ספירת מלאי סוף שנה

מה חשוב לדעת לפני ספירת מלאי לסוף השנה?

על פי תקנות מס הכנסה (ניהול פנקסי חשבונות) כל נישום (בעל עסק) חייב בניהול ספרי חשבונות ועליו לרשום כל סכום שהתקבל בבית העסק ולרשום את השינויים במלאי העסק. על פי הוראות ניהול פנקסי חשבונות הנישום חייב לערוך ספירת מלאי בתום שנת המס ועד 10 ימים לאחר יום המאזן (31 בדצמבר), אך במקרים מסוימים ניתן לקבל הארכת מועד לביצוע הספירה מפקיד השומה. המומחים של מערכת INVOICE4U הכינו כתבה בנושא ספירת מלאי. 

באופן כללי, ספירת מלאי סוף שנה היא מטלה שכל נישום המחזיק מלאי בעסק לצורך מכירה חייב לבצע בדיוק רב, ויש להכין דו"ח מפורט ומסודר, בדרך כלל גיליון אקסל. רשימות המלאי הן חלק חשוב ובלתי נפרד בכל מערכת מתקדמת להנהלת החשבונות של העסק, לכן עצמאים הנדרשים לערוך ספירות מלאי בסוף שנת המס חייבים לשמור על רשימות המלאי במשך 6 שנים מיום הגשת הדוח השנתי או במשך 7 שנים מתום שנת המס, לפי המאוחר מביניהם.

איך עושים ספירת מלאי לקראת סוף שנה?

לקראת תום שנת המס יש לבצע תכנון נכון לסוף השנה, ובדרך כלל מקבלים מרואה החשבון רשימת מטלות שיש לבצע בזמן. אחת מהמשימות יכולה להיות ספירת מלאי סוף שנה, וחשוב לבצע את ספירת המלאי במועד ובדרך נכונה. לקראת ספירת מלאי בסוף שנת המס מומלץ לבחור מערכת ניהול מלאי ממוחשבת הכוללת ניהול הוצאות או לפתוח גיליון אקסל כדי לרשום בדיוק וללא טעויות את המלאי הקיים.

כדי לבצע נכון ספירת מלאי סוף שנה כדאי להיערך מראש לקראת הספירה וחשוב להכין גיליונות ממוספרים ולציין בכל גיליון פרטים חשובים כמו תאריך ושעה, מקום אחסון/ספירה, שם הסופר, תיאור הסחורה הקיימת במלאי וכדאי להוסיף רישום של מצב הטובין. לצד כל פריט הקיים במלאי יש להוסיף את כמות הפריטים הרשומים במלאי של בית העסק וכדאי להשאיר מקום לשלושה טורים אותם ממלאים בהמשך – מחירי יחידה, שווי כולל המחושב לפי מספר יחידות במלאי כפול מחיר יחידה, ומקום להערות.

בתהליך ספירת מלאי יש לפרט את המקומות שבהם המלאי מאוחסן, לרבות מלאי הנמצא אצל גורמים אחרים. חשוב לעבוד עם גיליונות ממוספרים וטורים הכוללים פירוט לפי מק"ט, יחידה, חומרי גלם, החזרות, מלאי במרלו"ג או במחסני ערובה, מלאי הנמצא בתהליך וכדומה. אגב, את הספירה של המלאי יכול בעל העסק לבצע, בדרך כלל בעזרת עובדיו, או במיקור חוץ.

מתי הגיע הזמן לספירת מלאי?

על פי תקנות מס הכנסה הנישומים שחייבים בספירת מלאי נדרשים לערוך את הספירה בתוך 10 ימים לפני המאזן ועד 10 ימים לאחר תאריך עריכת המאזן השנתי. יש אפשרות לקבל הארכת זמן מפקיד השומה אם זקוקים לתוספת זמן לספירת המלאי, ואם פקיד השומה אישר את הבקשה ניתן לבצע ספירת מלאי בתוך חודש ימים לפני המאזן ועד חודש ימים לאחר יום המאזן (31 בדצמבר).

ראוי לציין כי יש אפשרות לבצע ספירות מלאי באופן שוטף במשך שנת המס, אך חשוב להתייעץ עם רואה חשבון מנוסה כדי להבין את ההשלכות והמשמעותיות של אפשרות זו.

איך מתבצעת הספירה בפועל?

כאמור, ניתן לבצע ספירת מלאי סוף שנה באמצעות רישום המלאי על דף נייר, אך עדיף לעבוד בצורה מאורגנת ומסודרת בעזרת כלי כמו מערכת ניהול מלאי וניהול הוצאות. יש להדפיס או להכין גיליונות ממוספרים לקראת הספירה בפועל ויש למלא את הנתונים בעט בלבד ולא בעיפרון. במהלך הספירה יש לעבוד בצורה מסודרת ושיטתית במחסנים ובעסק עצמו, ואין להשמיט מידע. כל סופר מלאי חייב לחתום על הגיליון.

מה קורה במידה וחלות טעויות בספירה

במקרים רבים יש חריגות קלות ואי התאמה בין ספירת המלאי שבוצעה לבין המלאי הרשום, לכן יש לערוך בירור מעמיק לגבי הפרשי המלאי ולבצע התאמות נדרשות ליום המאזן, אך ורק על ידי רואה חשבון. כמו כן, חשוב להעביר לרואה החשבון המבקר את הדוח המלא של ספירת מלאי סוף שנה.

מה עושים אחרי שמסתיימת ספירת המלאי?

בסיום ספירת מלאי בבית העסק מכינים טבלה המפרטת את הכמות של כל מוצר הקיים במלאי של העסק ומכפילים את הכמות במחיר היחידה כדי לעדכן את שווי המלאי במערכת ניהול מלאי והנהלת חשבונות.

הכתבה באדירות מערכת INVOICE4U – המערכת המובילה לניהול עסק צומח.