איך מחדשים אישור ניהול ספרים

מה חשוב לדעת על ניהול ספרים?

אישור ניהול ספרים הוא מסמך רשמי המונפק על ידי פקיד השומה ומעיד כי למיטב ידיעתו העסק מנהל את פנקסי החשבונות כנדרש בחוק ובתקנות המס. האישור על ניהול ספרים משמש את העסק כמעין תעודת יושר כאשר הוא מתקשר ומבצע עסקאות עם גופים ציבוריים או פרטיים. מה הסיבות לחידוש אישור ניהול ספרים ואיך מחדשים את האישור? כל זאת ועוד בכתבה הבאה שצוות המומחים של Invoice4U הכין עבורנו. 

מהן הסיבות לחידוש אישור ניהול ספרים?

אישור ניהול ספרים הוא אישור המונפק על ידי רשות המיסים, האישור מהווה מעין אסמכתה לכך שהעסק שלכם פועל בצורה תקינה ועל פי דרישות החוק בכל הנוגע לניהול הספרים ברשויות המס. האישור נדרש ברוב המקרים רק מגופים ציבוריים מאחר והם חייבים לבדוק את אישור ניהול החשבונות של הספקים שעובדים איתם, בדיוק כפי שנהוג במקרה של ניכוי מס.

כדאי לדעת כי על פי חוק עסקאות גופים ציבוריים, עסק שמחזיק באישור ניהול ספרים הוא עסק המנהל את ספריו כשורה, מדווח לרשויות המס על פי הדין ותקנות המס, לכן זהו עסק בטוח שניתן להתקשר איתו משפטית ולהזמין ממנו שירותים ו/או מוצרים.

לכן, גופים ציבוריים דורשים מבעלי עסקים לשלוח להם אישור ניהול ספרים, בדרך כלל יחד עם אישור על ניכוי מס במקור, עוד לפני חתימה על העסקה והתקשרות בין שני הצדדים. אם העסק לא מסוגל לשלוח לגוף ציבור אישור בתוקף, הגוף הציבורי יוותר על שירותיו ויפנה לספק אחר.

בנוסף, חברות גדולות וארגונים מובילים במגזר הפרטי, ולא רק במגזר הציבורי, דורשים מבעלי עסקים להציג בפניהם את שני האישורים (ניהול ספרים וניכוי מס במקור) טרם ההתקשרות, וזאת כדי לוודא כי העסק מנהל את פנקסי החשבונות שלו על פי פקודת מס הכנסה וחוק מס ערך מוסף. האישור על ניהול הספרים הוא מעין אישור פורמלי ורבים רואים בו כמעין תעודת יושר על העסק ממנו רוצים להזמין שירותים ו/או מוצרים.

למה יש צורך בחידוש המסמך?

גופים ציבוריים וחברות גדולות ומובילות דורשים מידי שנה מהספקים שלהם להציג בפניהם אישור ניהול ספרים בתוקף, לכן אם העסק שלכם מספק שירותים לגופים ציבוריים ולחברות גדולות עליכם לחדש את האישור מידי שנה. את המסמך החדש עליכם לשלוח למחלקת הנהלת חשבונות של הגופים הציבוריים, על פי דרישה.

כל כמה זמן מחדשים אישור ניהול ספרים?

כאמור, האישור מטעם רשות המיסים הוא אישור רשמי על כך שהעסק שלכם פועל כחוק ובצורה תקינה, וכי העסק שלכם עומד בדרישות הנוגעות לניהול התיק ולניהול הספרי ברשויות המס. את האישור מקובל לחדש פעם בשנה, ולרוב מחדשים אותו לאחר שמקבלים דרישה מגוף ציבורי או מלקוח גדול הזקוק לאישור כדי לרשום אתכם כספקים ולהתחיל להזמין מכם שירותים שונים.

אגב, במהלך שנת המס אם אתם מתחילים לעבוד מול ארגונים גדולים וגופים ציבוריים נוספים, תתבקשו להעביר אליהם אישורים על ניכוי מס ועל ניהול ספרים, אחרת הם לא יכולים להעביר לכם תשלום הכולל את חובת הניכוי שנקבעה לכם.

הדרך הפשוטה ביותר להציג את האישורים בתוקף היא להפיק אותם באופן מקוון באמצעות אתר רשות המיסים ולהעלות את האישורים למערכת ניהול ספרים מקוונת ולהפקת חשבוניות וקבלות דיגיטליות.

מה קורה במידה ולא חודש האישור לניהול ספרים?

אם לא חידשתם את האישור לניהול ספרים והאישור הקיים אינו בתוקף – גופים ציבוריים וחברות גדולות שמקפידים על יישום החוק לא יוכל לעבוד אתכם וגם התשלומים מהם יתעכבו עד שתציגו בפניהם אישור תקני.