איך עובד התהליך של קבלת חשבונית אונליין

אם אתם מתלבטים האם לעבור מפנקסי קבלות מודפסים רגילים לשימוש בתוכנה להפקת חשבוניות וקבלות אונליין, בוודאי יש לכם הרבה שאלות. עבור בעלי עסקים זהו שירות חדש ולא מוכר ובאופן טבעי עולה השאלה כיצד עובד השירות הזה ומה ניתן לעשות במסגרתו. כיום ניתן למצוא בשוק מספר תוכנות להפקת קבלה או חשבונית אונליין, כאשר בכל תוכנה הממשק הוא מעט שונה אך עיקרון הפעולה יחסית דומה.

איך זה עובד בעצם

אם החלטתם שברצונכם לעבור לשימוש בתוכנה להפקת חשבוניות וקבלות ממוחשבות באינטרנט הדבר הראשון שעליכם לעשות זה להירשם באתר. בעת ההרשמה תדרשו להכניס את כל הפרטים המזהים של העסק שלכם. לאחר מכן תוכלו להתחיל ולהזין את הפרטים השונים של הלקוחות הקיימים שלכם. אם אין לכם עדיין לקוחות או כאשר מגיע לקוח חדש תוכלו בכל פעם להיכנס לאתר ולהכניס את פרטי הלקוח.

 

הפקת חשבונית אונליין

לאחר שהכנסתם את פרטי העסק שלכם ואת פרטי הלקוחות שלכם אתם יכולים לצאת לדרך. כן, זה עד כדי כך פשוט. לאחר שתבצעו עסקה תצטרכו להיכנס לחשבון שלכם באתר, לבחור בלקוח עבורו אתם רוצים להפיק קבלה או חשבונית או לבחור בסוג המסמך שברצונכם להפיק, למלא את הפרטים הדרושים וזהו. הפרטים הקיימים באתר אודות העסק שלכם ואודות הלקוח יתווספו אוטומטית ואליהם יצטרפו הנתונים שאתם תכניסו כגון סכום העסקה, פרטי החשבון או הצ'ק שהתקבל, עבור איזה שירות או מוצר מופקת הקבלה או החשבונית וכיוצא בזה.

 

במסגרת השימוש בתוכנה אתם יכולים גם לעצב את הקבלות או החשבוניות שלכם. באפשרותכם להוסיף לכל המסמכים המופקים בתוכנה את הלוגו שלכם או להוסיף הערה קבועה שתופיע על המסמכים.

 

שליחת החשבונית או הקבלה ללקוח

לאחר שהפקתם את המסמך הרצוי הוא נשמר בתוך התוכנה. דרך התוכנה האינטרנטית עצמה תוכלו לשלוח עותק של המסמך לדואר האלקטרוני של הלקוח שלכם. לאחר זמן תוכלו לראות בתוכנה את כל הקבלות או החשבוניות ששלחתם ללקוח ואת הסכום של כל קבלה או חשבונית. אם תדרשו תוכלו לשלוח עותקים של קבלות או חשבוניות אלה גם לרואה החשבון שלכם, למשל. בנוסף, ניתן לשלוח דרך התוכנה את הקבלות או החשבוניות גם בפקס.

 

הפקת דו"חות

פעולה נוספת שאתם יכולים לבצע בתוכנה, מלבד הפקת קבלה או חשבונית אונליין, היא הפקת דו"חות שונים. דו"חות אלו יכולים להיות, למשל, דו"חות תקופתיים של הכנסות והוצאות, דו"חות רווח, דו"ח הכנסות לפי פריט או שירות, יצירת גרף הכנסות והפקת דו"חות נוספים לפי פרמטרים שונים.

 

יתרונות רבים

תוכנה להפקת חשבוניות וקבלות אונליין חייבת להיות מאושרת על ידי רשות המסים, לכן עליכם לוודא זאת מראש לפני רכישת מנוי. התוכנה היא מערכת מתקדמת להפקת חשבוניות, קל להשתמש בה, הממשקים שלה פשוטים וידידותיים למשתמש, ובאמצעותה קל לעקוב אחר ההוצאות והכנסות של העסק לצורך קבלת החלטות, פיקוח ובקרה. כמו כן, היא תורמת למיתוג העסק ומקנה לו תואר של עסק ירוק השומר על הסביבה.