על ההוצאה אינה מקטינה את ההכנסה החייבת במס הכנסה, על כן עשויים לשלם מס הכנסה גבוה יותר.
ניירת או גיבוי במחשב?
ההוראות מחייבות שימרה של המסמכים באופן ידני בצורת המקור שלהם או בהעתק מצולם וממוזער או באמצעים ממוחשבים. אין לסרוק את המסמכים על פי ההוראות מאחר שצורה זו לא נחשבת כשמירה שלהם. את המערכת הממוחשבת יש לשמור באמצעי אחסון ממוחשב המאפשר גישה זמינה להפקת פלט מודפס ובנוסף יש לערוך גיבוי למערכת החשבונות הממוחשבת, למעט תוכנת הנה"ח.
מומלץ לבצע גיבוי של המסמכים במחשב ולא בקלסרים, כך ניתן למצוא בקלות את המסמך ואין חשש לנזק לניירת המאוחסנת בקלסרים (רטיבות, שריפה, הצפה וכו').
הכירו את 5 הכלים הנפוצים ביותר:
Google Drive – פלטפורמה פופולרית לאחסון וסנכרון מידע בענן. גרסת Drive לעסקים מספקת נפח אחסון גדול לכל סוגי המסמכים וגישה מהירה למידע, אך השירות כרוך בתשלום של כמה עשרות שקלים בחודש.
DropBox – שירות פופולרי לאחסון קבצים בענן, השירות חינמי לנפח אחסון עד 2 GB, ויש לשלם עבור נפח אחסון גדול יותר. הממשק ידידותי למשתמש ומאשר סנכרון והעלאת קבצים מכל הסוגים.
OneDrive – שירות אחסון קבצים בענן מבית מיקרוסופט, האופציה החינמית מוגבלת עד לנפח אחסון של 5 GB, לבעלי חשבון.
Jumpshare – שירות חינמי לאחסון קבצים בענן עד נפח של 2 GB, לעסקים יש מחיר חודשי בסך 12.5 דולר לחודש.
Amazon Drive – שירות אחסון קבצים בענן מבית אמזון, בחינם עד נפח של 5 GB. השירות פופולרי בקרב עסקים ויש אפשרויות מתקדמות לתאגידים.
אז מה כדאי? לשלם או להשתמש בחינמי?
לבעלי עסקים מומלץ לשלם עבור שירות אחסון קבצים בענן לצורך גיבוי ממוחשב של ההוצאות וההכנסות ושאר המסמכים שההוראות מחייבות לשמור בין 3 ל-7 שנים. השירות החינמי חוסך הוצאות ויכול להתאים לעסקים קטנים, יחד עם זאת חברת האחסון יכולה לשנות את התנאים בכל רגע לכן עדיף לבחור בשירות המחייב תשלום חודשי או שנתי, וכך נהנים מנפח אחסון גדול יותר, מאבטחה מוגברת ומאפשרויות נוספות המיועדות למשתמשים עסקיים.
ראוי לציין כי תשלום עבור שירות אחסון קבצים בענן מהווה הוצאה מוכרת לעסק וניתן לדווח עליה כדי להקטין את ההכנסה החייבת במס הכנסה.
