שירותי הפקת חשבוניות באינטרנט מיקור חוץ Outsourcing

הארגון שלכם משקיע זמן וכסף מיותר בשליחת חשבוניות ידניות בדואר או בפקס ?
Invoice4U ערוכה לספק לארגונים ועסקים בכל התחומים, פתרון מלא לשירותי הפקת ושליחת חשבוניות באינטרנט, בשיטת שירותי מיקור חוץ Outsourcing, שמתאימים לצרכים המשתנים שלכם. ל-Invoice4U ניסיון מקצועי מוכח בתחום הפקת ושליחת חשבוניות באינטרנט, מאז שנת 2004 , ופיתוח מגוון פתרונות תוכנה בתחומים אלו, תוך שמירה על שימוש בטכנולוגיות קצה, וידע מקצועי וחוקי הנדרש.


תחומי פעילות

• המרת לקוחות לקבלת חשבוניות ממוחשבות בדואר אלקטרוני במקום בדואר רגיל.
• ניהול מאגרי מידע ממוחשבים עם פרטי הלקוחות , במקביל לתהליך ההמרה.
• איפיון, ניתוח ובחינת אפשרויות תהליכי הפקת חשבוניות באינטרנט במערכות מידע קיימות.
• שימוש במערכת הפקת חשבוניות באינטרנט Invoice4U להפקת ושליחת חשבוניות אלקטרוניות חתומות דיגיטלית במייל אל הלקוחות, תוך התממשקות למערכות ניהול מידע ארגוניות.

יתרונות

• ייעול, מיכון ומעבר של הארגון לתהליכי שליחת מסמכים חשבונאיים ממוחשבים און ליין , בדואר אלקטרוני, ללקוחות וספקים.
• הפחתת עלויות אחסון המידע ע"י העברת האחסון לארכיב אלקטרוני, המכיל חשבוניות אלקטרוניות.
• הגברת אפשרויות בקרה על חיוב וגבייה מלקוחות , תוך שימוש בדוחות מידע חשבונאי –פיננסי מעודכן.
• שיפור השירות ללקוחות הקצה של החברה:

• קיצור זמן ההמתנה של הלקוחות לקבלת חשבוניות שוטפות וחודשיות
• גמישות במועד הפקת ושליחת החשבוניות ללקוחות
• חסכון בהתעסקות בניירת, תיוק מסמכים, ואחסונם
• הורדת בירוקרטיה ועומס עבודה על מחלקת הנהלת חשבונות וגביית לקוחות
• אפשרות נוחה ויעילה להפקה מחדש ושחזור של חשבוניות ומסמכים אחרים.

תרומה לתדמית החברה:

• קדמה טכנולוגיות וייעול השירות.
• חברה ירוקה - מודעת לאיכות הסביבה וחסכון בנייר.

יצירת חסכון תפעולי משמעותי, על ידי :

• הורדת עלויות רכישת נייר – קידום רעיון "משרד ללא נייר"
• הורדת עלויות משלוח בדואר : הדפסה, עיטוף, שילוח, בולים וכו'
• הורדת עלויות הדפסת והפצת חשבוניות דרך גורמי חוץ
• הורדת שעות עבודה וכוח אדם המוקדש לטיפול בנושא החשבוניות

שירות הפקת ושליחת חשבוניות באינטרנט - שלבים

שלב 1 - טיוב ואיסוף מידע

• איסוף פרטי דואר אלקטרוני מעודכנים של אנשי הקשר הרלוונטיים, אצל הלקוחות הספקים. ביצוע פנייה טלפונית ללקוחות להשלמת פרטי דואר אלקטרוני, במידת הצורך.
• יצירת מאגר מידע של מיילים עדכניים עבור הלקוחות הרלוונטיים.

שלב 2 - המרת לקוחות למייל

• פנייה טלפונית או דרך דואר אלקטרוני ללקוחות לשם קבלת אישורם לשליחת החשבונית באופן קבוע, במייל במקום בדואר. מכל לקוח שהסכים להמרה מתקבל אישור בכתב, במייל חוזר או בפקס , על שליחת החשבונית רק דרך המייל מעתה והלאה.
• שימוש במייל להמרת לקוח: הוספת אפשרות סימון לקוח, במייל החשבונית (הנשלח ללקוחות במקביל למשלוח בדואר), המאפשר להם לסמן אישור משלוח חשבוניות במייל באופן קבוע.
• איסוף הנתונים של הלקוחות שאישרו במייל את ההמרה במאגר מידע, והצלבת המידע מול לקוחות שהומרו דרך הטלפון.
• איסוף ועדכון רשימת לקוחות המסכימים למשלוח החשבוניות דרך דואר אלקטרוני.

שלב 3 - שליחת מסמכים חשבונאיים ( קבלות , חשבוניות וכו' ) במייל

לצורך ביצוע שלב זה על הלקוח להעביר לידי משיק טכנולוגיות :

• קבצי חשבוניות - קבצי חשבוניות בקבצי DATA או בפורמט PDF (אפשר בקובץ ZIP אחד ).
• קובץ CSV "מאסטר" - קובץ המפרט את מספרי החשבוניות ופרטי הלקוחות הרלוונטיים (כולל דוא"ל אם יש). פרטי דוא"ל חסרים של הלקוחות יושלמו בתהליך המרת הלקוחות.

לאחר קבלת קבצי PDF וקובץ אקסל מאסטר תתבצענה ע"י משיק טכנולוגיות :

• קבלת וטעינת קבצי PDF וקובץ מאסטר למודול ארגונים במערכת Invoice4U
• שליחת חשבוניות / קבלות ללקוחות החברה בדואר אלקטרוני , ע"ב קובצי PDF, תוך ביצוע חיתום דיגיטלי כחוק למסמכים, דרך מערכת Invoice4U.

משלוח מסמכים חשבונאיים – דגש מיוחד:
במהלך המרת הלקוחות למייל ,יישלח ע"י משיק טכנולוגיות מסמך חשבונאי במקביל לשליחה בדואר רגיל ע"י החברה, לכל לקוחות החברה. כל לקוח שיומר למשלוח רק במייל, החשבונית תשלח אליו רק דרך המייל ללא צורך במשלוח נוסף מקביל בדואר.